Buchhaltung – Was ist wichtig am Jahresende?

Das Thema Buchhaltung hört sich zunächst erst mal nach Schwarz und Weiß, nach Klarheit und Eindeutigkeit an. Doch auch hier gibt es Graustufen und Entscheidungsspielräume. Werden etwa hohe Aufwendungen geltend gemacht, senkt dies die Steuerlast. Auf der anderen Seite steht die „Banken-Optik“. Schließlich gilt: Je höher die ausgewiesenen Gewinne, desto großzügiger werden Kreditleistungen eingeräumt – und zwar beim Einwerben direkter Unternehmensbeteiligungen und Unternehmensanleihen ebenso wie beim Akquirieren von Risiko-Kapital (Venture Capital). Manchmal hängen sogar Kooperationen mit interessanten Partnerfirmen von den eigenen Gewinnzahlen ab.

Gestaltungsspielräume nutzen

Was ist wichtiger: Die Steuerlast zu senken oder starke Gewinne nach außen zu kommunizieren?

Diese Frage spielt auch in die Bilanzpolitik hinein. Dabei geht es einerseits um eine kostenbetonende Rechnungslegung, bei der sich die Ertrags- und Vermögenslage im Jahresabschluss eher niedriger darstellt. Andererseits weist die gewinnforcierende Bilanzierung eine stärker expansive Tendenz auf. Egal, wie die Entscheidung ausfällt – sie sollte selbstverständlich nicht ad hoc vor einem aktuell anstehenden Jahresabschluss getroffen werden. Vielmehr steht hierbei die längerfristige strategische Unternehmensausrichtung zur Diskussion, die jeweils in künftige Jahresabschlüsse einfließt.

In den ersten neun Monaten des Geschäftsjahres müssen Rechnungslegungspflichtige Unternehmen für das vergangene Geschäftsjahr einen Jahresabschluss erstellen.

„Kapitalgesellschaften (Gesellschaften mit beschränkter Haftung – GmbH, Aktiengesellschaften – AG, Societas Europaea – SE), verdeckte Kapitalgesellschaften (GmbH & Co KG) und Privatstiftungen müssen in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr den um den Anhang erweiterten Jahresabschluss, einen Lagebericht sowie gegebenenfalls einen Corporate Governance-Bericht (z.B. große Aktiengesellschaften) und einen Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen (z.B. große Gesellschaften, die in der mineralgewinnenden Industrie oder auf dem Gebiet des Holzeinschlags in Primärwäldern tätig sind) erstellen und den Mitgliedern des Aufsichtsrats vorlegen, soweit ein solcher besteht,“ so das Unternehmerservice Portal.

Weitere Informationen rund ums Thema „Bilanzveröffentlichung im Firmenbuch“ finden Sie auf USP.gv.at.

Rechnungslegungsrechtliche Sondervorschriften liegen etwa für Genossenschaften, Sparkassen, Versicherungsgesellschaften, Vereine, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, EWIV etc. vor.

Innerhalb von zwei Monaten hat der Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft die Rechnungsunterlagen nach Vorlage zu prüfen, sich gegenüber dem Vorstand darüber zu erklären und an die Hauptversammlung einen Bericht zu erstatten. „Billigt der Aufsichtsrat den Jahresabschluss, so ist dieser festgestellt, wenn sich nicht Vorstand und Aufsichtsrat für eine Feststellung durch die Hauptversammlung entscheiden,“ so USP.gv.at. Im Falle einer GmbH muss die Generalversammlung den Jahresbericht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres prüfen und feststellen.

(Verdeckte) Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss und den Lagerbericht durch eine/n Abschlussprüfer/in prüfen lassen. Sofern sie nicht von Gesetzeswegen einen Aufsichtsrat haben müssen, sind kleine GmbHs von dieser Pflicht ausgenommen.

Der/die zuständige Abschlussprüfer/in muss im nächsten Schritt über die erfolgte Prüfung einen Prüfungsbericht erstellen. Dieser Bericht muss dann den gesetzlichen Vertretern sowie, falls ein solcher besteht, den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorgelegt werden. Das Ergebnis dieser Prüfung muss dann in einem Bestätigungsvermerk zum Jahresabschluss zusammengefasst werden, der zwingend bestimmte Punkte umfassen muss.

„Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag den Jahresabschluss inklusive Anhang und Lagebericht sowie gegebenenfalls den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht einzureichen – es besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung (Ausnahme: Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 70.000 Euro),“ so Unternehmensservice Portal.

Große Aktiengesellschaften sind dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk im Amtsblatt zur Wiener Zeitung zu veröffentlichen.

Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Er muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und klar und übersichtlich aufgestellt sein. Es ist wichtig, dass der Jahresabschluss ein möglichst getreues Bild der Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens vermittelt. Sollte dies aus besonderen Umständen jedoch nicht gelingen, ist es notwendig, die erforderlichen Angaben im Anhang beizulegen.

Soweit gesetzlich nichts Anderes bestimmt ist, muss der Jahresabschluss sämtliche Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten, Verbindlichkeiten, Aufwendungen und Erträge enthalten.

Auf der Aktivseite der Bilanz muss das Anlage- und das Umlaufvermögen, auf der Passivseite die Rückstellungen, die Verbindlichkeiten, das Eigenkapital sowie die Rechnungsabgrenzungsposten gesondert und ausgewiesen und aufgegliedert werden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung beinhaltet eine Aufgliederung der Erträge und Aufwendungen; der Jahresfehlbetrag oder Jahresüberschuss sowie der Bilanzverlust oder –gewinn sind gesondert auszuweisen.

Der/Die Unternehmer/Unternehmerin muss den Jahresabschluss unter Beisetzung des Datums unterzeichnen. Sollten mehrere unbeschränkt haftende Gesellschafter/Gesellschafterinnen vorhanden sein, müssen alle unterzeichnen.

„Im Anhang zum Jahresbericht müssen die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die darauf angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden so erläutert werden, dass ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermittelt wird. Kleine Gesellschaften müssen nur die im Unternehmensgesetzbuch geforderten Anhangangaben machen, soweit auf sie keine Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmerinnen/Unternehmer bestimmter Rechtsformen anwendbar sind, die auf europäischen Rechtsakten beruhen,“ so das Unternehmensservice Portal.

Im Lagebericht müssen folgende Informationen vorhanden sein: Der Geschäftsverlauf (einschließlich des Geschäftsergebnisses) und die Lage des Unternehmens, um ein möglichst getreues Bild über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln. Auch müssen die wesentlichen Ungewissheiten und Risiken, die sich das Unternehmen stellt, beschrieben werden.

„Unternehmerinnen/Unternehmer müssen ihre Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihnen zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre ab Erstellung geordnet aufbewahren,“ so usp.gv.at.

Darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, wie sie für ein anhängiges behördliches oder gerichtliches Verfahren, in welchem der Unternehmer/die Unternehmerin Parteistellung hat, von Bedeutung sind.

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Janina Zaminer