Der Blog für Unternehmer und Unternehmerwissen

Jetzt kostenlosen Beratungstermin vereinbaren >
Lesen Sie unseren Blog! >

Die Übersicht behalten – worauf es im Controlling ankommt!

Das eigene Unternehmen aktiv und vorausschauend zu steuern – zu agieren, und nicht nur auf die Anforderungen des Marktes zu reagieren – kennzeichnet eine neuzeitliche Managementphilosophie. Immer komplexer werdende Strukturen und zunehmende Dynamik der Prozesse, sowie die fortschreitende Überflutung mit Informationen veranlassen Unternehmen dazu, über die Einführung softwarebasierter Controlling-Systeme nachzudenken. Doch gerade kleine und mittelständige Unternehmen können sich lange Auswahlprozesse angesichts beschränkter Ressourcen weder zeitlich noch finanziell leisten.

(Lesedauer: 6 Minuten)

Für viele KMUs steht immer noch die Einfachheit und „beste“ Lösung für den kleinen Geldbeutel, weniger jedoch die Leistungsfähigkeit von Tools, im Vordergrund. Vermutlich erfreuen sich Anwendungen wie Microsoft Excel im Controlling immer noch an großer Beliebtheit – es ist budgetfreundlich und bedarf keine zeitaufwendige Einarbeitung.

Bei genauerer Betrachtung offenbaren sich jedoch Schwachstellen: Umständliche Datensammlung, eingeschränkte Analysefähigkeiten, Grenzen hinsichtlich Anwenderverwaltung und Workflow-Möglichkeiten, hoher Entwicklungsaufwand im Falle fehlender Funktionalitäten, aufgeblähtes Berichtswesen basierend auf Excel-Sheets, für weniger versierte Nutzer unter Umständen Bedienungshürden.

Das betriebliche Controlling hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt und ist längst nicht mehr nur „Anhängsel“ der Buchhaltung. Heutzutage steht die Vorlage von Informationen für eine effektive Unternehmenssteuerung im Vordergrund. Hierbei geht es um die Auswertung der Zahlen aus dem täglichen Geschäft und deren Nutzung für mittel- und langfristige Strategien sowie das Gegenüberstellen verschiedener Szenarien mit verschiedenen Lösungsansätzen. Eine Software für das Controlling muss also die erfassten Daten aufbereiten und viele Möglichkeiten bieten, diese aus Sicht des Managements darzustellen. Auf diese Weise hilft es, die Führung einer Organisation zu verbessern. Idealerweise hat das Controlling die gesamte Organisation im Blick, entlastet das Top-Management und versorgt Führungskräfte sowie Mitarbeitende mit maßgeschneiderten Informationen.

Ziel ist also ein sogenanntes integriertes Controlling, bei welchem einzelne Systeme miteinander vernetzt sind.  Automatische Prozesse sollen manuelle Tätigkeiten ersetzen.

Was bietet eine Controlling-Software?

Ein speziell für das Controlling entwickeltes Programm bietet umfassende Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten der Ergebnisse. Es ist nicht mehr nur das Nebenprodukt einer anderen Anwendung.

Je nach Software-Umfang wird es einem Unternehmen möglich sein, auf gewünschte Informationen jederzeit zuzugreifen – sei es auf betriebswirtschaftliche Daten der Finanzbuchhaltung oder auf die Warenflüsse der Fertigung. Optimierungspotential und auch wirtschaftliche Schwierigkeiten werden viel schneller sichtbar. Mit professionellen Visualisierungen können auch potentielle Investoren oder die finanzierende Bank von den Geschäftszahlen überzeugt werden.

Funktionen des Controllings bestimmen den Umfang der Software

Innerhalb der Unternehmenssteuerung kristallisierten sich in den letzten Jahrzehnten verschiedene Themenschwerpunkte heraus. Welche Bereiche Unternehmen davon mit Hilfe einer Software steuern und unterstützen möchten, richtet sich vor allem nach dem Umfang der Geschäftstätigkeiten.

Welche Kriterien sollten bei der Auswahl einer Software berücksichtigt werden?

On-Premise-Anwendung oder Cloud-Software

Umsatzgröße, Mitarbeiteranzahl und Informationsmenge umsatzstarker Unternehmen stellen andere Anforderungen an eine Software, als kleinere Betriebe.
On Premise Anwendungen laufen auf hauseigenen Servern – das Unternehmen muss die Hardware dafür anschaffen.

Cloud-Anwendungen hingegen sind vor allem bei kleineren und jüngeren Betrieben beliebt. Optimal sind hier die Zugriffsmöglichkeiten von allen mobilen Endgeräten, sowie von jedem Ort der Welt, der einen Internetanschluss bietet. Eine Server Hardware wird hierfür nicht benötigt.

Flexibilität und Wachstumschancen

Jedes Unternehmen ist anders – seine Philosophie, die Geschäftsinhalte sowie die Kosten- und Leistungsstruktur bestimmen die Anforderungen an das System. Daher sollte jene Software gewählt werden, die zum Unternehmen passt und auf die Bedürfnisse der Belegschaft angepasst werden kann.

Wenn vorgegebene Prozesse einfach auf neue Sachverhalte übertragen werden können, bleibt das Management in den Auswertungen flexibel und unabhängig. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen wachsen soll – neue Produkte, andere Märkte und mehr Umsatz müssen im Controlling erfasst werden. Deshalb sollte die ausgewählte Software skalierbar sein.

Funktionalität

Auch wenn die Software nicht modular aufgebaut ist, sollte sie jene Bereiche des Controllings abdecken, die benötigt werden. Ein im Vorhinein aufgestelltes Anforderungsprofil hilft bei der Wahl des richtigen Produktes. Die meisten Unternehmen legen großen Wert auf das operative Controlling, das Liquiditätsmanagement, sowie das Kostencontrolling.

Im Handel muss der Vertriebsbereich natürlich mitberücksichtigt werden, ein separates Personalcontrolling lohnt sich dagegen nur für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.

Lizenzanzahl und Mandanten- und Netzfähigkeit

Viele Softwareanbieter gestalten ihre Preismodelle in Abhängigkeit von der Anzahl der Lizenzen, die für die Mitarbeiter benötigt werden. Der Einsatz der Software in einem Netzwerk ist heute bereits selbstverständlich.

Es ist wichtig darauf zu achten, eine mandantenfähige Version auszuwählen, wenn man verschiedene eigenständige Unternehmen führt oder als Buchhalter, Controller, Steuerberater verschiedene Klienten betreut.

Möglichkeiten der Visualisierung

Controlling-Anwendungen leben von ihren Auswertungen. Die Datenanalyse bildet die Grundlage der Arbeit – die Erkenntnisse müssen sich jedoch in geeigneter Form präsentieren lassen. Mit einer Software sollte es nicht nur möglich sein, Tabellen und Übersichten zu erstellen. Kostenvergleiche oder auch Entwicklungsszenarien lassen sich mit Diagrammen oder anderen Möglichkeiten viel besser darstellen.

Preis für die Anschaffung und Folgekosten

Das Anschaffen einer Software und deren Anpassung sind preisintensiv. Gerade für On-Premise-Lösungen kommen schnell mehrere tausend Euro zusammen. Bei Software in der Cloud entfallen hohe Anfangskosten, hier zahlen Anwender in der Regel Nutzungsgebühren. Die Software geht nicht in ihr Eigentum über. Über den Produktlebenszyklus gerechnet sind die Gesamtkosten meist ähnlich.

Digitalisierung im Controlling – Wo geht die Reise hin?

Die Vorteile der Digitalisierung im Controlling

  • Effiziente Prozesse: Die manuelle Datenerfassung fällt immer mehr weg. Das schafft mehr Zeit für Analysen.
  • Ad-hoc-Analysen in Echtzeit: Das Unternehmen benötigt kurzfristig Zahlen für spezielle Fälle. Das Controlling kann schneller reagieren und die entsprechenden Daten unmittelbar liefern. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und ermöglicht vorausschauendes Handeln.
  • Zugeschnittene Reports für Stakeholder: Es bleibt mehr Zeit im Controlling, Informationen passend aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Dabei unterstützt der automatische Berichtsversand.
  • Flexibilität steigt: Die Digitalisierung im Controlling erleichtert dezentrales Arbeiten – auch im Homeoffice.
  • Mehr Transparenz: Durch digitale und automatische Prozesse lassen sich mehr Daten analysieren, die die Transparenz über das Unternehmen erhöhen. Die Basis für Entscheidungen verbessert sich.

Moderne Technik macht die Digitalisierung im Controlling möglich

  • Excel Integration: Sie überträgt beispielsweise die Planungsdaten zwischen der Rechnungswesensoftware und Excel hin und her, ohne das manuelle Handriffe von Nöten sind. Ergeben sich neue Planwerte, werden diese direkt aus Excel wieder an die entsprechenden Stellen im Rechnungswesen zurückgeschrieben. Alle Beteiligten sind auf einem Stand.
  • Business Intelligence: Eine solche zentrale Lösung ermöglicht ein unternehmensweites, integriertes Controlling. Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen lassen sich interaktiv auswerten. Es entsteht ein sogenannter Single-Point-Of-Truth, an welchem verlässliche Daten abgerufen und analysiert werden.
  • RPA-Technologie: Robotic Process Automation (RPA) ist vor allem dann gut zur Automatisierung geeignet, wenn Prozesse verhältnismäßig einfach und standardisiert sind. Wenn sie klare Regeln und Entscheidungspunkte besitzen, sowie regelmäßig an interne und externe Stakeholder verteilen.
  • Einsatz von KI: Künstliche Intelligenz (KI) kann Prognosen und Vorhersagen liefern, sowie Anomalien in den Daten erkennen, die zuvor nicht in diesem Maße möglich waren. Wie hoch wird etwa der Umsatz des Unternehmens im nächsten Quartal sein? Und welche Handlungsempfehlungen leiten sich daraus ab?

Mit gutem Controlling Richtung Erfolg!

Bei der Wahl einer (Controlling-) Software soll bedacht werden, dass diese die Weichen für die Steuerung des Unternehmens für viele Jahre stellen soll. Es wird schließlich nicht nur Geld, sondern auch Energie investiert. Deshalb ist es ratsam sich eine Liste zu machen, welche Anforderungen eine Software erfüllen sollte.

Es empfiehlt sich, Demoversionen zu nutzen, Unterlagen anzufordern oder Beratungstermine zu vereinbaren. Ebenso kann ein professionelles Beratungsunternehmen bei dem Entscheidungsprozess hilfreich sein.

Durch die richtige Software für das Unternehmen, kann man herausragende Wettbewerbsvorteile erzielen.

Sage 100 bietet für jeden Unternehmensbereich integrierte Anwendungen an, die sich ganz individuell zusammenstellen lassen. Mit der Miete sichern Sie sich neben niedriger Anschaffungskosten auch mehr Flexibilität, eine höhere Investitionssicherheit und vieles mehr. Mit Sage 100 Controlling werden tagesgenaue oder jahresübergreifende Auswertungen ermöglicht. Das Controlling Modul ist in Sage Warenwirtschaft und Rechnungswesen vorintegriert, einfache Änderungen können per Drag & Drop vorgenommen werden. Sage 100 bietet jederzeit Überblick über alle wichtigen Unternehmenskennzahlen.

Janina Zaminer



Für jeden Bedarf die passende ERP Software


Sage 50cloud


Webshop und eCommerce für kleine Unternehmen

Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung für Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen

  • Einfach bedienbare betriebswirtschaftliche Software für kleinere Unternehmen bis 20 Arbeitsplätze
  • Von Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung über Anlagenverwaltung bis zu Inventur und Lager
  • Mehrmandantenfähig, Bilanz und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, OP Verwaltung, Onlinebanking
  • Materialbestände über verschiedene Lager, Artikel-Stücklisten und Seriennummern
  • Features aus der Cloud 
  • Optional integrierter Online Shop
  • Integrierter Smartfinder

Kostenlos testen



Sage 100


Die individualisierbare ERP-Software für mittelständische Unternehmen und kleinere Unternehmen mit individuellen Anforderungen

  • Rechnungswesen für Anlagenbuchhaltung, Controlling, Zahlungsverkehr u. v. m.
  • Warenwirtschaft für Einkauf, Verkauf und Lager
  • Produktion in Einzel-, Projekt- und Serienfertigung
  • Integriertes Kundenmanagement (CRM), Dokumentenmanagement (DMS), Mobile App für Smartphone und Tablet (B2GO)
  • Flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse durch individuelle Konfigurierbarkeit
  • Zukunftsweisende App-Designer Technologie

Online Kurzpräsentation



Sage X3


Finanz- und ERP System für den wachsenden und international tätigen Mittelstand

  • Sämtliche ERP Bereiche, von Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung über Anlagenverwaltung bis zu Einkauf, Lager, Verkauf, CRM, SCM, ECM, Fertigung…
  • Mehrdimensionales Reporting in Echtzeit
  • Unterstützung aller gängigen Sprachen, Legislaturen, Währungen
  • Mobiler, webbasierter Zugriff für den Abruf wichtiger Unternehmensdaten – immer und überall und über jedes mobile Endgerät
  • Flexibel anpassbar, skalierbar und durch Drittlösungen erweiterbar
  • Internationales Ökosystem Sage Marketplace
  • On-Premise, über Hosting oder in der Public Cloud verfügbar

Jetzt Infopaket laden