Mit dem Begriff „offene Posten“ bezeichnet man Buchungen auf einem Kreditoren- oder Debitorenkonto der Buchhaltung, für die noch keine Ausgleichsbuchung erstellt wurde. Immer, wenn eine Eingangsrechnung (Kreditoren) oder eine Ausgangsrechnung (Debitoren) eingebucht wird, die erst später bezahlt wird, entsteht ein offener Posten. Die Summe aller offenen Posten wird unter dem Begriff „OP-Saldo“ zusammengefasst.

Die offenen Posten eines Unternehmens haben einen direkten Einfluss auf die Liquidität. Vereinfacht gesagt: Laufen die Ausgaben des Unternehmens weiter, während die eigenen Kunden nicht oder nur schleppend zahlen, verschlechtert sich die Verfügbarkeit der liquiden Mittel. Je höher die Außenstände werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen – bis hin zur Insolvenz. Die Überwachung offener Posten ist deshalb für jeden Unternehmer unerlässlich.

Es lassen sich zwei grundsätzliche Verfahren unterscheiden, mit denen sich die offenen Posten gut nachvollziehen lassen:

• Offene-Posten-Verwaltung: Beim Ausstellen einer Rechnung wandert eine Kopie davon in einen Wiedervorlageordner mit Fächern für jeden Tag. So können tagesgenau jene Rechnungen überprüft werden, die fällig sind. Sobald eine Zahlung eingeht, wird sie auf der Rechnungskopie vermerkt und diese in den Monatsordner verschoben. Alle übrigen Rechnungskopien in der Wiedervorlagemappe sind überfällig und müssen angemahnt oder betrieben werden. Bei diesem Verfahren tauchen in der Buchführung keine Buchungssätze zur OP-Verwaltung auf. Die Zahlungen werden direkt auf Erfolgskonten gebucht, ohne den „Umweg“ über die Debitoren- und Kreditorenkonten.
• Offene-Posten-Buchführung: Eine Offene-Posten-Liste wird bei einer größeren Menge an offenen Rechnungen angelegt. Ausgehende und eingehende Rechnungen werden auf den entsprechenden Debitoren- und Kreditorenkonten erfasst. Sobald die jeweils zugehörige Zahlung ein- bzw. ausgeht, wird eine Gegenbuchung für die Konten erfasst. Die Offene-Posten-Liste ergibt sich aus den noch nicht ausgeglichenen Buchungen auf den Debitoren- und Kreditorenkonten.

Hinweis: Das Abgleichen von offenen Posten bezeichnet man auch als ausziffern, weil dabei jedem Eintrag eine fortlaufende (aufsteigende) Ziffer zugewiesen wird. Bei einem größeren Buchungsaufkommen ist es sinnvoll, für die Verwaltung der offenen Posten eine Software für die Finanzbuchhaltung zu verwenden.

Wesentliche Bereiche der Offene Posten Verwaltung sind

• Übersicht über die offenen Posten bei Kreditoren
• Übersicht über die offenen Posten bei Debitoren
• Kontrolle des Zahlungsverkehrs
• Generierung von Überweisungen und Schecks
• Datenträgeraustauschverfahren (DTA)
• Online Banking
• Kontoauskunft zu Kreditoren und Debitoren
• Mahnwesen