DMS 2019-07-22T15:58:23+00:00
Loading...

Papierloses Büro? Gibt´s!

Jede Datei und Information auf Mausklick, kein Herumsuchen in Aktenbergen, der Drucker beinahe arbeitslos.
Gibt es nicht? Gibt es doch!

Funktionen des DMS
(Dokumenten-Management-Systems) 

Ein Dokumentenmanagement ist für (fast) jedes Unternehmen geeignet. Maßgeblich sind nicht die Größe des Unternehmens, sondern Art und Umfang der Dokumente sowie die damit verbunden Arbeitsabläufe.


Das Dokumentenmanagement stellt Informationen in Dateiform für verschiedene Verwendungszwecke schnell zur Verfügung. Die digitale Archivierung bildet das Herzstück des Dokumentenmanagements. Es sorgt dafür, dass sämtliche Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter auf die erforderlichen Dateien jederzeit schnell und unkompliziert zurückgreifen können. Zu diesem Zweck erfolgt die digitale Aufbewahrung zentral in einem einzigen System. Zusätzlich umfasst das Dokumentenmanagement auch die Digitalisierung von Schriftstücken in Papierform. Durch Einscannen werden zum Beispiel Rechnungen, unterschriebene Verträge aller Art sowie Lieferpapiere zu Dateien. Das Dokumentenmanagement-System verwaltet sie anschießend genauso wie Excel- und Word-Dokumente.

Arbeitsweise und Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems

Ein derartiges System besitzt die Form einer Datenbank. Sie speichert wichtige Informationen über alle verwalteten Dokumente, wie das Datum der Einstellung, Kategorie, Schlagwörter und Ähnliches. So lassen sich benötigte digitale Unterlagen ohne viel Zeitaufwand schnell finden.
Fortschrittliche Dokumentenmanagement-Systeme arbeiten mit Workflow-Parametern. Diese basieren auf spezifischen Kennzeichen der einzelnen Dokumente, wie Auftrags- oder Angebotsnummer. Das System schickt im Rahmen von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben beziehungsweise Projekten die benötigten Dokumente selbstständig an die Bearbeiter. Alternativ ist es möglich, den Mitarbeitern einen Link auf ein zentral gespeichertes Arbeitspapier zu ermöglichen. Dabei ist sichergestellt, dass die Bearbeiteter eine bestimmte Reihenfolge einhalten.
Der automatische Belegfluss bietet verschiedene Vorteile: Die Durchlaufzeit verringert sich, während die Arbeitseffizienz steigt. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die beteiligten Mitarbeiter wichtige Bearbeitungsschritte vergessen oder nicht bzw. nur unzureichend dokumentieren. Auch der Verlust von Dokumenten lässt sich durch die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems konsequent verhindern. Allerdings kann dies nur gelingen, wenn der Arbeitsablauf die sofortige Erfassung aller Papier- und digitalen Dokumente vorsieht. Darüber können die verantwortlichen Führungskräfte aufgetretene Fehler schnell analysieren, um deren Ursachen zu beseitigen. Die durch ein modernes Dokumentenmanagement erreichbare Transparenz bewirkt außerdem die klare Abgrenzung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

Was kann ein DMS leisten?

Ein Dokumentenmanagementsystem dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer, geschäftsrelevanter Dokumente. DMS unterstützt auch die Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus.
Für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter bringt DMS einen wichtigen Mehrwert und ist mehr als nur der digitale Zwilling eines Aktenkellers.

Werden Dokumente aller Art zentral digital gespeichert und verwaltet, sind sie unabhängig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort oder verwendeter Hardware sekundenschnell auffindbar und verfügbar. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern bildet auch eine rasche und fundierte Entscheidungsgrundlage, ohne dass Dokumente im Vorhinein angefordert werden müssen. Eine Dokumentenhistorie macht den Bearbeitungsverlauf transparent. Ein weiterer Pluspunkt in Zeiten verschärfter Datenschutzregelungen:  Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht.
Mit DMS gehören riesige physische Archive der Vergangenheit an, denn es verwandelt Unmengen an Papierstapel in elektronische Dokumente. Das spart Platz, genauso wie Zeit. Anstelle von zeitraubenden Recherchen und Wühlen in Dokumenten steht jetzt das rasche Durchsuchen von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Schon sehr kleine Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen, denn auch hier steigen Datenmengen geradezu exponentiell an. Gleichzeitig ist ein Dokumentverlust ausgeschlossen. 
Ein gutes DMS besitzt neben Verwaltungsfunktionen auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt am Dokument, etwa durch Anmerkungen und Notizen, die Änderungen am Dokument für andere transparent machen – ohne, dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams.
Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus genauso wie auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, so IDC. Warum ist das so? Der Einsatz eines modernen DMS erhöht nicht nur die Motivation, sondern verringert auch Frust und Stress durch kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling und ständiges Informieren über Bearbeitungsstände bei Kollegen.

FAQ´s

Die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten spielt in allen Unternehmen eine große Rolle. Egal ob Kleinbetrieb oder Großkonzern – Briefe, Verträge, Rechnungen und vieles mehr gehören zum Alltag. Die dezentrale Aufbewahrung der meisten Dokumente erschwert dabei oftmals die Arbeit. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen vielfältige Informationen unter hohem Organisationsaufwand verarbeiten müssen, sind dies ideale Gründe, die für die Einführung eines DMS sprechen. Die digitale Dokumentenverarbeitung wird Ihren Arbeitsalltag erheblich vereinfachen und ein höheres Maß an Produktivität und Effizienz zulassen. Das elektronische Dokumentenmanagement erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von digitalen Dokumenten aller Art und wird so zum Informationszentrum Ihres Unternehmens.

Bei einem „echten“ Dokumentenmanagement-System liegt der Schwerpunkt auf dem Management von sich ändernden Dokumenten, zum Beispiel von den verschiedenen Versionen eines Berichts, vom ersten Entwurf bis zur genehmigten Schlussversion. Komplexe Archiv-Anforderungen erfordern eine spezialisierte Software. Ein gebräuchlicher Ausdruck hierfür ist „Archive Information System“ (AIS). Solche Systeme werden auch hohen Ansprüchen wie lebenslanger Aufbewahrungszeit und Darstellungsgarantien gerecht.

Ein Dokumentenmanagement-System ist kein isoliertes System, sondern interagiert mit
anderen IT-Systemen, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Dafür gibt es zwei
Konfigurationsmöglichkeiten:

Das Dokumentenmanagement als führendes System
Bei diesem stark dokumentenorientierten Ansatz arbeitet der Benutzer primär mit dem Dokumentenmanagement
und startet aus ihm heraus alle anderen dokumentenverarbeitenden Anwendungen.
Diese Konfiguration ist bei stark dokumentenorientierten Tätigkeiten sinnvoll, z. B. bei der Erstellung von
Dokumentationen.

Eine andere Anwendung als führendes System
In diesem Fall ist das Dokumentenmanagement ein Service, der anderen Anwendungen, zum Beispiel einem
kaufmännischen- oder Kundenmanagement-System, seine Funktionalität zur Verfügung stellt. Im Extremfall
merkt der Anwender überhaupt nicht, dass er mit einem Dokumentenmanagement arbeitet, sondern er
hat das Gefühl, die Dokumentenmanagement-Funktionalitäten seien Teil seiner Standardapplikation. Diese
Konfiguration ist sinnvoll, wenn die Arbeit mit Dokumenten nur ein Teilaspekt der Arbeit ist und andere
Aktivitäten (z. B. Buchhaltung) im Vordergrund stehen.

Der größte Kostenverursacher: Die Informationssuche
Im Grunde nicht überraschend, aber sehr eindrucksvoll: Eine aktuelle IDC-Studie hat ergeben, dass ein
Knowledge Worker („Kopf- oder Wissensarbeiter“) durchschnittlich insgesamt 7,4 Stunden pro Woche damit
verbringt, „nach Informationen zu suchen, sie aber nicht zu finden“ und „Daten aus unterschiedlichen Quellen
neu zu formatieren“.
Eine Studie der Gartner Group stellte sogar fest, dass bis zu 30 % der Arbeitszeit mit Suchen verschwendet
wird!
Anhand von statistischen Erhebungen der Computerwoche und der Gartner Group dauert eine typische
Suche nach Information bis zu 20 Minuten, pro Tag und Mitarbeiter finden bis zu 30 solcher Suchvorgänge
statt.

Digitale Archivierung reduziert Raum- und Materialkosten
Anhand des folgenden Beispiels wird deutlich, wie die digitale Archivierung von Dokumenten dazu beiträgt,
Material- und Raumkosten zu senken: Eine CD-ROM mit einer Speicherkapazität von 650 Megabyte kann
ca. 150.000 DIN-A4-Seiten mit Text aufnehmen. Ein gut gefüllter, breiter Aktenordner fasst problemlos 350
Seiten. Um die auf der CD-ROM gespeicherten Textseiten in Papierform abzuheften, wären also mindestens
400 Ordner nötig!

DMS
in Sage 100

Datenblatt zu Sage 100 DMS

DMS
in Enterprise Management

DMS Funktionen Enterprise Management

Hier finden Sie wertvolle Tipps

und weitere Informationen zum Thema DatenManagementSystem (DMS)

Lassen Sie sich noch heute persönlich und unverbindlich von uns beraten.


Business Software News:
Ich möchte immer top informiert sein - hier melden Sie sich zu den Business Software News an.
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht ohne meine ausdrückliche Zustimmung.
Ich kann der Verarbeitung oder Nutzung meiner auf freiwilliger Basis angegebenen Daten jederzeit gegenüber der Business Software GmbH, Klagenfurt an office@bsoftware.at widersprechen.

Zustimmung*:
Ich bin damit einverstanden, dass meine auf freiwilliger Basis angegebenen personenbezogenen Daten von der Business Software GmbH zum Zwecke der Zusendung von Werbematerial über die Produkte und Dienstleistungen der Business Software GmbH genutzt werden dürfen.
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht ohne meine ausdrückliche Zustimmung.
Ich kann der Verarbeitung oder Nutzung meiner angegebenen Daten jederzeit gegenüber der Business Software GmbH, Klagenfurt an office@bsoftware.at widersprechen.
JaNein

Unsere vollständige Datenschutzerklärung zu all unseren Produkten und Dienstleistungen finden Sie unter www.business-software.at/datenschutzrichtlinien/.

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.