Wenn einem Arbeitnehmer für Dienstfahrten oder Dienstreisen Fahrtkosten erwachsen, steht ihm i.d.R. ein Kostenersatz durch den Dienstgeber zu. Als Vergütung der Fahrtkosten können die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z.B. Taxi, Bahn, Flug) oder – bei Benützung des eigenen Fahrzeuges – die amtlichen Kilometergelder für maximal 30.000 km steuerfrei ausbezahlt werden.

Die Höhe des amtlichen Kilometergeldes ist abhängig von der Art des Fahrzeuges:

Mit dem Kilometergeld sind alle Aufwendungen abgegolten, wie z.B.:

• Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten)
• Treibstoff, Öl
• Servicekosten und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio usw.)
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und Rechtschutzversicherung)
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten
• Parkgebühren und Maut
• Autobahnvignette

Auch wenn eine lohngestaltende Vorschrift, wie z.B. der Kollektivvertrag, keinen oder nur einen geringeren Kostenersatz bzw. Kilometergeld vorsieht, kann der Dienstgeber Kilometergeld bis zur Höhe des amtlichen Satzes gewähren. Seit 2008 kann Kilometergeld jedoch nur noch bis zu einem Betrag von € 12.600 (=30.000 km x 0,42 pro km) pro Kalenderjahr steuerfrei ausbezahlt werden.