Wieviel Homeoffice ist gut für Unternehmen und Mitarbeiter?

New Work. Vernetzte Mitarbeiter, digitale Nomaden, arbeiten selbstverantwortlich und flexibel bezüglich Zeit und Ort – auch in den eigenen vier Wänden. Das Konzept Homeoffice hat dank der Pandemie an Stellenwert und Akzeptanz gewonnen.
Mitarbeiter, die aus einer mobilen Welt kommen oder beim Kunden gearbeitet haben, fiel der Umstieg auf einen längeren Homeoffice – Aufenthalt weniger schwer.
Auch bei uns wurden mobile, flexible Arbeitsformen schon früher genutzt, doch nun – nach einem Jahr Homeoffice – wird eine Stimmungsänderung in der Belegschaft spürbar, weil die sozialen Kontakte immer mehr fehlen.
Früher betrachtete man das Hereinplatzen eines Kollegen als störend. Heute wissen wir, dass diese zufälligen Kontaktaufnahmen notwendig sind, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu bewirken. Vor allem neuen Kollegen fehlt die Option, eine Bindung zu den anderen Face-to-Face aufzubauen. Insofern ist zu bezweifeln, ob Mitarbeiter sich die Idee des New Work mit völliger Flexibilität wirklich wünschen.

Aus Sicht des Managements ist die Homeoffice Situation nochmals schwieriger, da Führung etwas Persönliches ist: Einerseits geht es um das eigene Wirken, andererseits um das Erkennen, wie es einem Mitarbeiter geht.

In einem Videomeeting sieht man nur einen Ausschnitt über die Gefühlslage des Mitarbeiters. Wie es ihm/ihr nach Beendigung ergeht, lässt sich nicht erkennen. Jedoch ist es Aufgabe einer jeden Führungskraft, zu erkennen, was zurzeit nicht passt bzw. was gut läuft. Dabei ist es zielführend, die Mitarbeiter im Büroalltag zu sehen: Egal ob beim täglichen Rundgang, beim Mittagessen oder bei der Kaffeemaschine.

All das ist im Homeoffice nicht möglich. Dabei ist es als Führungskraft wichtig, die Mitarbeiter für Strategien und Ziele zu begeistern.

Wer soll mitreden, wenn es um Homeoffice Vereinbarungen geht, welches Verhältnis von Anwesenheitszeiten im Büro bzw. zu Hause ist ideal, was ist sonst zu beachten und wo verbergen sich Stolpersteine? Wichtig ist es, all diese Themen rechtzeitig anzugehen und sich ausreichend viel Zeit zu nehmen. Jedoch ist zu beachten, dass dies ein Lernprozess ist, der wohl noch öfters adaptiert wird.

Diese Beteiligten sind gefragt

·         Führungskräfte

Vorab muss das Management die grundlegende Strategie bestimmen. Hier liegt die Verantwortung für die Firmenkultur und für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Interne Mitarbeiter-Befragungen über die Handhabung von Homeoffice können hierbei zielführend sein.

Jedoch sollte hier klar sein, dass es hier (vor allem beim Thema Homeoffice) individuelle Interessen gibt – und diese können nicht immer vollständig mit einer gesamtheitlichen Vorgehensweise in Einklang gebracht werden.

·         Mitarbeiter

Das Konzept für eine Homeoffice Vereinbarung sollte so gestaltet werden, dass individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter unter Betrachtung des gemeinsamen Unternehmensziels eingebunden werden.

Bei der Entscheidung, wer für Homeoffice infrage kommt, ist nicht nur die Funktion ein Kriterium, sondern auch der Mitarbeiter selbst. Wichtig ist darauf zu achten, dass die Homeoffice Regelung nicht wieder das „Einzelkämpfertum“ zu stark fördert. Denn diese Form der Zusammenarbeit will heutzutage kein Betrieb mehr haben.

·         IT

Viele Unternehmen sind derzeit mit Tools überladen, weil viel ausprobiert wurde. Nun braucht es eine sinnvolle Auswahl an hybriden Werkzeugen, die sowohl im Homeoffice, als auch im Büro funktionieren. Hier sollte speziell auf integrierte Lösungen geachtet werden, um zu vermeiden, dass Mitarbeiter in einer Flut an Anwendungen untergehen.

Der Bürobetrieb eignet sich für hybride Arbeitsformen, die Balance kann nur jedes Unternehmen individuell für sich finden. Erfahrungsgemäß ist eine Aufteilung von 3 Tagen Büro und 2 Tagen Homeoffice geeignet.
Wie auch immer sich ein Unternehmen für die Aufteilung entscheidet, folgende Erfolgsfaktoren sollten im Auge behalten werden: Für alle im Team muss es gemeinsame Zeiten im Büro geben, die auch verpflichtend sind. Nur so wird ein Minimum an Informationsaustausch gewährleistet. Das sollte den Mitarbeitern auch klar kommuniziert werden, denn gerade in einer freien, selbstbestimmten Arbeitskultur, wo kaum kontrolliert wird, braucht es klare Regeln.
Der Wunsch nach freier Zeiteinteilung ist sicher da, und so braucht es zu Beginn gute Argumente für eine verpflichtende gemeinsame Anwesenheitszeit.
Die Pflege der Unternehmenskultur betrifft jedoch die neuen, genauso wie die langjährigen Mitarbeiter. Hier geht es um das Unternehmen als sozio-ökonomisches System, um die Kultur zwischen den Mitarbeitern, die miteinander agieren und reden – diesen menschlichen Prozess kann man nicht durch technologische Tools ersetzen.

·        Einbindung neuer Mitarbeiter

Dieser Prozess ist bei Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen die größte Herausforderung. Normalerweise passiert das Einbinden automatisch, weil Kollegen im Büro den neuen Mitarbeiter am Gang, in der Kaffeeküche, am Parkplatz oder beim Mittagessen treffen und soziale Kontakte sich von selbst bilden.

In der neuen Arbeitswelt braucht es jetzt gute Konzepte, wo Geld und Zeit investiert werden müssen. Denn es ist schwierig – wenn nicht gar unmöglich – Freundschaften über ein Videokonferenztool zu schließen. Für neue Mitarbeiter entsteht über den Bildschirm keine Bindung an das Unternehmen.

·        Ausbildung

Auch, wenn es praktisch erscheint, dass immer mehr online gelernt wird, so muss auch in der Ausbildung auf hybride Formen geachtet werden. Trainings, in denen es um Soziales und Kultur geht (wie etwa Teambuilding), funktionieren nicht im virtuellen Raum, sondern nur als Präsenzveranstaltung.

·        Kreative Prozesse

Kreativer Austausch – wie beispielsweise in der Produktentwicklung – findet nur persönlich statt. Bei Videokonferenzen zündet seltener der kreative Funke; wenn dann noch die Kamera abgeschaltet ist, wird es schier unmöglich, innovative Momente gemeinsam zu schaffen. Für den Prozess der Lösungsfindung im Team sollten daher immer ein realer Raum vorgesehen werden. Der nächste Schritt, nämlich eine Lösung zu beschließen und infolge umzusetzen, ist auch online möglich.

Zu guter Letzt müssen die finanziellen Rahmenbedingungen für hybride Arbeitsformen geschaffen werden. Als Unternehmen werden dann zwei Arbeitsplätze betrieben – und das kostet. Das geht von der zusätzlichen Ausstattung im Homeoffice bis zum Umbau der Büroflächen als Shared Office.

Die richtige Balance zwischen Büroarbeit und Homeoffice zu finden, verbunden mit den erforderlichen Infrastruktur-Maßnahmen, braucht Zeit. Zu denken, es ist mit einer Betriebsvereinbarung getan, ist zu wenig.
Und auch wenn manche gern schon jetzt einen fixen Plan hätten, wird jedes Unternehmen in der ersten Zeit immer wieder erproben müssen was funktioniert und wo nötigenfalls Anpassungen vorgenommen werden müssen. Hybride, ausbalancierte Arbeitsformen haben Zukunft, aber es ist wichtig, sich rechtzeitig auf den Weg zu machen.

Janina Zaminer