Zeitmanagement im Homeoffice

Homeoffice ist keine neue Erfindung und breitet sich rasant in der Arbeitswelt aus – vor allem durch die COVID-19-Pandemie. Die Vorteile liegen auf der Hand: Berufstätige können sich ihre eigene Zeit flexibel einteilen, auch aus der Ferne für ihr Unternehmen produktiv sein und Familie und Beruf unter einen Hut bringen.

Jedoch birgt das Homeoffice auch Nachteile: Vor allem die Ablenkungen in den eigenen vier Wänden können für Probleme im Arbeitsfluss sorgen. Ebenso kann es zu höheren Stress und Druck kommen, da man sehr diszipliniert und planerisch vorgehen muss.

Ebenso fordern die ungewohnten Freiräume in der Gestaltung der Arbeitswoche die Homeworker heraus, ihre Fähigkeiten zur Selbstorganisation weiter zu entwickeln und täglich anzuwenden. Ein gutes Zeit– und Selbstmanagement sowie eine besondere Form der Eigenmotivation sind erforderlich, um effizient und ressourcenschonend zu arbeiten.

Jeder hat einen charakteristischen Umgang mit der Zeit, der sich darin äußert, wie er seine Lebenszeit, Arbeits– und Freizeit verwendet.

Dabei ist unser jeweils persönlicher Umgang mit der Zeit von unseren eigenen Erfahrungen und der Gesellschaft bzw. Kultur, in der wir aufwachsen und leben, in hohem Maße beeinflusst.

Nach Ansicht des Organisationsberaters Beat Märchy (2001) lassen sich sechs charakteristische Typen von Menschen mit je einem spezifischen Umgang mit der Zeit unterscheiden. Dabei wird man aber auch stets Mischtypen berücksichtigen müssen.

Chaotisch, spontan Kreative

Merkmale:

• Kreativ
• Spontan
• Schnell sprechend
• Begeisterungsfähig
• Energievoll
• Manchmal unpünktlich
• Leicht vergesslich
• Manchmal überstürzend
• Teilweise unzuverlässig
• Offen für Neues
• lieben es, wenn es irgendwie ungeordnet zugeht
• sind im Allgemeinen sehr flexibel
• treffen gerne Entscheidungen

Kreativ chaotisch geprägte Persönlichkeiten können Gefahr laufen, sich zu sehr zu verzetteln und ihre Energien zu wenig zu bündeln. Wegen spontan gefällter Entscheidungen und großer Begeisterungsfähigkeit kann es zu Folgen kommen, die später bereut werden.

Das kann durch klare Zeitlimits, eine übersichtliche, jedoch einfache Planung, regelmäßige Entspannungs– und Konzentrationsphasen, sowie einer Bedenkzeit bei neuen Anfragen oder Projekten verhindert werden. Dies kann in der Freizeit gut erreicht werden oder indem man sich in eine entsprechende Funktion in der Firma entwickelt wie zum Beispiel im Verkauf oder Marketing. Um den Überblick über offene Projekte zu behalten, hilft eine kreativ gestaltete Übersichtstabelle mit Lust- und Nutzenpunkten. Bei wichtigen Aufgaben lohnt es sich mehr Zeit für Kontrollen zu investieren, um unnötige Fehler zu vermeiden.

Ordnungsliebende Perfektionisten

Merkmale:

• Sehr Korrekt
• Modebewusst
• Überpünktlich
• Perfekt
• Klar im Ausdruck
• Kurz angebunden
• Dynamisch
• Machertyp
• Zuverlässig
• Gute Detailorientierung
• Organisator
• Wollen, dass alles seinen festen Platz und Ort besitzt
• Planen meist gerne, ausgiebig und langfristig

Perfektionisten setzen sich selbst hohe Ziele mit höchsten Anforderungen und vergessen dabei teilweise, wie diese Ansprüche entstanden sind. Sie nehmen meist an, dass diese Anforderungen normal sind und haben deshalb Mühe zu verstehen, wenn andere diese nicht erfüllen.

Die Gefahr ist da, zu viel Zeit und Energie in die perfekte Ausarbeitung von Details zu investieren, während wichtige Aufgaben liegen bleiben. Man verliert sich gerne in technische oder organisatorische Kleinigkeiten. Für Perfektionisten ist sicher das Loslassen die größte Herausforderung.

Mit Hilfe von klaren Zeitlimits, die man sich für die Bewältigung einer Aufgabe selber setzt, kann dieses Ziel erreicht werden. Das konsequente Setzen von Prioritäten hilft ebenfalls, sich nicht zu sehr oder zu lange in den Details zu verstricken. Um die Übersicht über alle Aktivitäten zu behalten, hilft ein Übersichtsplan.

Fleißige, tatkräftige und Zeitdruck liebende Macher

Merkmale:

• Können Stress gut ertragen
• Belastbar
• Unruhig
• Viel in Bewegung
• Extremsportler
• Sehr leistungsfähig
• Leistungsorientiert
• Können mehrere Dinge gleichzeitig tun
• Müssen dauernd aktiv und beschäftigt sein
• Arbeiten lange und intensiv
• Vertiefen sich vollkommen in eine bestimmte Aufgabe

Dieser Zeit-Typ kann sich überschätzen und zu viel vornehmen, was dann in der Realität nicht bewältigt werden kann. Zeitdruck Liebende brauchen von Zeit zu Zeit einen Adrenalinstoß, der dadurch ausgelöst wird, dass etwas in letzter Minute möglich wurde. Das „Unmögliche“ möglich zu machen ist ein wesentlicher Antreiber.

Zeitdruck liebende Macher setzen sich gern von außen unter Druck und können sich selber damit besser wahrnehmen und erleben. Für sie ist von Bedeutung, sich den Zeitdruck zu Nutzen zu machen und die Macherqualitäten positiv auszuspielen. Das kann durch das sofortige Erledigen von Aufgaben erreicht werden.

Wichtig ist, sich selber in Bezug auf Burnout-Symptome gut zu beobachten und rechtzeitig für den nötigen Ausgleich zur Arbeit zu sorgen. Eine Planung mit genügend Pufferzeiten kann helfen, seine Fähigkeiten bei der Zeiteinschätzung zu steigern und sich nicht zu viele Aufgaben aufzuladen. Wenn die Stunden eines Tages bei weitem nicht reichen, um alle Vorhaben zu meistern führt der Weg über bewusstes Loslassen und Setzen von klaren Prioritäten.

Intellektuelle Überflieger

Merkmale:

• Vielseitig interessiert
• Lieben verschiedene Projekte
• Kreativ
• Kommunikativ
• Schnell in der Auffassung
• Sprechen und Lesen schnell
• Können bei vielen Themen mitreden
• An Diskussionen und Meinungsaustausch interessiert
• Analysieren alles blitzschnell
• Erkennen besonders leicht Lösungsansätze
• Nehmen sich für die konkrete Umsetzung von Lösungen nicht genügend Zeit
• Verlieren manchmal den Boden unter den Füssen
• Tendieren dazu, abzuheben
• Anregend und inspirierend

Für intellektuelle Überflieger ist von Bedeutung, die konzeptionellen Fähigkeiten geschickt auszuspielen. Durch eine gezielte Begrenzung der aktiven Projekte kann dieses Ziel gut erreicht werden. Neue Ideen nur zu sammeln, statt sie gleich umsetzen zu wollen hilft, sich nicht zu überlasten.

Genügend zu delegieren ist wichtig, um die Übersicht zu behalten und alle Ziele zu erreichen. Wichtig ist auch, Aufgaben und Projekte zu priorisieren und sich dafür zu entscheiden, welche Vorhaben man wirklich durchziehen möchte. Dies ist zugleich die Hauptherausforderung für Überfliegertypen. Nämlich das Landen auf dem Boden der Realität und das konsequente Umsetzen der ausgewählten Ideen und Projekte.

Hilfsbereite und bescheiden Rücksichtsvolle

Merkmale:

• Teamfähig
• Unterstützend
• Geschätzt
• Mühe andere abzuweisen
• Zu viel tun
• Mühe zu delegieren
• Zuverlässig
• Nicht egozentrisch
• Können sich zurücknehmen
• Wollen niemandem zur Last fallen
• Holen sich wenig Unterstützung von anderen
• Können sich in andere ganz gut einfühlen

Ausgeprägt Hilfsbereite tendieren dazu, zu viel selbst zu tun. Sie haben Mühe andere um Hilfe zu bitten oder Anfragen zurückzuweisen. Im schlimmsten Fall kann ihre Gutherzigkeit ausgenutzt werden. Ebenso können die eigenen Bedürfnisse und Ziele zu kurz kommen. Aus der Erwartung, dass andere einem auch helfen so wie man selbst hilfsbereit ist, können verletzende Enttäuschungen entstehen.

Hilfsbereit sein ist eine sehr wertvolle Eigenschaft und in unserer Zeit von mitwachsendem Egoismus und Genussdenken wichtig für den sozialen Zusammenhalt und die Teamarbeit. Für bescheiden, rücksichtsvoll Helfende geht es insbesondere darum, das gesunde Maß an Hilfsbereitschaft zu finden. Der Weg dazu kann über die Ergründung der eigenen inneren Motive führen. Mit bewusstem „Nein“ Sagen in begründeten Fällen kann erreicht werden, dass man sich nicht überlastet und selber zum Hilfefall wird. Insbesondere ist ein wachsames Auge gefragt, um sich nicht unfair durch andere ausnützen zu lassen. Auch das gute Wahrnehmen der eigenen Bedürfnisse und das selbstbewusste „Ja“ Sagen zu sich und seinen Aufgaben wirkt ausgleichend. Dies passiert indem man sich bewusst Zeit für sich nimmt.

Zeitlose

Merkmale:

• Achtsam
• Intuitiv
• Gefühlsbetont
• Eher langsam
• Nicht so belastbar
• Eher egozentrisch
• Kreativ
• Besinnlich
• Ruhig
• Gelassen
• (Be)ruhender Pol
• Kümmern sich wenig um die (künstliche) Zeit
• Folgen am liebsten ihrer eigenen „inneren“ Uhr
• Orientieren sich zeitlich am eigenen Biorhythmus, dem eigenen Arbeitsrhythmus oder auch einfach am Naturrhythmus

Für Zeitlose ist die große Herausforderung in unserer sehr strukturierten, arbeitsteiligen und mit kurzen Zeittakten gegliederten Welt den Anschluss zu behalten. Für Koordination und Kooperation sind zeitliche Absprachen und Termine sehr wichtig. Dem Faktor Pünktlichkeit mehr Gewicht zu geben, kann die Situation mit dem Umfeld sehr entspannen, ohne sich dadurch über Gebühr anpassen zu müssen. Durch Suche von Tätigkeiten mit hoher Zeitautonomie oder Vereinbarung entsprechender Arrangements können sich Zeitlose das optimale Umfeld schaffen, um in ihrer Aufgabe voll aufgehen zu können.

1. Definieren Sie Ihre Arbeitszeiten

Die Flexibilität, die das Homeoffice ausmacht, gibt es nur in den wenigsten Berufen. Ratsam ist es, sich an die Bürozeiten zu halten, man kann seine Arbeitszeiten aber auch an den eigenen Biorhythmus anpassen. Während die einen schon um 7 Uhr morgens zwei Stunden produktiv sind, leisten andere ihre Höchstleistungen um 2 Uhr nachts.

Wichtig ist nur, dass Sie Ihren aufgestellten Zeitplan einhalten. Legen Sie, wie im Büro, Termine fest, setzen Zeitrahmen für Aufgaben und planen Pufferzeiten für ungeplante Aufgaben.

2. „Bitte nicht stören!“

Das größte Problem im Homeoffice ist das zu Hause sein. Hier ist es wichtig, in den „Arbeitsmodus“ zu wechseln. Dazu gehört eine ganz klare Abgrenzung zu Familienleben, Freizeit, Hausarbeit etc.

Diese Grenzsetzung inkludiert Familienmitgliedern oder Mitbewohnern zu kommunizieren, dass man gerade arbeitet und nicht gestört werden will. Es ist ratsam mit dem eigenen Haushalt abzuklären, wann man seiner Beschäftigung nachgeht, damit man auch während dieser Zeit fokussiert arbeiten kann.

3. Prioritäten setzen

Nicht jede Aufgabe ist so wichtig, wie die andere. Auch im Homeoffice gibt es Deadlines und Abgabetermine, die eingehalten werden müssen. Darum kann und soll die Arbeitsliste zugleich auch eine Prioritätenliste sein. So lässt sich relativ schnell feststellen, welche Aufgaben wirklich dringend sind, und welche getrost später erledigt werden können.

Das ist insbesondere dann nützlich, wenn man sich gern von anderen Pflichten (z.B. Haushalt, Kinderbetreuung) ablenken lässt.

4. Kleider machen Leute

Sollten Sie im Büro einen Anzug oder ein Business-Kostüm tragen, sollten Sie das bei der Arbeit im Homeoffice auch. Zumindest so lange, bis sich die Prozesse klar eingeschliffen haben.

Sich so zu kleiden, wie man im Bürojob angezogen ist, hilft es sich selbst zu signalisieren, dass gerade Arbeitszeit und nicht Freizeit ist. Im Laufe der Zeit könnten Sakko und Krawatte gegen Jogginghose und T-Shirt getauscht werden.

5. Verwenden Sie Hilfsmittel

Damit sind keine Energy-Drinks gemeint, sondern Arbeitsmittel, Methoden oder Software-Programme, die den Arbeitsablauf erleichtern und helfen, den Arbeitstag besser zu strukturieren.

Eine digitale Zeiterfassung für Aufgaben beispielsweise, oder eine übersichtliche Kalender-Software mit Benachrichtigungsfunktion erleichtert das Aufgabenmanagement. Für komplexe Projekte ist ein Planungstool sinnvoll, das einen Überblick zu Fortschritt und Abhängigkeiten gibt, idealerweise inklusive der Anzeige des Kritischen Pfads, damit Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten zu lange beschäftigen.

6. Übersicht schaffen

Nur ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist ein effizienter Arbeitsplatz. Sich durch zahlreiche ungeordnete Papierberge zu wühlen kostet viel unnötige Zeit. Hilfreich hierfür ist ein Ablagesystem, in dem der gesamte Papierkram geordnet verschwindet.

Eine Ablage kann für besonders dringende Aufgaben sein, eine andere für Kundenanfragen usw. Es ist also empfehlenswert, ein bisschen Zeit in die Organisation des eigenen Schreibtisches zu investieren. Auf langer Sicht spart das eine Menge Zeit und lässt wesentlich effizientere Arbeit zu.

7. Regelmäßige Pausen einlegen

Auch Pausen gehören zum Homeoffice. Sie sind sogar notwendig, um den Kopf ein bisschen „durchzulüften“. Anders als im Büro entfallen hier aber die Gespräche mit den Kollegen oder die gemeinsame Kaffeepause.

Anstatt die Pausen Zuhause mit Internetsurfen oder Smartphone-Apps zu verbringen, sollte man lieber ganz bewusst Abstand nehmen. Das kann bedeuten: Ein kurzer Spaziergang, eine kurze Sporteinheit oder ein paar Minuten Lieblingsmusik über Kopfhörer.

Auch für das Mittagessen sollte man sich Zeit nehmen, anstatt nur schnell einen Snack neben dem PC hinunterzuschlingen.

8. Rechtzeitig Feierabend machen

„Wissen, wann Schluss ist“ – dieses Motto ist im Homeoffice enorm wichtig. Denn obwohl man Zuhause ist, ist man doch im Arbeitsmodus und neigt dazu, „noch schnell“ was zu erledigen, wenn das Office doch sowieso verfügbar ist.

Aber wie im Büro muss auch zu Hause irgendwann Feierabend und Zeit zur Regeneration sein.

Janina Zaminer