Eine Rechnung muss in Österreich bestimmte Pflichtangaben, wie den Namen, das Datum der Ausstellung, die Anschrift des Kunden, sowie des Ausstellers (Dienstleisters), eine Rechnungsnummer, UID-Nummer, den Rechnungsbetrag und die Steuerangaben enthalten.

Je Unternehmensform gibt es unterschiedliche Vorgaben und Regelungen für Rechnungen.

Eine Rechnung muss immer dann ausgestellt werden, wenn Lieferungen oder Leistungen von einer Firma an eine andere durchführt werden. Dasselbe gilt selbstverständlich auch bei Lieferungen oder Leistungen, die mit einem Privatgrundstück in Verbindung stehen. Eine Rechnung muss geschrieben werden, auch wenn sich der Auftraggeber im Ausland befindet.

Der Auftraggeber muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für die entsprechende Dienstleistung oder Lieferung ausstellen. Lieferungen oder Leistungen die in einem Land der EU (Europäischen Union) erfolgen, muss eine Rechnung spätestens bis zum 15. des folgenden Monats ausgestellt werden.

Eine Rechnung darf selbstverständlich auch per E-Mail versendet werden. Es gelten allerdings besondere Regeln, damit die Vorsteuer abgezogen werden kann. Man muss sicher wissen, von wem die Rechnung abgeschickt wurde. Der Inhalt der Rechnung muss zudem echt, gut lesbar sein und kann vor allem nicht verändert werden.

Von dem Übermitteln elektronisch angefertigter Rechnungen profitieren Firmen sogar – bis zu 80 Prozent der angefallenen Kosten, die durch das Versenden von auf Papier gedruckten Rechnungen, können auf diese Art und Weise eingespart werden.

Sollte der endgültige Betrag höher als 400 € sein, muss die Rechnung folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift vom Auftraggeber
• Name und Anschrift der Firma
• Nummer der Rechnung
• Datum
• Die UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) der Firma – diese wird als Kenn-Nummer der Firma bezeichnet und wird ausschließlich vom Finanzamt erteilt
• Art und Menge der Dienstleistung
• Zeitraum der Dienstleistung
• Die Steuer-Summe
• Entgelt für Steuersatz Leistung oder Lieferung
• UID Nummer

Falls der Unternehmer kein Recht auf den Abzug von Vorsteuer aufgrund der erbrachten Lieferung oder Leistung haben sollte, dann muss die UID Nummer auf der Rechnung nicht enthalten sein. Dies ist beispielsweise der Fall bei kleinen Unternehmen. Sollte die Summer auf der Rechnung allerdings mehr als 10 000 € betragen, muss die Rechnung die UID Nummer vom Empfänger zusätzlich enthalten.

Die Vorsteuer kann vom Empfänger nicht abgezogen werden. Ausschließlich wenn der Auftraggeber die Steuerschuld bezahlen muss, kann ein Abzug der Vorsteuer erfolgen.

Eine Rechnung, deren endgültige Summe weniger als 400 € beträgt, wird als Kleinbetragsrechnung bezeichnet. Bei Rechnungen mit kleineren Beträgen müssen ausschließlich folgende Informationen enthalten sein:

• Name und Anschrift der Firma
• Art und Menge der Dienstleistung
• Datum
• Zeitraum der Dienstleistung
• Die gesamte Summe aus Steuer und Entgelt Steuersatz

Reverse Charge ist ein Begriff in englischer Sprache und bedeutet übersetzt Steuer-Schuld-Umkehr. Bei dieser muss der Empfänger der Leistung anstelle des Erbringers der Leistung die Steuer an das Finanzamt zahlen.

Bei Rechnungen dieser Form müssen Sie ebenfalls beachten, ob Sie die richtigen Angaben angegeben haben. Die UID-Nummer des Empfängers der Leistung darf nicht fehlen. Zudem ist müssen Sie darauf hinweisen, dass der Auftraggeber die Steuer bezahlen muss. Auf den Betrag darf keine Steuer verrechnet werden, das heißt, die Rechnung muss in einem Netto-Betrag ausgestellt werden.

Das abschicken von elektronischen Rechnungen per E-Mail ist eine vereinfachte Variante, um Rechnungen für Dienstleistungen und Lieferungen zu überweisen. Es geht allerdings noch einfacher, und zwar über eine Software für diesen Zweck.

Werden Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung in Österreich erstellt, sind diese umsatzsteuerbefreit. Die Regelung für Kleinunternehmer gilt für jene Unternehmen, die einen Umsatz pro Jahr von weniger als 35.000 Euro erwirtschaften. Diese Unternehmen dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Dennoch gibt es Kleinunternehmer, die eine UID-Nummer beantragt und erhalten haben. Diese wird vor allem bei Auslandsrechnungen für Dienstleistungen oder Warenexporte benötigt. Hierfür muss eine Zusatzangabe auf der Rechnung enthalten sein, die diese Umsatzsteuerbefreiung ausdrückt (Beispiel: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“). Ein Rechnungsmuster für Kleinunternehmen finden Sie hier online auf der Website der Wirtschaftskammer Österreich.

Kostenlose Rechnungsvorlagen für Microsoft Word findet man unter anderem direkt auf der Website templates.office.com. Diese Vorlagen und Muster können einfach online heruntergeladen und kostenlos für die jeweilige Rechnung verwendet werden.