Um ein Produkt herstellen zu können braucht das Unternehmen Rohstoffe, beispielsweise Holz für ein Holzmöbel. Aber neben diesen Materialien braucht es auch Zusatzmaterial, das in seinem Umfang bescheidener ausfällt und das sind die Hilfsstoffe.

Wenn man beim Beispiel des Holzmöbels bleibt so wären denkbare Hilfsstoffe zum Beispiel Nägel oder Schrauben, die die Holzteile zusammenhalten. Ohne diese Hilfsstoffe würde das Möbel nicht hergestellt werden können, dennoch handelt es sich dabei um Zusätze, die meistens nicht direkt einem Produkt oder einer Produktionsschiene zugerechnet werden können. Sie werden als zusätzlicher Kostenfaktor berücksichtigt, spielen als Einzelstücke aber keine Rolle. Das wäre beim einzelnen Nagel auch viel zu aufwendig und noch tragischer wäre der Versuch, wenn man es mit Klebstoff zu tun hat.

Dennoch spielt der Kostenfaktor bei der Kostenrechnung und damit bei der Kalkulation eine Rolle. Während die Rohstoffe direkt als Kostenstelle den einzelnen Produkten zugerechnet werden können, arbeitet man in der Kostenrechnung mit Schätzungen, wenn es um die Hilfsstoffe geht. Deshalb können Hilfsstoffe nicht als Einzelkosten in die Kalkulation aufgenommen werden, wie dies bei Rohstoffe, Material und dergleichen der Fall ist, sondern sie sind Teil der Gemeinkosten, die aufgeschlagen werden, um den tatsächlichen Preis ermitteln zu können.

Es wird also ein realistischer Zugang gewählt, welche Kosten anfallen, um die Hilfsstoffe kaufen und auch verarbeiten zu können. Dabei werden die Hilfsstoffe je nach Produkt entsprechend hinzugerechnet, bei manchen Kalkulationen wird auch pro Abteilung so gearbeitet. Man kann schon einen realistischen Zugang erreichen, denn bei einem dreitürigen Kasten braucht man natürlich viel mehr Hilfsstoffe (Nägel, Schrauben und andere Materialien) als bei einer schmalen Vitrine mit drei Fächer.