Steuern statt Rudern – Controlling für Handwerker.

Für den richtigen Umgang mit den Zahlen brauchen Sie nicht ein Wirtschaftsstudium abzuschließen. Es reicht schon aus, wenn Sie die wichtigsten Kennwerte im Blick haben und diese richtig interpretieren können. Zudem kann der Einsatz von Software Ihnen helfen, die Büroarbeit leichter von der Hand gehen zu lassen.

Um Ihren Betrieb heute erfolgreich steuern zu können, gehört neben der fachlichen Kompetenz und der Service- Orientierung auch die Auseinandersetzung mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

Ein Blick auf Unternehmenskennzahlen hilft Ihnen, zu identifizieren, wo Sie wirtschaftlich mit Ihrem Betrieb stehen. Dieses Wissen ist essentiell, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen und Ziele zu definieren. Mit klaren Zielen vor Augen lässt sich Ihr Handwerksbetrieb besser lenken.

Die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen unterstützt Sie maßgeblich dabei, Antworten auf Fragen zu Ihrer Liquidität, Auslastung oder Personalplanung (kurz: zu Ihrer Wirtschaftlichkeit heute und morgen) zu geben.

Für den Überblick reichen in der Regel eine Handvoll Zahlen schon aus. Diese lassen sich aus den Daten, die bei der Auftragsabwicklung erfasst werden mit einer guten Controlling- Software schnell und einfach auswerten. Diese Auswertungen wiederum helfen Ihnen weiter, Ihren Betrieb besser zu verstehen.

Stundenverrechnungssatz

Damit der Betrieb an einem Auftrag tatsächlich auch noch verdient, sollte er langfristig den reellen Preis nicht unterschreiten. Dafür gibt es den Stundenverrechnungssatz. Mit einer geeigneten Software lassen sich alle wichtigen Variablen zusammenführen und der Stundenverrechnungssatz einfacher ausrechnen.

Umsatz

Der Umsatz bezeichnet den Erlös aus einem Auftrag (ohne Umsatzsteuer und ohne Berücksichtigung der Kosten). Der Vergleich der Umsätze aus verschiedenen Jahren ergibt einen Anhaltspunkt, ob und wie sich die Auftragslage im Vergleich zum Vorjahr verändert hat.

Beim Vergleich der Umsätze aus zwei Jahren ist allerdings noch nicht berücksichtigt, ob und wie sich der Gewinn des Betriebs verändert hat.

Kosten

Für die Berechnung verschiedener Kenngrößen ist es wichtig, alle Kosten, die ein Betrieb hat, zu identifizieren. Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen den variablen und den fixen Kosten.

Variable Kosten entstehen zeitweise. Dazu gehören beispielsweise Kosten, die im Rahmen eines Auftrags anfallen oder Neuanschaffungen.

Unter die fixen Kosten hingegen fallen alle Beträge, die bekannt, wiederkehrend und damit auch langfristig planbar sind.

Gewinn

Um den tatsächlichen Gewinn zu bestimmen, müssen sämtliche Kosten und – falls angezeigt – Privatentnahmen vom Umsatz abgezogen werden. Der Gewinn ist also die Größe, die dem Betrieb zeigt, ob er wirtschaftlich gearbeitet hat und Rücklagen gebildet oder Investitionen getätigt werden können.

Mitarbeiterauslastung

Dieser Kennwert zeigt auf, wie gut die Auslastung der Mitarbeiter des Betriebs ist und in welchem Verhältnis die produktive Arbeitszeit zur nicht produktiven Arbeitszeit steht. Produktive Arbeitszeit steht also für die Zeit, in der die Mitarbeiter Umsätze erwirtschaften.

Status der offenen Posten

Hier ist auf einen Blick erkennbar, welche Rechnungen noch offen sind und zwar sowohl auf Kunden- als auch auf der Betriebsseite. Zudem hilft diese Übersicht dem Betrieb zu erkennen, ob eine Kundenrechnung schon länger offen ist und ob er die Zahlung gegebenenfalls anmahnen sollte.

Volumen offener Angebote

Aus dieser Übersicht geht hervor, wie viele Angebote noch offen sind. Das hilft dem Betrieb nachzuvollziehen, in welchem Verhältnis die Auftragsanfragen zu den tatsächlich erfolgten Beauftragungen stehen.

Darüber hinaus kann der Betrieb systematisch bei den Kunden nachfragen, die noch nicht auf ein Angebot reagiert oder ein Angebot abgelehnt haben. Gerade bei Angebotsabsagen ist es für einen Betrieb wichtig, die Gründe für die Absage zu kennen, um gegebenenfalls künftige Angebote passender gestalten zu können.

Lassen Sie sich von dem englischen Begriff nicht in die Irre führen, denn anstatt „Kontrolle“ steht hier die „Steuerung“ im Mittelpunkt.

Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie sämtliche betrieblich relevante Daten systematisch erfassen, um am Ende auf geeignete betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu kommen. Denn die Zahlen geben nur dann wertvolle Antworten, wenn Sie die betriebliche Realität so abbilden, wie sie ist.

manuelle Verwaltung vs. Software

Längst sind auch Handwerksbetriebe im digitalen Zeitalter angekommen.

Der Computer ist unverzichtbares Hilfsmittel, wenn es um die Bewältigung der Büroarbeit geht. Das Office-Paket mit Word und Excel gehört bereits zur Grundausstattung eines jeden Büros. Die Grenzen dieser „Hilfsmittel“ im Controlling sind jedoch schnell erreicht: Excel-Tabellen werden mit zunehmender Datenfülle schnell unübersichtlich und bieten keine Erinnerungsfunktion.

Zudem ist bei Office-Dokumenten das Risiko höher, dass Daten verloren gehen. Moderner, zeitsparender und einfacher ist die Verwaltung mit einer Software. Mit dem richtigen Programm auf dem Computer erhalten Sie wichtige Kennzahlen und Auswertungen auf Knopfdruck.

Buchhaltung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr oder Lagerhaltung – mit einem modularen System stellen Sie sich die für Ihren Betrieb am besten passende Softwarelösung selbst zusammen. Im Idealfall nutzen Sie ein Programm, das alle wichtigen Daten an einem Ort zusammenführt und dabei leicht zu bedienen ist. Nicht zuletzt gewinnt der Einsatz von Software zunehmend an Bedeutung in der Kommunikation.

Mittlerweile werden Geschäftsbeziehungen und die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden immer häufiger elektronisch abgewickelt.

Auftragsverwaltung an einem Ort

Am häufigsten wird Software in Handwerksbetrieben für die Verwaltung von Aufträgen genutzt.

Die Auftragsverwaltung lässt sich mit einem geeigneten Programm in „einem Durchgang“ erledigen. Mit der Angebotserstellung werden bereits die wichtigsten Daten eines Auftrags hinterlegt, die dann – bei Beauftragung – in ein und demselben Programm in die Bearbeitung und schließlich in die Rechnungstellung überführt werden können.

Damit hat der Betrieb schon einige wichtige Daten an „einem Ort“ versammelt.

Sage 50 Handwerk ist eine kaufmännische Komplettlösung, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgroßen Handwerksbetrieben zugeschnitten ist.

Mit Sage 50 Handwerk haben Handwerker ein Steuerungswerkzeug in der Hand, das sich auch ohne eingehende betriebswirtschaftliche Kenntnisse einfach bedienen lässt. Von der Terminplanung und Lagerverwaltung über die Offene Posten Übersicht bis zur Nachkalkulation und dem Controlling Center – Sie bestimmen, was Sie brauchen.

Smartphones und Tablets gehört heutzutage zu der Standardausrüstung jedes Handwerkers.

Mit JACK, der mobilen App aus dem Sage 50 Handwerk-Paket, wird Ihr Außendienst papierlos. So können Sie Aufträge über die App an Ihre Mitarbeiter weitergeben, die Bestätigung der Auftragsausführung unterschreibt der Kunde direkt auf dem mobilen Gerät und alle Ergebnisse werden nach Sage 50 Handwerk übernommen.

Das spart nicht nur manuelle Übertragung der Auftragsdaten, auch im Backoffice wird Zeit gespart und Rechnungen können rascher fakturiert werden.

Janina Zaminer