Tipps für Videokonferenzen – So meistern Sie Ihr Online-Meeting!

Vorteile:

• Zeit- und Ressourcenersparnis: Wer nicht persönlich zu einem Meeting fahren muss, spart einerseits (vor allem Anreise-) Zeit und auch Kosten (öffentliche Verkehrsmittel, Tank, etc.). So ganz nebenbei wird dadurch auch noch die Umwelt geschont.
• Effizienz und Flexibilität: Ein weiterer Pluspunkt für Videokonferenzen ist, dass nicht extra Räume gebucht werden müssen und die Organisation flexibler ist, da keine Anfahrtswege berücksichtigt werden müssen. Das macht das generelle Arbeiten effizienter. Alles, was notwendig ist, ist eine gute Internetverbindung.
• Standortunabhängiges Arbeiten: Ebenso ist es bei Videokonferenzen vollkommen egal, in welcher Stadt oder in welchem Land sich die Teilnehmer befinden – alle können unabhängig vom Standort gemeinsam arbeiten und sich miteinander austauschen.

Nachteile:

• Equipment: Die neusten Generationen von Notebooks und Co. verfügen zwar über eingebaute Kameras und Mikros, jedoch besteht die Möglichkeit, dass Besitzer älterer Geräte zusätzliches Equipment kaufen müssen.
• Technische Probleme / Internetprobleme: Bei langsamer Internetverbindung können vielerlei Probleme auftreten: So können Ton oder Bild kurzzeitig aussetzen oder es kommt zu einer längeren Meeting-Unterbrechung.
• Zeitverschiebung: Vor allem bei internationalen Teams können die verschiedenen Zeitzonen bei der Organisation einer Videokonferenz herausfordernd sein.

1. Technik (Kamera und Mikro) UNBEDINGT vorab testen

Die meisten Tools (z.B. Microsoft Teams) bieten hierfür die Möglichkeit eines Testanrufes.

2. Hintergrund wählen

Vor allem jetzt, wo viele ihre Arbeit im Homeoffice erledigen, kann es schnell passieren, dass im Hintergrund etwas Peinliches zu sehen ist. Aus dem Grund sollten Sie sich vorab darüber im Klaren sein, wo Sie Ihren Laptop platzieren und was im Hintergrund zu sehen ist.

3. Dresscode

Viele machen Späße darüber, aber es kommt tatsächlich vor: Alles, dass die Kamera zeigt, ist Businessmäßig gekleidet – jedoch haben viele außerhalb des Sichtfeldes ihre Pyjamahose oder gar nur Unterwäsche an. Das mag in vielen Fällen gut ausgehen, aber sobald man Aufstehen muss, kann es schnell peinlich werden.

Daher ist es empfehlenswert, auf einen durchgängigen Dresscode zu achten – und nicht nur zur Hälfte.

4. Halten Sie sich etwas zu schreiben bereit

Manchmal ergeben sich wichtige Fragen zu Themen, weswegen man den Sprecher aber nicht sofort unterbrechen will. Hier ist es ratsam, sich immer Block und Stift bereit zu halten, um die aufkommenden Fragen für das Ende des Meetings zu notieren.

5. Ablenkungen aufs Geringste reduzieren

Wenn Sie im Homeoffice an einer Videokonferenz teilnehmen und nicht alleine leben, kann es sinnvoll sein, mit allen im Haushalt lebenden Personen zu sprechen, dass es nicht zu ungewollten Störungen kommt.

6. 15min Zeitpuffer einplanen

Der Anfahrtsweg entfällt zwar, aber eine Viertelstunde vorher schon bereit zu sein, schadet nicht. Damit können Sie technische Probleme früh genug bemerken und beheben.

Verhaltensregeln: Netiquette für Videokonferenzen

• Pünktlichkeit ist auch bei Online-Meetings das A und O.
• Seien Sie freundlich und unterbrechen Sie die anderen Teilnehmer nicht.
• Hierarchien beachten – die Verhaltensregeln aus dem Büroalltag gelten auch bei Videokonferenzen.
• Blickkontakt: Selbst, wenn die Videokonferenz aus 100 Teilnehmern besteht und keiner bemerkt, wen Sie ansehen, fällt es dennoch auf, ob Ihr Blick auf den Bildschirm gerichtet ist oder im Raum herumschweift.
• Essen und Trinken sollte so gut wie möglich vermieden werden, um durch Schmatz- und Schlürfgeräusche niemanden abzulenken. Es wird aber natürlich niemand etwas sagen, wenn Sie aus Durst zu einem Glas Wasser greifen.
• Aufmerksamkeit signalisieren und Rückmeldungen geben: Je mehr Leute an einer Videokonferenz teilnehmen, desto unübersichtlicher können kurze Rückmeldungen wie „Ja“, „stimmt“, „ok“ sein. Oft reicht auch ein freundliches Nicken oder Lächeln, um dem Gegenüber zu signalisieren, dass man zustimmt. Das zeigt zudem, dass man weiterhin aufmerksam zuhört. Wenn Sie etwas sagen möchten, kann auch ein kurzes Handsignal ausreichen, um auf sich aufmerksam zu machen. Das stört auch den Redefluss der anderen nicht.

Janina Zaminer