Zum „Betrieblichen Rechnungswesen“ zählen alle Verfahren, die Ihr gesamtes betriebliches Geschehen zahlenmäßig erfassen und überwachen.

Die daraus resultierenden Aufzeichnungen dienen der Planung und Steuerung des Betriebsgeschehens, der Steuerbemessung sowie dem Gläubigerschutz. Man unterscheidet dabei zwischen verpflichtenden Aufzeichnungen, die unbedingt zu führen sind, und freiwilligen Aufzeichnungen, die man führen kann.

Verpflichtende Aufzeichnungen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Belege zu sammeln und Aufzeichnungen zu führen und diese mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Form, Art und Umfang der Aufzeichnungspflichten hängen stark von der Rechtsform und/oder der Betriebsgröße ab.

Wir empfehlen Neugründern sich zu den genauen Pflichten in diesem Bereich zusätzlich zu den hier angeführten Informationen von einem Steuerexperten (Bilanzbuchhalter oder Steuerberater) unterstützen zu lassen.

Achtung!

Neben den Rechnungsbelegen müssen auch Angebote, Kalender und andere Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden, wenn solche Aufzeichnungen erstellt oder geführt werden.

Registrierkassa und Belegerteilungspflicht

Die Registrierkassenpflicht ist ein wesentlicher Teil dieser Verpflichtung. Seit 1.1.2016 besteht die Verpflichtung, alle Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkassa, einem Kassensystem oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen. Die Registrierkassa muss sämtliche Umsätze in einem standardisierten Datenerfassungsprotokoll erfassen, welches jederzeit von der Finanz geprüft werden kann.

Dies betrifft alle Unternehmer mit einem Umsatz von zumindest 15.000,- Euro pro Jahr und davon einen Barumsatz (dazu gehören auch Zahlungen mit Kredit- oder Bankomatkarten, Schecks oder auch Gutscheinen und Bons) von zumindest 7.500,- Euro.

Für bestimmte Unternehmer, die Ihre Geschäftstätigkeit im Freien oder vorwiegend außerhalb Ihrer Geschäftsräumlichkeiten beim Kunden ausführen, gibt es gewisse Befreiungen oder Erleichterungen.

Seit 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich mit einer Sicherheitseinheit ausgestattet sein, die es ermöglicht, einen QR-Code auf den Belegen anzudrucken. Der QR-Code enthält relevante Informationen für das Finanzamt. Sämtliche Informationen sind verschlüsselt.

Darüber hinaus existiert seit 1.1.2016 (unabhängig von der Registrierkassenpflicht!) die Pflicht, bei Barzahlungen einen Beleg auszustellen und dem Kunden auszuhändigen. Jeder Unternehmer ist unabhängig von Umsatzgrenzen zur Belegerteilung bei Barzahlungen verpflichtet. Ihr Steuerexperte informiert Sie zu möglichen Ausnahmen und weiteren Details.

Einkünfteermittlung

Grundsätzlich gibt es drei Varianten der Einkünfteermittlung und der damit verbundenen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten, die zu beachten sind. Welche Einkunftsermittlung für Sie erforderlich ist, hängt einerseits von der gewählten Rechtsform und/oder der Umsatzhöhe sowie andererseits von der jeweiligen Einkunftsart ab.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbebetriebe grundsätzlich bis zu einem Jahresumsatz von 700.000,- Euro möglich. Hierbei werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst (und nicht nach wirtschaftlichen Zuordnungskriterien bei Ausstellung/Erhalt der Rechnung).

Aufzuzeichnen sind :

• Einnahmen
• Ausgaben
• Führung eines Wareneingangsbuches
• Führung eines Anlage-Verzeichnisses für langfristig genutzte Wirtschaftsgüter
• Gegebenenfalls Lohnkonten bei Beschäftigung von Arbeitnehmern

Pauschalierung

Die Pauschalierung oder auch Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen ist eine Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und kennt verschiedene Ausprägungen. Sie ist bis zu einem Vorjahresumsatz von 220.000,- Euro anwendbar.

Bei der Basispauschalierung werden die Betriebsausgaben nicht in ihrer tatsächlichen Höhe sondern als Durchschnittssatz der Umsätze angesetzt. Der anzuwendende Durchschnittssatz kann, abhängig von der Tätigkeit, 6 % bzw. 12 % der Umsätze , max. aber 13.200,- Euro bzw. 26.400,- Euro betragen. Neben den pauschalierten Betriebsausgaben können noch bestimmte andere Ausgaben (wie beispielsweise Ausgaben für Waren, Rohstoffe, Zutaten und Hilfsstoffe, Personalkosten und Ausgaben für Fremdleistungen oder Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung) abgesetzt werden. Ergänzend gibt es für diverse Branchen (z.B. Gastronomie, Lebensmittelhandel, Handelsvertreter) spezielle Pauschalierungsmöglichkeiten bzw. Bestimmungen, die sich wesentlich von der hier dargestellten Standardvariante unterscheiden können. Ihr Steuerexperte informiert Sie über mögliche Auswirkungen und Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen.

Aufzuzeichnen sind:

• Einnahmen
• Führung eines Wareneingangsbuches
• Gegebenenfalls Führung eines Anlagen-Verzeichnisses
• Gegegenenfalls Lohnkonten bei Beschäftigung von Arbeitnehmern

Zusätzlich zur Gewinnermittlung nach Durchschnittssätze kann (außer bei Kleinunternehmen) im Rahmen der Vorsteuer-Pauschalierung auch die Vorsteuer als Durchschnittssatz der (Netto-)Umsätze pauschal angesetzt werden. Auch diese kann nur angewendet werden, wenn die Vorjahresumsätze maximal 220.000,- Euro betragen haben.

Die Vorsteuern sind bei der Basispauschalierung mit einem Durchschnittssatz von 1,8 % der (Netto-)Umsätze zu berechnen und anzusetzen, höchstens aber 3.960,- Euro. Daneben können nur bestimmte weitere Vorsteuerbeträge angesetzt werden (z.B. Vorsteuerbeträge auf Zugänge des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten von zumindest 1.100,- Euro oder Vorsteuerbeträge auf Wareneinkauf oder Fremdleistungen). Ergänzend gibt es für gewisse Branchen weitere Bestimmungen, die sich wesentlich von der hier dargestellten Standardvariante unterscheiden können. Ihr Steuerexperte informiert Sie über mögliche Auswirkungen und Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen.

Doppelte Buchführung

Ab einem Jahresumsatz von 700.000,- Euro bzw. für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder Personengesellschaften, bei denen der unbeschränkt haftende Gesellschafter eine Kapitalgesellschaft ist (GmbH & Co KG), ist der Gewinn verpflichtend durch doppelte Buchführung zu ermitteln. Darüber hinaus bestehen Ausnahmen für gewisse Einkunftsarten. Es können aber auch freiwillig Bücher geführt werden. Die obige Umsatzgrenze muss in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten werden. Bei Umsätzen über 1.000.000,- Euro reicht bereits eine einmalige Überschreitung zur Buchführungspflicht aus. Die verpflichtende oder freiwillige Buchführung resultiert in einer Bilanz (Vermögensübersicht) und einer Gewinn- und Verlustrechnung (Ertragsübersicht) und richtet sich grundsätzlich nach den Vorschriften des Unternehmergesetzbuches (UGB).

Ein ganz wesentlicher Unterschied der doppelten Buchführung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, dass sämtliche Geschäftsfälle nicht nach Zahlungsfluss sondern bereits bei Entstehen der Forderung oder Verbindlichkeit erfasst und dem jeweiligen Geschäftsjahr zugeordnet werden (d.h. bei Rechnungslegung oder -erhalt). Sämtliche Geschäftsfälle werden systematisch auf eigenen Buchhaltungskonten gebucht und buchhalterisch erfasst.

Die doppelte Buchführung besteht im Wesentlichen aus dem Journal, dem Hauptbuch und den verschiedenen Nebenbüchern. Die Bücher können elektronisch mittels EDV-Programmen geführt und aufbewahrt werden. Die Einführung einer doppelten Buchhaltung kann je nach Unternehmensgröße sehr unterschiedlich sein. Kontaktieren Sie Ihren Steuerexperten zu Art und Umfang der notwendigen Einrichtungen.

Die Aufzeichnungen im Rahmen der doppelten Buchführung dienen nicht nur dem Selbstzweck, sondern bieten Unternehmern auch wesentliche Informationen zur Unternehmensführung und Planung. Insbesondere ist dadurch leicht ersichtlich, welche Forderungen und Verbindlichkeiten das Unternehmen hat und bis wann diese fällig sind. Eine detaillierte, gut strukturierte und ordentlich geführte Finanzbuchhaltung kann bereits Teilaufgaben einer Kostenrechnung übernehmen und bietet Ihnen damit ganz wesentliche Einblicke zur Führung des Unternehmens.

Freiwillige Aufzeichnungen – Kostenrechnung

Ein Unternehmen kann auf Dauer nur existieren, wenn der Verkaufserlös größer ist als die für die Leistungserstellung erforderlichen Kosten. Ihre Selbstkosten sind einerseits Ausgangspunkt für die Preisfestsetzung und andererseits die Voraussetzung für eine verantwortungsbewusste Unternehmensführung. Das Führen einer Kostenrechnung erfolgt auf freiwilliger Basis.

Die Kostenrechnung dient vor allem folgendem Zweck:

• Ermittlung der Selbstkosten als Entscheidungsgrundlage für ihren Marktpreis
• Errechnung der Wirtschaftlichkeit einzelner Betriebszwecke, Produktgruppen oder einzelner Produkte als Grundlage für die Produktions- und Absatzplanung
• Ermitteln von Preisuntergrenzen, bis zu denen Aufträge angenommen werden
• Ermitteln von Zuschlagsätzen für bilanzielle Bewertung von Halb- und Fertigfabrikaten und selbst erstellten Anlagen
• Entscheidungshilfe hinsichtlich Selbst-Erstellung oder Fremdbezug

Quelle: WKO Gründerservice