DMS

Mit Dokumentenmanagement Software (DMS) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen. Jedem Mitarbeiter stehen immer die Informationen parat, die er gerade braucht.

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Dokumentenmanagement Software

Dokumentenmanagement (DMS) ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und schafft enorme Effizienz in Unternehmen aller Größen, inkl. der Erfüllung der Datenschutz-Anforderungen. Wir bieten Ihnen Lösungen rund um DMS, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Lassen Sie uns Ihr Unternehmen digitalisieren!

Markus Wurtzbach

Sage 100
Kundenbetreuer

Alexandra Planner Business Software Support

Alexandra Planner

Sage 50 Handwerk
Kundenbetreuerin

Partner Account Manager Karl Zimmermann

Karl Zimmermann

Sage X3 DMS
Kundenbetreuer

DMS – Vorteile für jedes Unternehmen

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die für später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in den meisten Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in Buchhaltung, Handwerks- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.

Dokumentenmanagement Software als Einstieg in die Digitalisierung

DMS bringt jedem Unternehmen Vorteile. Alle Unternehmen haben Verträge, E-Mails plus Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Bilder zur Dokumentation oder als Beschreibung verteilt auf Servern oder verschiedenen Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.

Schritt 1 zur Digitalisierung

DMS archiviert Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente – strukturiert und datenschutzgerecht!

Automatische Ablage Ihrer Dokumente

Erfüllt die Datenschutzrichtlinien und die DSGVO

Schnelles Wiederfinden von Dokumenten und Versionen

So funktioniert ein DMS

Ein DMS funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.

Lernen Sie die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement kennen

Die Nutzung eines DMS bringt Ihnen viele Vorteile. Alle Dokumente in Papierform aufbewahren ist nicht mehr nötig.

Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.

Aus den drei Funktionen Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff entstehen mehrere Hauptvorteile Ihrer Dokumentenmanagement Software:

Sie bekommen die Menge besser in den Griff

Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.

Sie bekommen die Vielfalt besser in den Griff

Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.

Sie bekommen die Prozesse besser in den Griff

Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Zeit sparen durch E-Mail Management

Die eine Mitarbeiterin ist auf Urlaub, der andere hat keinen Zugriff aufs Mailkonto. Automatisieren Sie spezifische Mails, damit die richtigen Mitarbeiter sofort die richtigen Informationen bekommen.

Digitale Prüfung der Eingangsrechnungen

Eingangsrechnung erfassen, freigeben und im 4 Augenprinzip prüfen. Mit digitalem Workflow wird die Rechnung automatisiert verbucht.

Revisionssichere Ablage in der Cloud

Über Cloud Storage jederzeit möglich

Ihre Vorteile mit DMS

  • Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente

  • Strukturierte Dokumentenablage

  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und Berechtigungen immer eingehalten werden

  • Zeit sparen durch schnelle Volltext-Suche über alle Dokumente

  • Optimale Transparenz und Aktualität

  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)

  • Standardisierte Arbeitsprozesse

  • Verbesserung der internen Kommunikation

  • Einfaches Änderungsmanagement

  • Vermeidung von doppelten Dokumenten und falschen Versionen

  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten

  • Einsparungen bei Räumen (Archiven), Büromaterialien, Druckerkosten

  • Schutz vor Verlust, Diebstahl, Brand und unberechtigtem Zugriff

Die passende Lösung finden

Sie suchen eine Lösung, die Sie mit einem Dokumentenmanagement erweitern können? Finden Sie die passende DMS Software für Ihre Geschäftsanforderungen.

DMS für mittlere Unternehmen

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Ihr kostenloses DMS-Infopaket enthält:

1. Leitfaden DMS

Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.

2. Tipps für die Einführung eines DMS

Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein?

3. Produktbroschüre Sage 100

Die individualisierbare ERP Software für kleinere und mittlere Betriebe mit innovativer AppDesigner (NC/LC) Technologie.

4. Datenblatt Sage 100 DMS

Das Basismodul DMS in Sage 100.

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