3 vermeintliche Nachteile von Cloud-ERP-Software

ERP kommt aus dem englischen und ist die Abkürzung für „Enterprise-Ressource-Planning“. Dieser beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich für die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse einzusetzen.

Dabei umfassen diese Ressourcen nicht nur Materialien, Rohstoffen und Werkzeuge, sondern auch finanzielle Mittel, Arbeitskräfte oder auch weitere Betriebsmittel wie Maschinen oder den Fuhrpark.

Prozesse verwalten, steuern und überwachen

All diese Ressourcen müssen so eingesetzt werden, dass die Geschäftsprozesse, die zum Betriebsergebnis beitragen, so effizient wie nur möglich ablaufen können. Da moderne Unternehmen unzählige dieser Geschäftsprozesse etabliert haben, ist es ohne smarte Unterstützung schier unmöglich den Ablauf dieser ganzheitlich zu kontrollieren, zu steuern und zu organisieren.

Alle Daten an einem Ort

Dafür bedarf es ERP-Software-Lösungen, die bei der Steuerung der Prozesse helfen. Diese Lösungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank ab und führen diese zusammen.

So entstehen schlankere Abläufe, die sich an einigen Stellen zudem gänzlich automatisieren lassen.

Abteilungsgrenzen werden überwunden

So werden die verschiedensten Abteilungen miteinander verbunden, es entstehen neue Prozesse, die ohne entsprechende Softwareunterstützung nicht möglich wären.

Da alle Akteure eines Unternehmens mit demselben System und damit verbunden mit den gleichen Daten arbeiten, werden Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt.

Eine ERP-Software ist meist aus mehreren verschiedenen Modulen aufgebaut, die einen bestimmten Bereich eines Unternehmens abdecken. Innerhalb dieser Module sind zahlreiche Funktionen, die spezifische Aufgaben übernehmen.

Durch die Verbindung der Module entstehen neue Prozesse und Automationen auf allen Ebenen des Unternehmens.

Die gängigsten Module sind zu Weilen:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Mobile Apps
• eCommerce
• Enterprise Content Management

Darüber hinaus finden sich noch viele andere Module, etwa zur Abdeckung der Produktion oder auch der Logistik. Grundsätzlich sollte ein ERP-System alle Bereiche eines Unternehmens erfassen können, um bestmöglich optimieren zu können.

Aus diesem Grund finden sich am Markt viele verschiedene ERP-Lösungen, die speziell auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind.

Beim Cloud-Computing wird eine Software – in diesem Fall die ERP-Software – von einem externen Dienstleister auf seinen Servern zur Verfügung gestellt. Unternehmen mieten ihre Bedarfs-Lizenzen bei dem Anbieter und können die ERP-Software über einen Web-Zugang nutzen.

Zur Software bucht man auch noch die Speicher- und Rechenleistung beim Anbieter. Das hat den Vorteil, dass der Anwender weder für die Wartung noch für die Installation der Software zuständig ist, ebenso müssen keine eigenen Server angeschafft und genutzt werden.

Bei dem On-Premise-Modell erwirbt man die ERP-Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern. Dieses Vorgehen ist aufwendig, was mit einer Cloud-Lösung umgangen werden kann.

Trotzdem haben viele Unternehmen Vorbehalte gegenüber diesem Modell.

1. Die Kosten

Verbunden mit den Kosten assoziieren viele Unternehmer hohe Investitionen mit ERP-Software. Und das stimmt: Die Kosten eines ERP-Systems können mitunter hoch sein.

Jedoch darf nicht vergessen werden, dass eine ERP-Software langfristig zum Ziel hat, dem Unternehmen Ressourcen und damit bares Geld einzusparen.

Gute ERP-Software hat ihren Preis

Gerade bei der Einführung eines ERP-Projekts stehen hohe Investitionen an, die nicht von der Hand zu weisen sind.

Entscheidet man sich jedoch für eine ERP-Software in der Cloud, umgeht man den hohen Anfangsinvestitionen und verteilt die Kosten auf den Nutzungszeitraum.

Nur zahlen, was wirklich benötigt wird!

Zudem wird für eine ERP-Software in der Cloud nur für Lizenzen und Funktionen gezahlt, die das Unternehmen wirklich benötigt. Dank flexibler Bezahlmodelle hat man hier die volle Kontrolle über die eigenen Ausgaben und kann diese besser steuern.

Budget im Vorfeld festlegen

Es ist ratsam im Vorfeld einen Budgetrahmen für das ERP-Projekt festzulegen und dabei auch die laufenden Kosten zu berücksichtigen. Mit einer guten Planung wird man am Ende nicht von den Kosten erschlagen.

2. Die Abhängigkeit vom Anbieter

Unternehmen machen sich nicht nur Gedanken um die anfallenden Kosten einer ERP-Software, sondern auch um die Abhängigkeit zum jeweiligen Dienstleister bzw. Betreiber der Cloud und der dazugehörigen ERP-Software.

Man begibt sich tatsächlich in ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis zum jeweiligen Anbieter, jedoch gilt das für jede andere externe Dienstleistung auch.

Abhängigkeit nicht unbedingt negativ

Was Unternehmen zusätzlich abschreckt, ist die Abhängigkeit vom ERP-System. Immerhin ist dieses – einmal in Betrieb genommen – nicht ohne weiteres durch ein anderes zu ersetzen.

Entscheidet man sich für ein ERP aus der Cloud, hat das den Vorteil, dass man diesbezüglich deutlich flexibler ist.

Flexibilität in der Cloud oft höher

Oft liegen Lizenzverträge zu Grunde, die Kündigungen in kurzen Zeiträumen vorsehen.

Passt die gewählte ERP-Software nicht mehr zum Unternehmen oder möchte den Anbieter wechseln, ist dies einfacher möglich, als bei einem lokal implementierten ERP-System.

Gewöhnung der Mitarbeiter macht abhängig

Die Gewöhnung der Mitarbeiter auf ein bestimmtes ERP-System kann den Wechsel auf ein anderes System deutlich erschweren.

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen im Vorfeld genauestens überlegen, mit welchem Softwarepartner sie das ERP-Projekt umsetzen möchten.

Daten – ein wichtiges Thema

Ein weiterer Punkt bei der Abhängigkeit zum Anbieter betrifft die Speicherung der Daten auf fremden Servern, zumindest dann, wenn eine ERP-Software aus der Cloud bezogen wird. Nach wie vor sehen viele Unternehmen diesen Aspekt kritisch, da in einem ERP-System auch sensible Daten gelagert werden.

Angriffe auf Server sind keine Horrorgeschichten, sondern real

Die Angst vor Angriffen auf Rechenzentren von großen Cloud-Anbietern ist (teilweise) berechtigt, wenngleich die Schutzmaßnahmen dieser, in keinem Verhältnis zu jenen stehen, die ein Unternehmen für seine eigenen Server ergreifen muss.

Betreiber einer Cloud haben viel mehr Möglichkeiten und eine deutlich bessere Infrastruktur zum Schutz ihrer Server.

Schutz wird laufend optimiert

Zudem sorgen neue Technologien und regelmäßige Backups dafür, dass man vor gravierenden Datenverlusten viel besser geschützt ist.

Ebenso nimmt der physische Schutz der Server Ausmaße an, die in einem einzelnen Unternehmen so nicht umsetzbar oder zumindest nur in abgeschwächter Form realisierbar sind.

3. ERP-Projekte können scheitern

Immer mal wieder kommt es vor, dass man von ERP-Projekten hört, die zur Gänze gescheitert sind und das betreffende Unternehmen massiv geschadet hat.

Beispielsweise haben die hohen Investitionen nicht zum gewünschten Erfolg beigetragen oder die Umstellung auf das neue System hat den Produktionsablauf nachhaltig gestört.

Gründe für das Scheitern oft hausgemacht

Schlechte Vorbereitung, Explosion der Kosten, schlechte (oder gar keine) Kommunikation zum Anbieter, zu kurze Projektlaufzeiten… Es beginnt jedoch alles bei der Vorbereitung auf die neue ERP-Software.

Bereits vor der Suche muss sich das Unternehmen einige Fragen stellen, die über den Erfolg oder Misserfolg des ERP-Projekts entscheiden können. Eine dieser Frage ist, ob ein ERP-System aus der Cloud in Frage kommt oder nicht.

Den passenden Partner finden

Es ist ratsam einen erfahrenden Anbieter zu finden, der zum Unternehmen passt. Ebenso sollte man von Anfang an die Mitarbeiter miteinbeziehen. Es ist keine Seltenheit, dass ERP-Projekte daran scheitern, dass Mitarbeiter die Software nicht auszureichend verstehen und diese als Konsequenz ablehnen.

Projektplan für Mitarbeiter und Anbieter

Es ist also wichtig, einen umfassenden Projektplan zu erstellen, der sowohl dem eigenen Unternehmen, als auch dem Anbieter der ERP-Software dienlich ist.

Ebenso ist eine stetige Kommunikation das A und O während des Projektverlaufes, sodass alle Akteure immer im Bilde sind. Letztendlich bewahrt sie das Unternehmen vor Überraschungen.

Sieht man sich die Nachteile von ERP-Software an, fällt schnell auf, dass die meisten Punkte hausgemacht sind. Nur zu oft sind schlechte Vorbereitung auf das ERP-Projekt, falsche Kosteneinschätzungen oder auch unbegründete Ängste um die unternehmenseigenen Daten der Treiber für falsche Annahmen.

Vorbereitung ist das A und O

Mit einer guten Vorbereitung und dem passenden Anbieter der ERP-Software fallen die meisten Nachteile direkt weg. Schließlich stehen die Nachteile in keinem Verhältnis zu den Vorteilen, die ein ERP-System mit sich bringen kann.

Langfristig am Markt bestehen

Kosten lassen sich auf langer Sicht einsparen, Prozesse optimieren und das Betriebsergebnis steigern. Wenn man jedoch als Unternehmen auf die Einführung einer ERP-Software verzichtet, kann es passieren, dass man am Markt nicht mehr lange mithalten kann. Arbeiten die Konkurrenten effizienter, können jene Unternehmen, die ohne ERP arbeiten, in puncto Qualität und Preisbildung nicht mithalten.

Cloud besser als ihr Ruf

Nach genauerer Betrachtung sind viele Bedenken in Hinsicht der Cloud nicht lange haltbar. Vor allem was den Schutz der Daten angeht, sind die Maßnahmen der Cloudbetreiber deutlich tiefgehender und weitreichender.

Besonders kleinere Unternehmen sind mit ihren Daten in der Cloud bestens aufgehoben, da sie diese Maßnahmen oft nicht selbst umsetzen können.

Janina Zaminer