Dokumentenmanagement Software
Dokumentenmanagement (DMS) ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und schafft enorme Effizienz in Unternehmen aller Größen, inkl. der Erfüllung der Datenschutz-Anforderungen. Wir bieten Ihnen Lösungen rund um DMS, die zu Ihrem Unternehmen passen.
DMS – Vorteile für jedes Unternehmen
Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die für später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in den meisten Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in Buchhaltung, Handwerks- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.
Dokumentenmanagement Software als Einstieg in die Digitalisierung
DMS bringt jedem Unternehmen Vorteile. Alle Unternehmen haben Verträge, E-Mails plus Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Bilder zur Dokumentation oder als Beschreibung verteilt auf Servern oder verschiedenen Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.
Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.
Lassen Sie uns Ihr Unternehmen digitalisieren!
Markus Wurtzbach
Sage 100
Kundenbetreuer
Alexandra Planner
Sage 50 Handwerk
Kundenbetreuerin
Karl Zimmermann
Sage X3 DMS
Kundenbetreuer
Schritt 1 zur Digitalisierung
DMS archiviert Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente – strukturiert und datenschutzgerecht!
Automatische Ablage Ihrer Dokumente
Erfüllt die Datenschutzrichtlinien und die DSGVO
Schnelles Wiederfinden von Dokumenten und Versionen
So funktioniert ein DMS
Ein DMS funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.
Lernen Sie die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement kennen
Die Nutzung eines DMS bringt Ihnen viele Vorteile. Alle Dokumente in Papierform aufbewahren ist nicht mehr nötig.
Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.
Aus den drei Funktionen Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff entstehen mehrere Hauptvorteile Ihrer Dokumentenmanagement Software:
Sie bekommen die Menge besser in den Griff
Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.
Sie bekommen die Vielfalt besser in den Griff
Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.
Sie bekommen die Prozesse besser in den Griff
Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.
Zeit sparen durch E-Mail Management
Die eine Mitarbeiterin ist auf Urlaub, der andere hat keinen Zugriff aufs Mailkonto. Automatisieren Sie spezifische Mails, damit die richtigen Mitarbeiter sofort die richtigen Informationen bekommen.
Revisionssichere Ablage in der Cloud
Über Cloud Storage jederzeit möglich
Digitale Prüfung der Eingangsrechnungen
Eingangsrechnung erfassen, freigeben und im 4 Augenprinzip prüfen. Mit digitalem Workflow wird die Rechnung automatisiert verbucht.
Ihre Vorteile mit DMS
Die passende Lösung finden
Sie suchen eine Lösung, die Sie mit einem Dokumentenmanagement erweitern können? Finden Sie die passende DMS Software für Ihre Geschäftsanforderungen.
Jetzt kostenfreies DMS-Infopaket herunterladen
Ihr kostenloses DMS-Infopaket enthält:
1. Leitfaden DMS
Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.
2. Tipps für die Einführung eines DMS
Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein?
3. Produktbroschüre Sage 100
Die individualisierbare ERP Software für kleinere und mittlere Betriebe mit innovativer AppDesigner (NC/LC) Technologie.
4. Datenblatt Sage 100 DMS
Das Basismodul DMS in Sage 100.
