Auftrag und Rechnung im Handumdrehen.

Viele betriebliche Prozesse greifen ineinander, verlaufen über mehrere Stufen, sind voneinander abhängig und dabei fehleranfällig.

Deshalb sollten Standardprozesse strukturiert sein, um die betriebliche Leistungserstellung effektiv zu gestalten. Je besser und früher Sie die kaufmännischen Prozesse in Ihrem Betrieb organisieren, desto größer ist auch Ihr wirtschaftlicher Erfolg. Große Unternehmen setzen für die optimale Organisation ihrer Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) ein. Für kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern gibt es Sage 50.

Sage 50 unterstützt Sie bei fast allen Geschäftsvorgängen; von der Angebotserstellung bis zur Gewinnermittlung via Einnahme-Überschussrechnung beziehungsweise Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Angefangen von der Stammdatenpflege für Kunden, Artikel und Lieferanten über die Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft bis hin zur Buchhaltung. Mit Sage 50 steuern Sie sicher alle kaufmännischen Prozesse.

Die Auftragsbearbeitung scheint auf den ersten Blick eine einfache Angelegenheit zu sein.

Bei einem simplen Kaufvorgang in einem Laden ist dies auch so. Der Kunde legt Ware auf den Kassentisch und erteilt damit einen Auftrag. Sie tippen den Preis in die Kasse, der Kunde zahlt und geht. Je komplexer aber ein Auftrag ist, desto länger sind auch die Prozesse, die die Auftragsbearbeitung bewältigen muss.

Eine Auftragsbearbeitung ist mehr, als eine Rechnung zu schreiben. Vielmehr handelt es sich um eine Abfolge von Schritten, die unterschiedlichste Bereiche eines Unternehmens zusammenbringt, um eine entsprechende Kundenanfrage zu bearbeiten.

Vom Angebot bis zur Fakturierung und Buchhaltung

Die Auftragsbearbeitung ist oft ein Bindeglied zwischen verschiedenen Bereichen und Abteilungen. Um einer Kundenbitte über ein Angebot nachgehen zu können, müssen verschiedene Informationen – Preis, Lieferung, Rechnungsstellung – beschafft werden.

Nach der Auftragserteilung und Beschaffung oder Herstellung sind Lieferschein und Rechnung zu erstellen. Mit der Herstellung oder Lieferung verbunden sind Bestandsveränderungen im Lager. Ganz gleich um welche Art von Ware es sich handelt: Im Lager muss der Abgang registriert und gegebenenfalls wieder nachbestellt werden.

Nach der Lieferung muss der Zahlungseingang überwacht werden oder eine Mahnung erfolgen. Nach dem Zahlungseingang muss die Buchhaltung diesen verbuchen sowie am Ende eines Wirtschaftsjahres im Jahresabschluss richtig darstellen.

Durch eine moderne Software wie Sage 50 sparen Sie sich die selbstorganisierte Auftragsbearbeitung, welche Verzögerungen und Fehler aufweisen kann. Sage 50 bildet Prozesse komplett ab und reduziert so die Fehleranfälligkeit.

Die acht Stufen der Auftragsbearbeitung

Oft beginnt die Auftragsbearbeitung mit einem Anruf oder der E-Mail eines Kunden oder Interessenten, der um ein Angebot bittet. Viele holen sich Vergleichsangebote ein, um den leistungsstärksten oder günstigsten Anbieter zu ermitteln. Diese Anfrage setzt dann die folgende Prozesskette in Gang, die idealerweise mit einer kaufmännischen Software systematisch abgearbeitet wird.

1.    Stammdaten des Kunden erfassen

Für alle Schritte der Auftragsbearbeitung benötigen Sie die Stammdaten des Kunden. Neben Firmenname und Anschrift benötigen Sie auch die Bankverbindung und bei gewerblichen Kunden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Angebotene Zahlungskonditionen wie Skonto können Sie im Rahmen der Stammdateneingabe festlegen können. Ebenso hinterlegen Sie bei den Kunden-Stammdaten den Ansprechpartner sowie geäußerte Sonderwünsche zum Lieferort. Diese einmal erfassten Daten stehen Ihnen nun für alle folgenden Schritte zur Verfügung.

2.    Angebot

Zunächst wählen Sie den Kunden, für den das Angebot erstellt werden soll. Dann wählen Sie „Angebot“ und können danach die Produkte oder Leistungen aus der Artikeldatenbank auswählen. So entsteht ein formal sauberes Schriftstück, in dem die Artikelbezeichnung, der Nettopreis und die extra ausgewiesene Mehrwertsteuer, die korrekte Anschrift des Kunden sowie natürlich Ihre Firmendaten wie Bankverbindung und AGB enthalten sind.

Aus dem System können Sie dann eine Datei in Ihrem Firmenlayout erzeugen, die Sie ausdrucken und mit der Post oder direkt per E-Mail oder Fax aus Sage 50 heraus versenden können. Nicht nur Ihr Angebot – ebenso alle weiteren Schriftstücke erscheinen von jetzt an in Ihrem Firmendesign.

3.    Auftrag

Die Vorteile einer kaufmännischen Software zeigen sich in der weiteren Prozesskette. Wenn der Kunde ihr Angebot annimmt können Sie ohne weitere Angaben eine Auftragsbestätigung aus dem Angebot erzeugen und aus dem System versenden. Des Weiteren begleitet eine kaufmännische Software die von Ihnen definierten Prozesse, um den Auftrag in Lager, Versandabteilung, Werkstatt oder Buchhaltung weiter zu bearbeiten. Denn Sie können allen Abteilungen und Nutzern abgestufte Zugriffsrechte erteilen.

4.    Herstellung, Lagerabfrage, Bereitstellung

Je nach der Art der beauftragten Leistung sind nun für die Auftragsabwicklung verschiedene Mitarbeiter zuständig. In Sage 50 sieht beispielsweise die Versandabteilung bei entsprechend vergebenen Nutzungsrechten, dass ein Auftrag über Lagerware eingegangen ist. Sie holen die entsprechenden Artikel, verpacken sie und stellen sie für den Versand bereit. Oder Ihre Außendienstmitarbeiter erbringen die Leistungen beim Kunden und melden über das System den Vollzug und die Abnahme.

5.    Lieferschein

Abhängig von der erbrachten oder bereitgestellten Leistung können Ihre Mitarbeiter nun den nächsten Schritt der Prozesskette auslösen. Der Versand erzeugt beispielsweise per Mausklick einen Lieferschein. Vorteil ist hierbei wieder, dass dieser Lieferschein automatisch aus dem Auftrag erzeugt wird. Alle wichtigen Informationen sind enthalten, die Lagerabbuchung erfolgt automatisch.

6.    Rechnung

Sie lösen den nächsten Prozessschritt aus, indem Sie nach erfolgter Lieferung der Leistungen den Lieferschein in eine Rechnung überführen. Ein Mausklick genügt, um die Rechnung schnell und einfach per Brief, Fax oder E-Mail zu versenden. Nachdem die Rechnung versandt wurde, wird sie automatisch in die Buchhaltung übertragen. So lange für die Rechnung kein Zahlungseingang erfolgt, verbleibt sie in der Liste der offenen Posten.

7.    Mahnung

Häufig kommt es aber vor, dass Zahlungsziele überschritten werden. Dann meldet das System der Buchhaltung, dass eine Mahnung herauszugeben ist. Die Mahnung wird natürlich auf den Grundlagen der Stamm- und Rechnungsdaten automatisch erzeugt und lässt sich auch direkt aus dem System versenden.

Wenn Sie sich nicht um Mahnungen kümmern möchten, bietet Sage 50 die Schnittstelle zu einem Factoringunternehmen, welches Ihre Rechnungen 1:1 bezahlt. Dies macht Sie von der Zahlung Ihres Kunden unabhängig, minimiert Ihr Risiko und gewährleistet einen gleichmäßigen Zahlungsstrom.

8.    Zahlungseingang

Stellen Sie den Zahlungseingang auf Ihrem Konto fest, wird der Auftrag abgeschlossen und damit auch in der Buchhaltung verarbeitet. Sie können in Sage 50 auch Anzahlungen verbuchen; diese werden bis zur vollständigen Erfüllung der Zahlungslast des Kunden weiter in der Liste der offenen Posten geführt, und aus dem Programm ergeht eine Meldung an die Buchhaltung. Erst nach der vollständigen Zahlung verschwindet der Vorgang aus der Liste der offenen Posten.

Die ideale Ergänzung der Auftragsbearbeitung mit Sage 50 ist das integrierte Warenwirtschaftssystem (WaWi).

Mit ihm managen Sie alle Prozesse rund um Wareneinkauf, Preis- und Rabattkalkulation, Lieferantenmanagement, Bestellwesen und Lagerverwaltung bis hin zur Kreditorenbuchhaltung.

Sinn und Zweck der Warenwirtschaft

Wenn Sie ein Einzelhandelsunternehmen betreiben, ist die Warenwirtschaft ab dem ersten Tag ein unverzichtbares Instrument. Es ermöglicht Ihnen mit wenigen Mausklicks einen vollständigen Überblick über alle Zu- und Abgänge von Waren und meldet automatisch Bestandsminderungen, um Bestellvorgänge rechtzeitig auszulösen. Es unterstützt die Lagerplanung und die Sortimentsgestaltung und erstellt auf Knopfdruck eine Inventurliste.

Auch bei der Auftragsbearbeitung lassen sich aus der WaWi wichtige Informationen einspielen. So meldet es beispielsweise bei dem Verkauf eines Produktes automatisch, welche Zubehörteile der Kunde gleich mitbestellen sollte. Diese Cross-Selling-Funktion müssen Sie natürlich für jeden Artikel vorab festlegen. Ein effektives WaWi erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag und sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller Verkaufs- und nachgelagerten Logistikprozesse.

Einbindung des optionalen Sage Onlineshops

Die besonderen Stärken der WaWi in Sage 50 nutzen Sie mit Sage Shop, den Sie über eine Schnittstelle mit Sage 50 verbinden können. Alle Änderungen, die Sie in Sage 50 vornehmen, erscheinen in Echtzeit auch im Onlineshop. Anders als bei einer getrennten Shop-Lösung müssen Sie nur in einem System arbeiten und verwalten alle Prozesse nur noch in Sage 50.

Der Datenabgleich der Artikel- und Kundeninformationen sowie die Übernahme der eingehenden Bestellungen erfolgt automatisch in Sage 50. So bleibt Ihr Onlineshop immer auf dem neuesten Stand und auch Ihre Stammdaten sind in Echtzeit aktualisiert. Aktionen, Preisänderungen oder Verfügbarkeiten aktualisiert das System auf Grundlage Ihrer Definitionen in den Artikelstammdaten automatisch auch im Onlineshop. Ebenso werden Bestellungen automatisch angelegt und wirken sich bestandsverändernd auf Ihre Lagerverwaltung aus.

Mit der kaufmännischen Software Sage 50 haben Sie die Sicherheit eines professionellen ERP-Systems, wie es große Unternehmen einsetzen.

Anders als einfache Buchhaltungsprogramme bildet die Komplettlösung Sage 50 Ihre gesamten Geschäftsprozesse ab. Die unterschiedlichen Produktvarianten von Sage 50 bieten Ihnen die Möglichkeit ihre Software um zusätzliche Funktionen und die Anzahl der Arbeitsplätze zu erweitern.

Softwarebasierte Prozesse für die Auftragsbearbeitung und die Warenwirtschaft senken die Fehleranfälligkeit und garantieren einen effizienten Workflow. Mit Sage 50 werden Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft gerade für kleine Unternehmen deutlich einfacher, da die Software alle Vorgänge überwacht beziehungsweise Sie sicher durch den gesamten Prozess führt und begleitet.

Janina Zaminer