Die optimale Situation aus Sicht der Unternehmensführung ist die Vollbeschäftigung. Alle Menschen, die in einem Unternehmen tätig sind, sind voll ausgelastet und tragen mit ihrer Arbeitsleistung dazu bei, dass der Erfolg des Unternehmens gesichert ist oder vielleicht sogar noch gesteigert werden kann.
Aber diese optimale Situation wird nicht immer anzutreffen sein. Da der Erfolg des eigenen Unternehmens von Rahmenbedingungen abhängig ist und vor allem die Gesamtwirtschaft einem Zyklus unterliegt, gibt es Zeiträume, in denen die Auftragslage nicht der Quantität entspricht, die das Unternehmen mit seinem Personalstand, dem Know-How der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Technik bewältigen könnte.

Die Folge ist, dass die Menschen nicht voll ausgelastet sind. Wenn sie beispielsweise zu 80% ihrer Arbeit nachgehen können, ist die Beschäftigung zwar ausreichend gesichert, aber 20% der Gelder, die das Unternehmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgeben müssen, sind Leerkosten.

Leerkosten sind daher jene Beträge, die als Aufwand festzustellen sind, denen kein Ertrag gegenübersteht. Es handelt sich daher um einen Ausdruck der Kostenrechnung und wird in die Kalkulation einbezogen, um solche Situationen im Vorfeld abfedern zu können. Leerkosten können aus verschiedenen Situationen heraus entstehen.

Eine Verzögerung eines Projektes, das viel Arbeit bereiten wird, kann zu Leerkosten führen, weil man sich schon auf das Projekt vorbereitet hat, aber aus bestimmten Gründen der Beginn der Arbeit sich verschiebt. Leerkosten können auch entstehen, wenn es Verzögerungen bei der Zulieferung von Material gibt, das für die Produktion benötigt wird.

Und dann gibt es natürlich auch die ganz üblen Situationen, wenn in der Wirtschaft nichts mehr weitergeht und es keine Aufträge gibt. Obwohl das Image der Unternehmen im Volksmund negativ ist und als erstes die Leute entlassen werden, bemühen sich viele Führungskräfte, dies zu vermeiden. Wenn aber die Auftragszahlen negativ bleiben, muss man sich irgendwann entscheiden, die Leute beim Arbeitsamt anzumelden, weil es kaum mehr etwas zu tun gibt. Die letzten Aufträge sind erledigt und damit ist der prozentuelle Wert der Leerkosten immer höher und nicht mehr finanzierbar.