So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!

Die Wirtschaftswelt ändert sich so schnell wie nie zuvor. Und die Digitalisierung eines Unternehmens ist kein alleinstehendes „Projekt“, für das man einen Mitarbeiter aus der IT kurzer Hand als Verantwortlichen beauftragen kann. Vielmehr ist die Digitalisierungsstrategie eine Managementaufgabe, die in die bestehende Unternehmensstrategie eingegliedert werden muss.

Bei konkreter Vorgehensweise stößt die Digitalisierung an die Prozesse des Unternehmens an. Veränderungen können einzelne Bereiche aber auch sämtliche Geschäftsprozesse beeinflussen.

Die Digitale Transformation untergliedert sich zunächst in zwei Dimensionen. Einerseits handelt es sich um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, andererseits geht es um die Digitalisierung von kompletten Geschäftsmodellen.

Zu ersteren zählen Maßnahmen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit, um eine höhere Effizienz oder Produktivität zu erzielen, bzw. die eigenen Kosten zu senken.

Bei der Digitalisierung von Geschäftsmodellen geht es um die Anpassung bestehender und um die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen.

Die Digitale Transformation ist also kein Prozess mit einem eindeutigen Endpunkt. Vielmehr muss ein Unternehmen schnell auf neue Technologien und eine sich stetig wandelnde Umgebung reagieren können, um auch zukünftig zu den Gewinnern zu zählen.

Die positiven Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse

Automatisierte Prozesse, verbesserte Kommunikation zwischen allen Beteiligten an einem Prozess, erhöhte Transparenz im Informationsfluss, schnellere Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen, etc. Die Liste an Vorteilen, die durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erzielt werden können, ist lang und hält für sämtliche Unternehmensprozesse positive Effekte bereit.

Was soll erreicht werden

Der Erfolg der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens steht und fällt mit der Analyse der bestehenden Prozesse und den Zielen, die durch den digitalen Wandel gesetzt wurden. Softwaregestützte Prozesse sind nur so effizient, wie sie auf die bestehenden Unternehmensabläufe abgestimmt sind.

Als Unternehmer sollten Sie sich im Klaren sein, was Sie erreichen, optimieren und beschleunigen möchten.

Einbeziehen der Mitarbeiter

Viele sehen die Zukunft der Arbeit durch die Digitalisierung bedroht. Solche Gedanken führen nicht unbedingt dazu, dass Mitarbeiter bei der Einführung von Digitalisierungsprojekten vor Freude hüpfen.

Viele haben Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Digitalisierung ist also keine Herausforderung der IT, sondern zuallererst eine soziale. Das bedeutet, dass Unternehmer ihre Mitarbeiter für den digitalen Wandel begeistern müssen. Es liegt an den Führungskräften, die guten Seiten der Digitalisierung für ihre Zukunft aufzuzeigen. Diese könnten sein, dass sie wertvollere Tätigkeiten ausführen, die Kreativität und Eigenverantwortung erfordern, statt tagtäglich administrative Aufgaben abzuarbeiten.

Reduzieren Sie die Komplexität von Digitalisierungsprojekten

Wenn man sich zu hohe Ziele setzt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt scheitert – so ist es auch bei Digitalisierungsprojekten. Deshalb erfordert die Einführung von neuen digitalen Prozesslösungen eine ganzheitliche Betrachtung. Zusätzlich bringt die digitale Transformation eine gewisse Unsicherheit mit sich, da nicht hundertprozentig vorhersehbar ist, wie sich neue Trends und Technologien entwickeln und etablieren werden.

Deshalb ist es sinnvoller, Schritt für Schritt vorzugehen. Das führt zum einen dazu, dass man Ziele viel besser verstehen und kommunizieren kann. Es führt aber auch dazu, dass man Ziele viel schneller erproben und gegebenenfalls korrigieren kann.

An Schnittstellen bei der Digitalisierung denken

Alle Unternehmensprozesse im Unternehmen sind nun digitalisiert. Jetzt stellt sich die Frage, ob diese miteinander kooperieren.

Ein wichtiger Tipp: Es reicht nicht nur zu digitalisieren, Unternehmen müssen die Systeme auch miteinander vernetzen, eine einheitliche IT-Architektur schaffen und Prozesse so bereitstellen, wie der Kunde sie braucht. Kurz gesagt: Es geht darum, Plattformen aufzubauen, die eine hohe Integrationsfähigkeit vorweisen. Dazu muss sowohl die IT-Abteilung als auch die strategische Abteilung eines Unternehmens miteinbezogen werden.

Setzen Sie auf Kooperationen zwischen den Abteilungen sowie einheitliche Strukturen, statt auf Insellösungen.

Nicht alles selber machen

Viele wollen alles wissen, alles können und alles selber machen. Jedoch wird es schwieriger diese Ansprüche zu erfüllen, wenn während einer fortschreitenden Digitalisierung immer neue Herausforderungen auf die Gesellschaft zukommen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der „Time-to-market“. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den Konkurrenten mitzuhalten, ist es wichtig, neue Lösungen und Projekte schnellstmöglich auf den Markt zu bringen. Das ist jedoch nur schwer machbar, wenn man alles selbst machen möchte, da die Planung und Umsetzung von Projekten viel mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Setzen Sie auf etablierte Technologien

Schon vor den großen Digitalisierungsplänen können eine Vielzahl an bereits etablierten Technologien dabei helfen, Geschäftsprozesse schneller, effektiver und kostengünstiger zu meistern.

Neben einer schnellen und stabilen Internetverbindung zählen hier beispielsweise auch die Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagements oder auch digitale Terminservices dazu. Hier lassen sich eine Menge an Zeit und Papier einsparen. Setzt man gleichzeitig auf die Cloud, ist man – technisch gesehen – immer auf dem neuesten Stand.

Kooperationen für Digitalisierung

Ein weiterer Tipp ist, Kooperationen mit anderen Unternehmen und insbesondere auch Gründern einzugehen. Denn gerade Jungunternehmer entwickeln permanent neue Technologien und Lösungen in den unterschiedlichsten Bereichen.

Nutzen Sie also das vorhandene Potenzial, um gegenseitig von gemeinsamen Ideen- und Technologietransfer und den dazugehörigen Synergien zu profitieren.

Alles in allem ist Kommunikation der erste Garant für eine erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen. Es ist wichtig in einem regelmäßigen Kommunikationsaustausch mit Projektmitarbeitern und anderen Verantwortlichen zu stehen.

Ebenso ist es wichtig, nicht nur die Ziele des Unternehmens zu kommunizieren, sondern den Mitarbeitern zu erklären, welche konkreten Vorteile sich durch den digitalen Wandel ergeben. Jedoch hört die Kommunikation nicht beim Menschen auf: Auch die Systeme sollen miteinander „kommunizieren“, indem sie intelligent vernetzt und integriert werden.

Digitalisierung bietet natürlich immer auch gewisse Risiken. Aber sie bietet so viel mehr Chancen. Es lohnt sich den Schritt zu gehen.

Janina Zaminer