Homeoffice sicher umsetzen

Sollten sich Aufgaben für das Homeoffice eignen, sollte man es den Mitarbeitern überlassen, ob diese das Angebot nutzen möchten oder nicht – sofern es möglich ist. Es eignet sich nämlich nicht jeder Mitarbeiter für das Arbeiten in den heimischen vier Wänden. Die Eignung hierfür können Sie aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen eines Mitarbeiters entscheiden.
Grundsätzlich gibt es in Österreich keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice seitens des Mitarbeiters. Allerdings reicht Ihr Weisungsrecht auch nicht so weit, dass Sie einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters auf Homeoffice, mit Ausnahme wie jetzt in Zeiten des Corona-Virus, bestehen können. Normalerweise bedarf dies regelmäßig des Einvernehmens zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.

1.    Infrastruktur

Nur mit einer entsprechenden Infrastruktur kann man das Homeoffice sicher gestalten. Das fängt bei der (technischen) Ausstattung der Mitarbeiter (Tablet, Laptop usw.) an, kann aber auch die Ihnen zur Verfügung stehende Bandbreite betreffen – dazu im späteren Verlauf mehr.

2.    Prozesse

Damit Homeoffice überhaupt möglich ist, sollten die unternehmerischen Prozesse weitestgehend digitalisiert sein, da das Konzept dahinter im Grunde von digitalen Prozessen lebt. Es ist sinnlos Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, wenn diese gar nicht digital arbeiten können.

3.    Applikationen

Wichtig ist es, dass Mitarbeiter von Zuhause aus die Möglichkeit haben, auf die Applikationen des Unternehmens zuzugreifen. Sollte das nicht möglich sein, entstehen schnell Probleme, da die Mitarbeiter nach „kreativen Lösungen“ suchen, die aber nicht in ein sicheres Homeoffice gehören.

Das ist wohl der wichtigste Punkt. Ohne die richtige technische Ausstattung der Mitarbeiter hat das Thema rund ums Homeoffice auch wenig Sinn. Hierbei geht es vor allem darum, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter ihre privaten Geräte nicht benutzen dürfen bzw. müssen.
Private Geräte sollten im Prinzip kein Teil des Homeoffice sein, da diese und deren Sicherheit nur schlecht gesteuert werden können. Hingegen können Unternehmensgeräte zentral gemanagt und mit den entsprechenden Richtlinien ausgestattet werden.
Diese Möglichkeit bieten private Geräte nicht. Außerdem ist es unklar, ob sich auf privaten Geräten schädliche Software befindet. Da bringt auch die Verbindung per VPN-Tunnel nichts, sondern stellt sogar eine Gefahr für das Unternehmensnetzwerk dar.

Mitarbeiter müssen mit den im Unternehmen genutzten Applikationen auch in den heimischen vier Wänden arbeiten können. Andernfalls entsteht – wie schon erwähnt – eine Reihe an „kreativer Lösungen“, die zu Sicherheitslücken führen könnten. Es kann den Mitarbeitern sicherlich ermöglicht werden, per VPN-Tunnel auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen zu können.

Grundsätzlich gelten beim Arbeitsplatz im Home-Office die gleichen Regeln wie bei der Arbeit im Betrieb. Auch hier gilt das Arbeitszeitgesetz und Sie als Arbeitgeber müssen auch sämtlichen Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit nachkommen. Am besten eignet sich hierfür eine Online-Zeiterfassung wie beispielsweise die Zeiterfassungslösung von TimeTac.

Kurz und knapp: Als Unternehmen muss man immer die Kontrolle über die hauseigenen Daten behalten. Wenn Daten das Unternehmen verlassen, wurde die Kontrolle über genau diese in der Regel unwiederbringlich verloren. Es gilt also dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter nicht nach Lösungen suchen müssen, um an die Daten zu kommen, die sie für das Homeoffice benötigen. Das funktioniert am besten, wenn alle Prozesse digitalisiert sind.

Die genannten Punkte sind wichtig – wenn nicht sogar unumgänglich –, wenn man ein sicheres Homeoffice ermöglichen will. Wenn Sie all jene Punkte umgesetzt haben, sind die häufigsten bzw. größtmöglichen Sicherheitslücken im Bereich Homeoffice geschlossen. So können Sie nicht nur Homeoffice anbieten, sondern wirklich sicheres Arbeiten im heimischen Büro ermöglichen.

Janina Zaminer