Bei den Personalkosten handelt es sich um Kosten, die aufgrund des Arbeitsnehmereinsatzes im Produktionsprozess verursacht werden. In zahlreichen Unternehmensarten bilden sie die wichtigste Kostenart. Um Personalaufwendungen als solche buchen zu dürfen, erfordern sie ein rechtliches Anstellungsverhältnis. Daher gehören die regulär Beschäftigten, Führungskräfte, Auszubildende und Praktikanten, Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer zu der Gruppe, die Personalkosten verursacht. Nicht dazu gehören Leih- und Zeitarbeitskräfte, da diese rechtlich betrachtet bei einer Fremdfirma angestellt sind.

Werden Arbeitnehmer eingesetzt, entstehen Kosten: Lohn und Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge, Unfallversicherungsbeiträge, tarifliche Leistungen, Entgeltfortzahlungen etc. Mittels der Personalkosten lassen sich unterschiedliche Kennzahlen berechnen, die wiederum Rückschlüsse darauf erlauben, wie das Unternehmen im wirtschaftlicher Hinsicht zu beurteilen ist.

Personalkosten machen einen großen Teil der unternehmerischen Gesamtkosten aus. Sie bestehen mehrheitlich aus fixen Kosten, die auch dann anfallen, wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaub oder ähnlichem nicht tätig ist. Hinzu kommt der remanente Charakter der Personalkosten: Sie sind weniger stark rückläufig als sinkende Umsatzzahlen in Krisenzeiten.

Es spielt in der Kostenrechnung daher eine nicht zu unterschätzende Rolle, die Personalkosten der Höhe nach genau zu kennen und sie ins Verhältnis zu den Gesamtkosten oder den Umsatzerlösen setzen zu können.

Personalkosten werden ausgelöst, wenn der Produktionsfaktor Arbeit zum Einsatz kommt. Die Arbeit ist als planmäßige Tätigkeit anzusehen, die ein Arbeitsobjekt in ein angestrebtes Arbeitsergebnis umwandelt. Dieses Arbeitsergebnis wiederum stellt ein marktfähiges Produkt dar.

Beim Arbeitsobjekt handelt es sich um eine Kombination aus materiellen und immateriellen Gütern. Zu den materiellen Gütern zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die immateriellen Güter umfassen Arbeitsanweisungen, Informationen und Entscheidungen. Diese Güter werden im Rahmen eines Arbeitsprozesses in ein marktfähiges Produkt transformiert.

Innerhalb dieses Arbeitsprozesses können Arbeitshilfsmittel wiederholt (repetitiv) eingesetzt werden. Sie unterstützen die menschliche Arbeitsleistung, gehen jedoch nicht selbst in das Produkt ein. Zu diesen Hilfsmitteln gehören etwa Computer, Werkzeuge etc.

Als Personalkosten wird derjenige Teil der Umwandlung von Arbeitsobjekten in ein marktfähiges Produkt bezeichnet, der auf die menschliche Tätigkeit in der Produktion zurückführen ist.

Arbeit hat einen Preis, der in Form eines Arbeitsentgeltes bezahlt wird. Aus Sicht des Betriebes stellen Arbeitsentgelte Kosten dar. Die arbeitsrechtliche Funktion als Arbeitnehmer im Betrieb entscheidet über die Zuordnung der Kosten zur Kostenart „Personalkosten“. Neben der Masse der Beschäftigen gehören zu den Arbeitnehmer im Sinne der Definition auch Auszubildende und Praktikanten sowie Führungskräfte einschließlich des Vorstands und der Geschäftsführung.

Nicht zur Gruppe der Arbeitnehmer zählen: Handelsvertreter, Leiharbeitskräfte, Arbeitnehmer von Subunternehmen und Arbeitnehmer mit Arbeitskostenzuschüssen.

Auf Basis ihres Entstehungsgrundes können Personalkosten folgendermaßen unterteilt werden:

• Löhne, Fertigungslöhne, Hilfslöhne
• Gehälter
• Sozialkosten bzw. Personalnebenkosten
• sonstige Personalkosten