Der Kapitalplan ist ein wichtiges Instrument in einem Unternehmen, um die Finanzen darzulegen. Es wird daher auch oft als Finanzplan bezeichnet und hat in seiner Hauptfunktion die Aufgabe, die finanzielle Situation, vor allem den Kapitalbedarf des Unternehmens aufzuzeigen. Er ist damit ein Werkzeug, um die Faktenlage zu prüfen.

Besonders im Rahmen einer Unternehmensgründung ist ein Kapitalplan sehr wichtig, um die nötigen Investitionen und deren Höhe festzuhalten und auch zu definieren, wie die benötigten Gelder aufgetrieben werden sollen. Der Kapitalplan ist dabei meistens Teil eines Businessplans, der auch den Banken vorgelegt werden kann bzw. muss, damit diese über eventuell benötigte Kredite entscheiden können. Auch für Investoren, die an der Geschäftsidee interessiert sind, sind schlüssige Grundlagen eine absolute Auflage, um sich überhaupt Gedanken zu machen. Wer nur irgendwie was glaubt und meint, es könnte sein, dass – der wird kaum Gelder auftreiben können, so gut die Geschäftsidee auch sein mag.

Der Kapitalplan ist aber mehr als ein Zettel mit ein paar Zahlen. Professionelle Unternehmen arbeiten mit dem Kapitalplan auch lang nach der Gründung weiter, weil sie dadurch eine Rückmeldung erhalten, wie sich die finanzielle Struktur verändert. So sind nicht nur Investitionen von Grundstücke, Gebäude oder Maschinen Teil der Aufzeichnungen, sondern auch finanzielle Strukturen beim Einkauf, beim Materialverbrauch und bei der Kostenentwicklung.

Somit zeit der Kapitalplan nicht nur die großen Ausgaben, sondern auch die Mittelverwendung kleinerer Posten, deren Finanzierung aber ebenso wichtig ist wie der Kauf neuer Liegenschaften oder Büroeinrichtungen. Und der aktuelle Kapitalplan kann sich mit den bisherigen Aufzeichnungen vergleichen lassen, sodass man erstens feststellen kann, ob man mit den Schätzungen richtig lag oder ob man nachbessern muss. Zweitens ist ein Trend ablesbar, in welche Richtung das Unternehmen im Zusammenhang mit den finanziellen Fragestellungen sich orientiert.