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Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief agiert als Visitenkarte für ein Unternehmen. Er kann über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Mit ihnen wird demonstriert, wie professionell und kundenorientiert das Unternehmen arbeitet und kommuniziert. Hier spielen sowohl Inhalt als auch Layout eine entscheidende Rolle.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist nichts anderes als die Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Der Absender von einem Geschäftsbrief ist immer ein Unternehmen, während der Empfänger auch eine Privatperson sein kann. Wenn Privatpersonen sich Briefe schreiben, gibt es zwar auch die offiziellen Brief-Formalia (z.B. Anschrift, Absender, Anrede, Grußformel), doch diese müssen lange nicht so streng eingehalten werden wie bei einem Geschäftsbrief. Ein weiterer Unterschied besteht im sprachlichen Ausdruck. Wenn zwei Menschen privat per Brief kommunizieren, ist es egal, welche Sprache sie sich zu Nutzen machen. Ein Geschäftsbrief sollte hingegen immer sachlich sein und alle Formalia einhalten, damit Seriosität gewährleistet werden kann.

Interne Schreiben innerhalb des Unternehmens gelten nicht als Geschäftsbrief.

Ein Geschäftsbrief kann sowohl in der klassisch schriftlichen Form, als auch auf elektronischem Weg als E-Mail oder pdf übermittelt werden.

Arten von Geschäftsbriefen

Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Sie dienen der Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder der Aufhebung eines Handelsgeschäftes.

·         Anfrage

Die Anfrage ist unverbindlich. Sie dient dem Einholen von Informationen zu Dienstleistungen und Produkten.

  • Eine allgemeine Anfrage bezieht sich zum Beispiel auf Kataloge oder Preislisten.
  • Eine spezielle Anfrage fokussiert sich jedoch auf bestimmte Produkte oder Dienstleistungen mit konkreten Eigenschaften.

·         Angebot

Das Angebot ist eine verbindliche Absichtserklärung. Hierbei geht es darum, konkrete Produkte oder Dienstleistungen auszuführen.

  • Als Vorlage für ein verlangtes Angebot dient die Anfrage. Es umfasst die AGB und gegebenenfalls auch konkrete Liefer- und Zahlungsbedingungen.
  • Unverlangte Angebote sind Part des Direktmarketings. Sie offerieren dem Leser ein Produkt oder eine Dienstleistung mit Werbecharakter.

·         Auftrag oder Bestellung

Die Annahme eines Angebotes durch den Auftrag oder die Bestellung führt zum Abschluss des Kaufvertrages. Werden die Voraussetzungen des Angebotes nochmals verändert, kommt es erst zum Vertragsabschluss, wenn auch der Partner diese akzeptiert.

  • Ein Auftrag bezieht sich dabei auf Dienstleistungen.
  • Eine Bestellung hat Waren zum Inhalt.

·         Auftragsbestätigung

Aus rechtlicher Sicht bedarf es nur dann einer Auftragsbestätigung, wenn das Angebot nochmals verändert wurde. Doch auch bei vermeintlicher Einigkeit kann die Bestätigung Missverständnissen vorbeugen. Der Auftrag bzw. die Bestellung gelten hier als Vorlage.

·         Lieferscheine

Auch wenn Lieferscheine vornehmlich der Auflistung von Waren gelten: Im rechtlichen Sinne sind sie Geschäftsbriefe, die deshalb alle Pflichtangaben enthalten müssen.

·         Rechnungen

Aufgrund ihrer Bedeutung für die Buchhaltung unterliegen Rechnungen besonderen Vorschriften. Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören z. B. die Steuernummer, Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Leistungserbringung, Zahlungsziel und Rechnungsbetrag.

·         Mahnungen

Mahnungen sind – zunächst – Zahlungserinnerungen an säumige Schuldner. Bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden, ist es üblich, dass nach der ersten Zahlungserinnerung noch zwei weitere Mahnungen verfasst werden. Gesetzlich ist dies jedoch nicht von Nöten. Bei entsprechenden Formulierungen gerät der Schuldner bereits bei der Rechnung in Verzug, ohne dass weitere Mahnschreiben erforderlich sind.

·         Zwischenbescheid

Zwischenbescheide sind dann zu empfehlen, wenn Lieferungen oder Leistungen viel Zeit in Anspruch nehmen. Ziel ist es, den Geschäftspartner über den Status quo zu informieren.

·         Reklamationsbearbeitung

Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt! Die Antwort auf eine Beschwerde verlangt, dass der unzufriedene Kunde ernst genommen wird. Ebenso sollte hier um Entschuldigung gebeten und eine konkrete Lösung angeboten werden.

Was ist ein privater Geschäftsbrief?

Wenn eine Privatperson an eine Behörde oder an ein Unternehmen schreibt, um ein persönliches Anliegen zu klären, schreibt man einen privaten Geschäftsbrief. Im Unterschied zum Schriftverkehr zwischen Firmen und Behörden werden Briefblätter ohne Vordruck verwendet. Für die äußere Gestaltung sollten die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung DIN 5008 angenommen werden.

Schriftlicher Geschäftsbrief vs. E-Mail

Während bei einem schriftlichen Geschäftsbrief schnell klar ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sein müssen, wird dies beim E-Mail-Verkehr oft vernachlässigt. Dabei sind E-Mails genauso als Geschäftsbriefe zu werten, die alle Pflichtangaben enthalten müssen.

Geschäftsbrief schreiben nach DIN 5008

Der Geschäftsbrief unterliegt sowohl hinsichtlich des Aufbaus und Layouts als auch den Pflichtangaben einigen Formalien. Die Strukturierung nach DIN 5008 wirkt professionell und kann beim Verfassen eines Geschäftsbriefes berücksichtigt werden.

Aufbau, Layout und Formatierung

Zunächst gelten für einen Geschäftsbrief nach der DIN 5008 festgelegte Seitenränder. Diese sind:

  • Seitenrand oben 4,5 cm
  • Seitenrand unten 2,5 cm
  • Seitenrand links 2,5 cm
  • Seitenrand rechts 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm)

Die Schriftgröße liegt standardmäßig bei 12pt, darf bei viel Text jedoch auf 11pt verringert werden. Wenngleich durch die DIN keine feste Schriftart vorgegeben ist, haben sich Arial oder Times New Roman weitgehend durchgesetzt. Doch sind auch andere ähnliche Schriften möglich.

Die Gestaltung des Briefkopfes

Der Briefkopf ist der Anfang eines jeden Geschäftsbriefes und ist daher besonders präsent. Da dieser als wichtiges Aushängeschild fungiert, sollte in die Gestaltung einiges an Zeit investiert werden. Auch hier gibt es einige Formatvorgaben:

  • Die eigene Anschrift sollte oben links, zentriert oder rechtsbündig stehen. In drei Zeilen stehen Name, Anschrift und Telefonnummer – gegebenenfalls auch die E-Mail-Adresse.
  • Unter den Angaben der eigenen Anschrift folgt die des Empfängers. Die maximale Breite von 8,5cm richtet sich hier nach dem Sichtfenster von Standard-Briefumschlägen.
  • Über dem Empfänger ist sowohl Platz für die Rücksendeangabe, die einzeilig mit einer Schriftgröße von 8pt erscheint.
  • Zusammen dürfen alle Kontaktdaten nicht 9 Zeilen oder 4,5cm überschreiten.
  • Mit einem Abstand von einer Leerzeile unter der Adresszeile erscheint rechtsbündig das Datum. Der Ort wird nur erwähnt, falls er sich vom Wohnort unterscheidet.
  • Optional gehören auch Zusatzinformationen, die mit einer Leerzeile unter dem Anschriftenfeld platziert sind, zum Anschriftenblock. Dazu gehören Angaben wie „Unser Zeichen“, „Unsere Nachricht vom“, „Ihr Zeichen“ u.ä.

Die Betreffzeile

Nach dem Briefkopf folgt die Betreffzeile. Sie gibt Auskunft darüber, welcher Inhalt zu erwarten ist. Wichtig hier: Der Betreff muss prägnant und auf den Punkt formuliert sein.

  • Die Betreffzeile liegt zwei Zeilen unter dem Datum.
  • Die Verwendung von Fettschrift ist optional möglich.
  • Auch eine größere Schrift wie beispielsweise 13 oder 14pt ist gestattet.
  • Das Wort „Betreff“ sollte keinesfalls verwendet werden.
  • Der Betreff sollte maximal zwei Zeilen lang sein.

Die Anrede

Zwei Zeilen unter dem Betreff folgt die Anrede. Diese hat einen wichtigen Einfluss darauf, wie der Brief auf den Leser wirkt. Das klassische „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist zwar sehr höflich, wirkt jedoch distanziert und unpersönlich. Bei Bewerbungen und im Kontakt zu Kunden gehört der Name in die Anrede, um Wertschätzung zu äußern und eine Beziehung herzustellen. Etwas weniger förmlich ist beispielsweise ein „Guten Tag, Herr/Frau …“.

Der Textbereich

Nach der Anrede folgt eine weitere Leerzeile, bevor es an den eigentlichen Inhalt, den Text, des Briefes geht. Inhaltlich kann es hier natürlich keine konkreten Vorgaben geben. Eine klare Struktur, sinnvolle Absätze und fehlerfreie Formulierungen gehören hier zum A und O des Verfassens.

Die abschließende Grußformel

Genauso förmlich, wie der Geschäftsbrief eingeleitet wird, sollte er auch mit einem höflichen „Mit freundlichen Grüßen“ beendet werden. Je nach Anlass und dem Beziehungsstand sind hier allerdings auch persönlichere Alternativen möglich. Auch hier gelten formale Regeln:

  • Zwischen Text und Gruß liegt eine Leerzeile.
  • Zwischen Gruß und Unterschrift liegen drei Zeilen.
  • Abschließend ist Platz, um eventuelle Anlagen zu erwähnen.

Geschäftsangaben

In der Fußzeile des Geschäftsbriefes ist Platz für weitere Geschäftsangaben. Dazu gehören Kontoverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer- Identifikationsnummer und Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Internetpräsenz.

Geschäftsbriefe formulieren: Mustertexte & Textbausteine

Beim Geschäftsbrief schreiben kannst du folgende mögliche Formulierungen für einige Textteile nutzen:

·         Begrüßungsformel

Die Klassiker sind wohl „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Sehr geehrte Kunden / Lieferanten …“oder „Sehr geehrter Herr Mustermann“. Damit macht man zwar nichts falsch, jedoch schafft man hier auch keine persönliche Nähe. Sollte bereits Kontakt bestehen, bieten sich ein „Guten Tag, Frau Mustermann“ an. Die Begrüßungsformel „Lieber Herr Mustermann“ sollte nur angewendet werden, wenn der Kontakt zum Empfänger schon eine Weile besteht. Ein „Hallo, Frau Mustermann“ wirkt etwas plump, stellt jedoch einen Kontakt auf Augenhöhe dar. Je nach Kontakt, Beziehung und regionaler Gepflogenheit ist vielleicht sogar ein „Servus“ denkbar.

·         Betreffzeile:

Mit der Betreffzeile kann – und sollte im besten Fall – Interesse geweckt werden.

Beispiele:

  • Wichtige Informationen zu …
  • Ihr Schreiben vom 12.5.2020
  • Ein exklusives Angebot für Sie!
  • Der Vertrag vom 12.5.2020
  • Angebot: Dieser Tarif bietet mehr Leistung für weniger Geld!

·         Stilvolle Einleitungssätze

Ein Schreiben wirkt gleich freundlicher, wenn es mit einer modernen Anrede und einer positiven Formulierung beginnt, z. B.:

  • Vielen Dank für Ihre Anfrage!
  • Herzlichen Dank für Ihr Schreiben!
  • Danke, dass Sie sich direkt mit uns in Verbindung gesetzt haben!
  • Schön, dass Sie sich für unser Produkt interessieren!
  • Ihren Unmut können wir gut verstehen!

·         Der Fließtext

Für den Text gibt es keine – konkreten – Vorgaben, da jedes Anliegen anders ist. Generell kann aber gesagt werden, dass eine Auflistung von Fachbegriffen bei einem Business-to-Consumer-Geschäftsbrief nicht förderlich (und auch nicht zielbringend) ist. Dies könnte dem Leser nicht nur ein schlechtes Gefühl geben, sondern es könnten sogar Recherchearbeiten, Missverständnisse oder Unklarheiten anfallen. Erfolgsversprechender ist eine sachliche aber ansprechende Wortwahl, die der Leser auch versteht und sich nicht eingeschüchtert fühlt.

Für ein seriöses Auftreten sollte der Fließtext fehlerfrei sein und ein angenehmes Schriftbild aufzeigen. Idealerweise sollte der Text eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten und in Absätze gegliedert sein. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass nicht mehr als zwei verschiedene Schrifttypen verwendet werden. Ansonsten könnte der Geschäftsbrief für den Leser unangenehm wirken oder die Aufmerksamkeit wird falsch gelenkt.

·         Die Grußformel

Der Schluss eines jeden geschäftlichen Briefes ist die Grußformel. Sie gibt nicht nur das Signal, dass der Brief an dieser Stelle endet, sondern erzeugt ebenfalls eine freundliche Stimmung und einen netten Abschied für den Leser. Zwischen Fließtext und Grußformel sollte immer mindestens eine Leerzeile liegen. Als abschließende Grußformeln eignen sich:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Ich blicke Ihrer Rückmeldung freudig entgegen
  • Herzliche Grüße
  • Lieben Gruß
  • Viele Grüße
  • Liebe Grüße
  • Grüße aus … (Stadt nennen, aus der man schreibt)
  • Ich freue mich auf Ihre Antwort
  • Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort

Fehler vermeiden

Wenn man einige Grundregeln vernachlässigt, kann der Fall eintreten, dass Geschäftsbriefe unprofessionell wirken. Das Resultat: Die Kundenakquise ist nicht erfolgreich, die Anliegen werden langsamer – oder gar nicht – bearbeitet, das eigene Unternehmensimage leidet. Einige Fehler lassen sich jedoch mit einem Wimpernschlag vermeiden:

  • Achten Sie auf die Rechtschreibung und die Grammatik Ihrer Geschäftsbriefe.
  • Der Name des Empfängers sollte unbedingt richtig geschrieben sein – überprüfen Sie diesen am besten mehrmals.
  • Nur mit einer Unterschrift ist der Geschäftsbrief rechtskräftig.
  • Der Absender sollte außen auf dem Umschlag vermerkt sein.
  • Abkürzungen sollten nur selten verwendet werden.

Tipp!

Die vorgegebene Form lässt einen Geschäftsbrief schnell trocken und fad erscheinen. Dennoch gibt es gute und weniger gute Briefe, die sogar über Erfolg und Misserfolg entscheiden könnten.

Schreiben Sie also ganz nach dem Motto „in der Kürze liegt die Würze“. Die Aufmerksamkeitsspanne eines Lesers ist begrenzt – insbesondere, wenn der Empfänger jeden Tag mehrere Briefe durchlesen muss. Wie schon erwähnt, sollte der Geschäftsbrief deshalb maximal eine DIN-A4-Seite umfassen und das Anliegen klar zum Ausdruck bringen. Kurze Sätze sind hier hilfreicher als Schachtelsätze.