„Electronic Data Interchange“ – Papierloser Datenaustausch zwischen Unternehmen

Die Anfänge von Electronic Data Interchange (EDI) reichen tatsächlich bis in die 60er Jahre zurück. Damals tauschten Unternehmen ihre Daten über Telefon- und Telex-Leitungen aus. Hierbei hat es sich meist um Belege (Rechnungen, Bestellungen, etc.), aber auch um technische Daten und Lieferabrufe gehandelt. Zurück in die Gegenwart ist EDI weitaus mehr als nur ein elektronischer Belegaustausch zwischen den ERP-System von Geschäftspartnern: Dank modernen Electronic Data Interchange-Systemen ist es Unternehmen möglich, neben der ERP-Beleg-Kommunikation auch viele Nachrichten und Informationen zu übertragen.

EDI steht für „elektronischer Datenaustausch“. Gemeint ist hier der elektronische Austausch von strukturierten Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen bzw. den unterschiedlichen ERP-Systemen der Geschäftspartner. Auf diese Weise können klassische Kommunikationswege auf Papierbasis ersetzt werden. Dabei ist EDI keine bestimmte Technologie, sondern bezeichnet ein Zusammenspiel verschiedener elektronischer Prozesse, Geschäftsdokumentenstandards und Austauschprotokolle.

Das zentrale Ziel von EDI ist die automatisierte Kommunikation – ohne Eingreifen eines Menschen. Informationen werden in Form von geschäftlichen Dokumenten direkt zwischen zwei ERP-Systemen ausgetauscht. Das geschieht papierlos und vor allem schnell. Diese nahtlose und medienbruchfreie Kommunikation ermöglicht eine hohe Prozessautomatisierung. Unter Medienbruchfrei versteht man, dass kein Wechsel des informationstragenden Mediums während des Austausches von Nöten ist (wie etwa das manuelle Abtippen einer Papierrechnung). Daten werden also direkt von System zu System übertragen, ohne dass ein manuelles Eingreifen notwendig ist – sprich: ohne „Medienbruch“.

Je nach Anwendungsfall können folgende Informationen durch EDI zwischen Systemen ausgetauscht werden: Lieferscheine und Rechnungen, elektronische Bestellungen, Stammdaten aber auch branchenspezifische Daten wie Lieferabrufe, Personaldaten, Überweisungen, Zeitlisten und etliches mehr.

Elektronischer Datenaustausch nimmt heutzutage einen immer relevanteren Stellenwert ein. Egal ob primäre oder sekundäre Wertaktivitäten: Die Einsatzmöglichkeiten von EDI sind vielfältig, weshalb er unersetzbar ist.

Primäre Wertaktivitäten umfassen …

• Die Beschaffungslogistik
• Den Verkauf der Produkte
• Das Marketing
• Den Kundendienst

Sekundäre Wertaktivitäten umfassen unter anderem …

• Das Personalwesen
• Die Unternehmensinfrastruktur
• Die Forschung und Entwicklung

Jede der aufgezählten Tätigkeiten erfordert eine zwischenbetriebliche Kommunikation. Anders formuliert: Sowohl im operativen täglichen Geschäft als auch in den Bereichen Kontrolle, Planung und Entscheidung ist das Einsetzen von EDI absolut sinnvoll. Erst der Einsatz von EDI macht automatisierte Supply-Chains möglich. In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an Supply-Chains stark angestiegen. Der manuelle und unstrukturierte Informationsaustausch kann mit der Strukturiertheit, Schnelligkeit und Komplexität der automatisierten Supply-Chains nicht standhalten.

Durch EDI ist es möglich, jegliche Kommunikationswege und die Auftragsabwicklung effizienter zu gestalten.

Je nach Anwendungsfall werden diverse Arten von Dokumente mittels EDI zwischen den Systemen automatisch ausgetauscht.

Kosteneinsparung

• Wegfall manueller Arbeitsschritte / Datenerfassung
• Vermeidung von Papier bei Druck und Postversand
• Investitionssicherheit durch die Verwendung standardisierter Technologien
• Automatisierung von Prozessen

Effizienzsteigerung

• Keine Medienbrüche
• Nachvollziehbarkeit bzw. Überwachung aller Transaktionen
• Übermittlung von Informationen in Echtzeit = schnellere Bearbeitung
• Höhere Genauigkeit = keine Fehler durch manuelle Dateneingabe
• Verbesserte Datenqualität
• Reduzierung von Nacherfassungen, Nachfragen und Missverständnissen
• Optimierung der Zusammenarbeit mit Lieferanten

Generelle Optimierung von Unternehmensabläufen

• Verbesserte Zusammenarbeit aller Geschäftspartner
• Hohe Informationsqualität, die eine bessere Produktionsplanung, schnellere Reaktionszeiten, Optimierung von Lagerbeständen und viele weitere Verbesserungen ermöglicht
• Verbessertes Cash-Flow-Management

EDITEL ist ein führender internationaler Anbieter für EDI Lösungen. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Optimierung von Supply Chain Prozessen verschiedenster Unternehmen und Branchen.

Neben dem Headquarter in Österreich verfügt EDITEL über Niederlassungen in der Slowakei, der Tschechischen Republik, Ungarn, Polen und Kroatien.

Umfassende EDI Lösungen für jeden Bedarf

EDITEL bietet ein umfassendes Serviceportfolio, startend von EDI-Kommunikation bis hin zu EDI-Integration, Web-EDI für KMU, e-Invoice-Lösungen, Digitale Archivierung und Business Monitoring.

Das Beste? Die Business Software GmbH bietet eine EDITEL Schnittstelle! Hierdurch können Sie Ihr Unternehmen effizienter gestalten, am richtigen Ende sparen und die Digitalisierung mit offenen Armen begrüßen. Ein Beispiel: Die Fellhof Vetriebs GmbH – dank EDI werden 10-13 Stunden Arbeitszeit pro Woche eingespart.

Janina Zaminer