„Top-down“ (engl.: „von oben nach unten„) bedeutet im Management entweder „vom Allgemeinen zum Detail“ oder „vom Vorstand an die Mitarbeiter„. Innerhalb des Projektmanagements ist zu unterscheiden, ob sich „top-down“ auf die Planung oder die Durchführung bezieht.

Bei der Top-Down-Planung legt der Auftraggeber Inhalte, Budgets oder Termine als Rahmen des Projekts fest, ohne dass einzelne Details bereits ausgearbeitet sind. Die Projektplanung strukturiert dann diese groben Vorgaben bis hinab zu einzelnen Werken (Lieferobjekten, Produkten), Kostenpositionen und Vorgängen. Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass die Planung exakt auf bestimmte Zielgrößen hin erfolgen kann. Der Nachteil besteht darin, dass die Ergebnisse der detaillierten Planungen in Widerspruch zu den Vorgaben stehen können und es keine einfache Lösungsmöglichkeit für diese Widersprüche gibt.

In den meisten Fällen sind entweder Kosten- oder Terminvorgaben unverrückbar von oben vorgegeben. Um diese Vorgaben einhalten zu können, werden dann Umfang und Qualität des Projektergebnisses entsprechend reduziert.

Die umfassendste Art der Top-Down-Planung liegt vor, wenn ein Unternehmen Projektportfoliomanagement und Programm-Management betreibt und konsequent an der Unternehmensstrategie ausrichtet. Beispielsweise wird der Vorstand eines Unternehmens dann das Gesamtbudget aller Projekte auf strategische Töpfe (z.B. Produktentwicklung, Marketing) verteilen und so „top-down“ die Ausrichtung der Projektarbeit steuern.

Die Top-Down-Umsetzung eines Vorhabens bedeutet, dass zunächst die oberste Führungsebene mit der Umsetzung beginnt und dann nach und nach die darunterliegenden Hierarchiestufen der Unternehmensorganisation hinzukommen. Diese Vorgehensweise ist typisch für Organisationsentwicklungsprojekte. Die Einführung eines neuen Managementsystems (z.B. für Qualitätsmanagement oder Projektmanagement) kann erfahrungsgemäß nur top-down erfolgen. Beispielsweise ist die Beteiligung und Unterstützung des Top-Managements unbedingte Voraussetzung, um den Projektmanagement-Reifegrad eines Unternehmens steigern zu können.