Die Bilanz – Pflicht oder Kür

Seit dem 15. Jahrhundert entwickelten sich unterschiedliche Abgabe- und Steuerarten, die uns heute noch als Ertrags-, Lohn- und Gehalts-, Kapital-, Körperschafts- oder Gewerbesteuern begegnen. Auch die Mehrwertsteuer entstand im 15. Jahrhundert.

Um Steuern auf Unternehmen zu erheben, wurde eine Erfassung aller Geschäftsvorfälle gebraucht, die die Grundlage der Besteuerung bildeten. So wurde die Buchhaltung zu einem System der Steuerschuldermittlung. Bereits 1494 beschrieb ein italienischer Mönch und Mathematiker als erster die Doppelte Buchführung, auch Doppik genannt.

In seinem Buch dokumentierte und standardisierte er die kaufmännische Praxis der Darstellung eines Unternehmensvermögens in Aktiva und Passiva. Seither hat sich diese Systematik weiterentwickelt und besteht in den Grundzügen bis heute. Kernelement ist die Bilanz, in der die Herkunft und die Verwendung des Kapitals eines Unternehmens zu einem Stichtag erfasst wird.

Sage 50 ist eine ausgereifte kaufmännische Software, die alle Geschäftsprozesse abbildet und begleitet.

Wie ein ERP-Programm (Enterprise Resource Planning) bei einem Konzern unterstützt es Selbständige, Einzel- und Online-Händler, Handwerker, Agenturen, kleine Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern bei der Arbeits- und Ablauforganisation.

Die softwarebasierten Prozesse senken die Fehleranfälligkeit der Geschäftsabläufe und führen entlang der Waren- und Zahlungsströme zu einer sicheren Fakturierung. Dadurch fließen alle Vorgänge auch automatisch in die Buchhaltung. Aus dieser heraus erfüllen Sie als Unternehmer mit wenigen Mausklicks die steuerrechtlichen Darstellungspflichten Ihres Geschäftserfolgs.

Alle Funktionen im Überblick

Damit alle Vorgänge automatisch in der Buchhaltung berücksichtigt werden, sollten Sie jeden vermögenswirksamen Vorgang über Sage 50 abbilden beziehungsweise vornehmen.

Grundlage ist die Stammdatenpflege: Kunden, Lieferanten und Artikel werden detailliert in das Programm eingeben oder importiert und stehen dann für alle folgenden Aufgaben zur Verfügung. Die Stammdaten benötigen Sie für die Auftragsbearbeitung.

Parallel zur Auftragsbearbeitung enthält Sage 50 eine hochfunktionale Warenwirtschaft (WaWi). Mit ihr steuern Sie alle Prozesse wie Warenbestellung bei Lieferanten und Lagerverwaltung.

Ist eine Bestellung durch Wareneingang abgeschlossen oder ein Auftrag mit der Erstellung der Rechnung erledigt, wird der Vorgang an die Buchhaltung übergeben. Auch der in der Verwaltung der offenen Posten zu diesen Geschäftsvorfällen erfasste Zahlungsaus- bzw. -eingang, wird ebenso automatisch in die Buchhaltung übergeben.

Weil alle Vorgänge über Sage 50 erfolgen und auch die Zahlungsströme über eine Schnittstelle zum integrierten Online-Banking abgewickelt werden, erhalten Sie alle buchhaltungsrelevanten Informationen im System.

Die Buchhaltung kann heute jeder Unternehmer selbst organisieren

Für die Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder alternativ für Kleinunternehmen die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist die Buchhaltung zuständig, die viele kleinere Betriebe von ihrem Steuerberater vornehmen lassen.

Dies ist aber dank einer modernen Software wie Sage 50 heute nicht mehr unbedingt nötig. Auch ohne das Wissen eines Steuerexperten gelingt die laufende Buchhaltung jedem Unternehmer mit geringen Vorkenntnissen und kurzer Einarbeitungszeit.
Denn in Sage 50 sind immer die aktuellen gesetzlichen Vorgaben „up to date“. Durch regelmäßige Updates und die intuitive Benutzerführung gelingt die laufende Buchhaltung mit EÜR oder Bilanz mit GuV garantiert jedem Nutzer.

Wenn Sie ein Gewerbe gründen oder bereits betreiben, sind Sie vor dem Gesetz ein Kaufmann. Auch Handwerksbetriebe, Freiberufler und Dienstleister fallen unter diesen Kaufmannsbegriff, der einige rechtliche Pflichten mit sich bringt.

Nach den gesetzlichen Normen sind Sie als Gewerbetreibender verpflichtet, eine doppelte Buchführung (Doppik) zu betreiben und eine Bilanz mit Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen, wenn Ihr Umsatz über der Buchführungsgrenze der Bundesabgabenordnung (BAO) liegt, die der Fiskus im Laufe der Jahre immer wieder anpasst.
Für Kleingewerbetreibende und Freiberufler unter diesen Umsatz- und Gewinnschwellen und wenn sie nicht freiwillig im Firmenbuch eingetragen sind oder eine Kapitalgesellschaft haben, gilt, dass sie lediglich mit einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ihren Gewinn ermitteln dürfen.

Die Einnahme-Überschussrechnung für Kleingewerbetreibende

Die EÜR ist ein vereinfachtes Gewinnermittlungsverfahren für Kleingewerbetreibende, das bereits mit wenigen Informationen die Ertragslage und damit die Besteuerungsgrundlage eines Unternehmens abbildet.

Vereinfachend kann man sagen, dass lediglich der Gewinn ermittelt wird aus dem Überschuss der Betriebseinnahmen abzüglich der betrieblich veranlassten Ausgaben. Über Ein- und Ausgaben sind Aufzeichnungen zu führen, die durch Belege zu dokumentieren sind. Die Anforderungen an die Belegdokumentation sind zwar nicht so strikt wie bei einem bilanzpflichtigen Unternehmen, trotzdem sollten Kleingewerbetreibende ebenfalls an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung orientieren.

Freiberufler sind, auch wenn sie die Umsatzschwelle überschreiten, immer berechtigt, eine EÜR abzugeben. Eine Besonderheit ergibt sich aus der Umsatzsteuerpflicht, der Kleinunternehmer mit mehr als 30.000 Euro Umsatz im Vorjahr unterliegen. Sie müssen Umsatzsteuer erheben und diese gesondert erfassen, gegenüber dem Finanzamt erklären und abführen. Je nach Höhe des Jahresumsatzes ist diese monatlich oder vierteljährlich mit einer Umsatzsteuervoranmeldung zu erklären und zu überweisen.

Umsatzsteuer komfortabel aus Sage 50 heraus anmelden und überweisen

Die Umsatzsteuervoranmeldungen können Sie aus Sage 50 automatisch generieren und über die Schnittstelle an Ihr Finanzamt übersenden. Darüber hinaus verfügt Sage 50 über ein integriertes Online-Banking, sodass Sie die ermittelte Umsatzsteuerschuld bequem und ohne Einsatz eines separaten Banking-Programms direkt überweisen können. Komfortabler können Sie Ihre Umsatzsteuer nicht ermitteln, erklären und abführen.

Mit Sage 50 auf der gesetzlich sicheren Seite

Generell besteht eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungs- und Bankbelege von sieben Jahren. Bei einer elektronischen Rechnung reicht allerdings der Papierausdruck nicht. Sie muss auch elektronisch so gespeichert werden, dass sie nicht mehr veränderbar ist. Bei Sage 50 müssen Sie sich über all diese Aspekte jedoch keine Gedanken machen: Die Software unterstützt Sie bei der Einhaltung der Richtlinien.

Für die Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen mit einer Software und die damit verbundene Unveränderlichkeit von Belegen gilt eine Frist, die sich an der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung orientiert. Im Prinzip bedeutet das, dass alle abgeschlossenen Geschäftsvorfälle mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung auch erfasst sein müssen und zu melden sind.

Office-Dateien und wiederbeschreibbare, also veränderliche Dateisysteme, reichen nicht mehr, um die Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen. Wie bei Sage 50 üblich, werden alle Belege, die aus dem System erzeugt und versendet werden, für die Langzeitarchivierung ausgelegten Format PDF/A gespeichert und archiviert.

Stammdaten haben Einfluss auf die Buchführung. Deshalb müssen Veränderungen an den Stammdaten im System mit einer Historie dokumentiert werden. Und auch bei der Pflicht zur Archivierung elektronischer Belege gilt es, wichtige Punkte zu beachten. So müssen etwa alle im Unternehmen erzeugten oder in digitaler Form eingegangenen Belege für die Dauer ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderlich gespeichert werden.

Dies gilt für alle steuerrelevanten Einzelaufzeichnungen und auch für Stammdaten der Anlagenbuchführung, der Lohnbuchhaltung, der Kassensysteme, der Warenwirtschaft und des Zahlungsverkehrs. Diese Anforderung erfüllt das Format PDF/A und ein Archivsystem, dass nur beschreibbar, aber nicht veränderbar ist. Zudem sind alle Daten und elektronischen Dokumente so aufzubewahren, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist.

Als bilanzpflichtiger Unternehmer müssen Sie am Jahresende Ihren Gewinn und Ihre Vermögenslage mit einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermitteln.

Darin müssen Sie alle Geschäftsvorfälle dokumentieren und wertmäßig erfassen. Der so ermittelte Gewinn bildet die Grundlage für die Unternehmensbesteuerung. Ihr Vorteil als Nutzer von Sage 50 ist in jedem Fall, dass Ihre Geschäftsvorfälle durch das Programm richtig verbucht werden und in Ihre Bilanz einfließen.

Aufbau und Funktion einer Bilanz

Auf der linken Seite (Aktiva) stehen die Vermögenswerte. Auf der rechten Seite (Passiva) steht das Kapital, also der Wert des Fremdkapitals und der Wert des Eigenkapitals.

Die Summe der rechten Spalte ist immer identisch mit der Summe auf der linken Seite. In der Kurzfassung bedeutet dies, dass das Eigenkapital immer aus dem Vermögen minus der Schulden besteht. Alle Geschäftsvorfälle in Ihrem Unternehmen müssen Sie auf Konten buchen.
Alle Buchungen wirken sich also direkt auf die Bilanz aus. Jede Rechnung, die Sie erhalten oder selber stellen, wird so in der Buchhaltung dokumentiert und verrechnet. Dabei werden sie so gebucht, wie es ihrem Wert entspricht. Jeder Geschäftsvorfall hat also immer zwei Seiten, die das Woher und Wohin eines Wertes erfassen. Daher kommt der Begriff der doppelten Buchführung.

Konten

Wie die Bilanz hat jedes Konto eine rechte und eine linke Seite: Die linke Seite wird mit „Soll“ bezeichnet, die rechte Seite mit „Haben“.

Diese Begriffe sind historisch entstanden und sind so als gegeben zu akzeptieren. Steht ein Konto auf der linken Seite der Bilanz (Aktivkonto), wird ein Wertzuwachs links gebucht, eine Vermögensabnahme ist rechts zu verbuchen. Steht ein Konto in der rechten Spalte der Bilanz (Passivkonto), wird der Vermögenszuwachs rechts gebucht, die Abnahme links.

Sage 50 übernimmt für Sie die korrekte Erstellung aller Buchungssätze

Der doppelten Buchführung liegt das Prinzip zugrunde, dass jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten zu buchen ist. Dies erfolgt nach dem Grundsatz „Soll an Haben“ und wird als Buchungssatz bezeichnet.

Jeder Buchungssatz verändert demnach eine Soll- und parallel eine Haben-Seite. Soll-Buchungen werden auf der linken Seite eines Kontos vorgenommen. Eine Soll-Buchung entspricht in etwa einer Minderung. Eine Haben-Buchung dagegen erfolgt auf der rechten Seite des Kontos und wird als Mehrung bezeichnet. Sage 50 übernimmt für Sie die richtigen Buchungssätze.

Am Anfang müssen Sie jedoch einige Informationen in das Programm eingeben. Hierzu zählen die Anlage von Mandanten sowie grundlegende Angaben zur Art des Unternehmens. Ein Mandant ist eine für sich handelsrechtlich, steuerrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb von Sage 50. Die Einstellungen, die Sie für einen Mandanten treffen, gelten für alle Daten innerhalb des Mandanten.

Die Daten, die Sie in einem Mandanten erfassen, stehen in allen jeweils relevanten Bereichen von Sage 50 zur Verfügung und müssen daher nicht mehrfach erfasst werden. Dies gewährleistet einen einheitlichen Datenstand. Die Verarbeitung und Auswertung von Daten geschieht ebenfalls getrennt nach Mandanten. Anders gesagt: Ein Mandant in Sage 50 entspricht Ihrer Firma.

Im Laufe eines Wirtschaftsjahres arbeiten Sie mit der Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft in Sage 50. Bei jedem Geschäftsvorfall, wie etwa der Buchung der monatlichen Mietkosten, jeder manuellen Eingabe, jeder Ausgangs- und Eingangsrechnung, jedem Zahlungsaus- und -eingang, wird ein Buchungsvorgang angelegt, der sich direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und der Bilanz auswirkt.

Die Auswirkungen können Sie zu jedem Zeitpunkt aus zahlreichen Blickwinkeln über viele Auswertungen einsehen. Sage 50 bietet Ihnen eine ganze Fülle an Listen und Auswertungen, die Ihnen per Mausklick wichtige Informationen über Ihre betriebswirtschaftliche Lage geben.

Mit der kaufmännischen Software Sage 50 haben Sie die Sicherheit eines professionellen ERP-Systems, wie es große Unternehmen einsetzen. Anders als einfache Buchhaltungsprogramme bildet Sage 50 Ihre gesamten Geschäftsprozesse ab. Und es ist mandantenfähig! Das bedeutet, dass Sie flexibel bleiben, wenn Ihr Unternehmen einen Wachstumsschub erlebt.

Janina Zaminer