Unser Arbeitsalltag ist durchzogen von unterschiedlichen Prozessen. Diese müssen tagtäglich betreut und strukturiert werden. Eine Methode, die sich mit dieser „Problematik“ beschäftigt, ist das Workflow Management oder Geschäftsprozessmanagement. Workflow-Management (WflM, deutsch Arbeitsablaufverwaltung) ist die Analyse, Modellierung, Simulation, Steuerung und Protokollierung von Geschäftsprozessen (Workflow) unter Einbeziehung von Prozessbeteiligten und (elektronischen) Systemen (Workflow Management System). Das Ziel des Workflow Managements ist die Koordination der meist großen Anzahl von Bearbeitern, die räumlich verteilt an der Lösung von Teilaufgaben des Prozesses arbeiten, sowie die Kontrolle des Prozessverlaufs, vor allem des Bearbeitungsstatus.

Neben dem Workflow Management kommt an dieser Stelle auch das Prozessmanagement ins Spiel. Das Prozessmanagement sorgt für eine ständige Analyse der Arbeitsabläufe und eine kontinuierliche Verbesserung dieser. Das Prozessmanagement ist demnach in erster Linie auf der fachlich-konzeptionellen Ebene angesiedelt.

Das Workflow Management hingegen stellt die operative Ebene dar. Die Ergebnisse des Prozessmanagements sind die Basis für die Aufgaben des Workflow Managements. Es befasst sich mit der Steuerung der Arbeitsabläufe. Ergebnis des Workflow Managements ist die Gestaltung des optimalen Arbeitsablaufs. Dies geschieht unter Einbeziehung der Prozessbeteiligten sowie durch Hilfe elektronischer Systeme.

Zusammengefasst bedeutet das, dass das Workflow Management für den optimalen Arbeitsablauf zuständig ist. Es koordiniert und steuert die Abläufe und optimiert diese auf Basis unterschiedlicher Analysen.