Das Fahrtenbuch umfasst alle Fahrten, die aus Anlass einer Dienstreise mit dem eigenen Kraftfahrzeug zurückgelegt werden. Es dient nicht nur als Nachweis für Fahrkostenansprüche an die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber, sondern auch als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung. In dem Fahrtenbuch werden stets der Abfahrtsort, das Datum, der Name des Fahrers, der Tachostand zu Beginn und zum Ende der Fahrt und der Grund der Fahrt notiert

In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass das Fahrtenbuch regelmäßig und sorgfältig geführt wird, andernfalls könnten Aufzeichnungen im Rahmen von Kontrollen schnell unglaubwürdig wirken.

Für die Schiff- und Luftfahrt wird das Logbuch, für Seefahrer das Seefahrtbuch und für Piloten das Flugbuch genutzt.

Nachvollziehbarkeit, Zeitnähe und Ehrlichkeit sind die zentralen Faktoren beim Führen eines Fahrtenbuchs. Zudem sollte das Fahrtenbuch änderungssicher geführt werden. Nur auf diese Weise können Manipulationen ausgeschlossen werden. Generell können zwar Änderungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden, diese sollten jedoch stets übersichtlich und nachvollziehbar im Buch erklärt werden. Je genauer die Aufzeichnungen sind, umso glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch.