Digitalisierung mit Dokumentenmanagement im Metallbau
Wo Funken sprühen, sich Schweißmasken über Werkstücke beugen und es nach Metalloxiden riecht, ist die Digitalisierung schon präsent. Immer mehr Geräte, Abläufe und Dokumente im Metallbau werden digital. Ein Handwerksbetrieb – egal wie groß – sollte dieser Entwicklung aber nicht hinterherjagen und die kleinstmögliche Lösung suchen. Eine konsequente Digitalisierung des Betriebs spart Arbeitszeit, schafft Überblick und kann neue Kundengruppen erschließen.
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Standardsoftware wie Microsoft Word und Excel mögen zwar vertraute Alleskönner sein. Spezielle Software fürs Handwerk erspart dem Anwender jedoch viel Aufwand. Denn sie kann typische Abläufe schnell abbilden, kennt die gängigen Dokumentationsformate der Branche und ist um Buchhaltung und Dokumentenmanagement erweiterbar.
Ein E-Rechnungs-Modul beispielsweise vereinfacht Ihr Rechnungswesen. Die Rechnung wird als PDF im ZUGFeRD-, xRechnung- bzw. E-Rechnungsformat an den österreichischen Bund erstellt. Der Inhalt der Rechnung kann danach von der Software des Österreichischen Bundes und vielen anderen Unternehmen fehlerfrei ausgelesen und ins Rechnungswesen übernommen werden. Manuelles Erfassen von Rechnungen entfällt dadurch.
Ein weiteres Beispiel ist das digitale Dokumentenmanagement. Es ermöglicht, Unterlagen in Sekunden zu finden. Ob Bauzeichnung, Auftrag oder Vorschrift: Werden eigene und externe Dokumente konsequent digitalisiert, sind in jedem Teil der Werkshalle und auf jeder Baustelle der Welt spontan benötigte Dokumente per Tablet oder Laptop verfügbar.
Das Gleiche gilt für den Zugriff auf Kundenkontakte sowie Gesprächs- und Auftragshistorie. Durch Schnittstellen zu Customer-Relation-Management (CRM)-Systemen kann jeder Kunde umfassend und individuell betreut werden.
Mobile Lösungen helfen dabei, bequem vom Büro oder aus dem Homeoffice, die Zeiteinteilung vorzunehmen und den Monteuren alle notwendigen Informationen zukommen zu lassen. Aufträge können mobil, direkt vor Ort, erfasst werden und die Arbeitszeiten werden über das Mobilgerät eingegeben. Dafür gibt es passende Handwerkersoftware, die auch für die Metallbaubranche anwendbar ist.
Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, fasst das so zusammen: „Handwerksbetriebe, die konsequent digitale Technologien einsetzen, gewinnen Zeit für ihre eigentliche Aufgabe: das Handwerk.“
Anforderungen an das Unternehmen
Gesetze, Vorschriften und Normen ändern sich immer öfter. Branchensoftware fürs Handwerk zieht hier automatisch mit und unterstützt Unternehmen aus der Metallbaubranche dabei, Ressourcen für die eigentliche Arbeit vorzuhalten. Während die Abgabenordnung vorgibt, wie lange Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder der Schriftverkehr mit den Kunden aufzubewahren ist, legt die DSGVO fest, wann Personendaten zu vernichten sind.
Hier zeigt ein Dokumentenmanagement seine Stärken: Es sorgt für revisionssichere Archivierung und erleichtert die pünktliche und konforme Löschung. Außerdem kann es den Zugriff auf sensible Daten regeln. Denn nicht jeder im Betrieb muss und darf alles einsehen können.
Betriebe können ihre Datensicherheit und Systemverfügbarkeit auch dadurch steigern, dass sie Cloud-Angebote nutzen, bei denen ein Dienstleister für die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten verantwortlich ist.
Digitale Zusammenarbeit
Die Bieterverfahren für große Aufträge laufen heute schon rein elektronisch ab. Auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Gewerken werden in komplexen Projekten immer mehr Daten digital ausgetauscht – aus Zeitgründen und um Übermittlungsfehler zu minimieren. Digitale Betriebe genießen daher den Nutzen der optimierten Prozesse und haben gute Voraussetzungen bei der Vergabe der lukrativen Großaufträge. Ausschreibungen des Österreichischen Bundes erfordern zumeist eine digitale Rechnungslegung. Betriebe ohne E-Rechnungsmodul sind damit bereits anfangs raus.
Kunden erwarten, dass Wartung, Reparaturen und Reklamationen zügig und transparent ablaufen. Ein Ticket-Management-System ermöglicht, dass Aufgaben lückenlos erfasst, dokumentiert und bearbeitet werden. Damit steigen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Moderne CRM oder Servicelösungen bieten genau das und sind ans Rechnungswesen gekoppelt.
Neue Möglichkeiten
Die Vernetzung und Anbindung von Produktionsmaschinen ans ERP ermöglicht nicht nur die zentrale Steuerung. ERP-Systeme erhalten damit viele Daten über Produktionsverlauf, Materialstand und Wartungsnotwendigkeit. So erhöhen sich Überblick und Kontrolle, während weniger Leerlauf, weniger Zettelwirtschaft und weniger manuelle Erfassungsarbeit anfallen.
Darüber hinaus ergänzen Roboter sowie 3-D-Drucker die Produktion, und Visualisierungssoftware hilft Konstrukteuren und Kunden, sich bei komplexen Projekten schneller auf die konkrete Lösung zu einigen.
Betriebe aus der Metallbranche, die die neuen, digitalen Möglichkeiten nutzen, machen sich wettbewerbsfähiger und zukunftssicherer.
Sabine Preusser, überarbeitet von Janina Zaminer
