Im Rahmen der Kostenrechnung eines Unternehmens gibt es zwei große Kostenbereiche: die Einzelkosten und die Gemeinkosten. Letztere sollte man möglichst gering halten, denn Gemeinkosten sind jene Kosten, die man nicht direkt einem Produkt oder einer Maßnahme zuordnen kann, während man die Einzelkosten sehr wohl durch Belege ermitteln kann.

Die Einzelkosten können direkt einem Produkt zugeordnet werden. Produziert man einen Schrank, dann weiß man, wie lange man daran arbeitet und wie viel Holz man dafür braucht. Produziert man diesen Schrank nicht, gibt es auch diese Kosten nicht.

Wenn man im Rahmen der Kostenrechnung eine Kalkulation für das Produkt X durchführt, könnten Einzelkosten beispielsweise die Personalkosten sein, die nötig sind, damit ein Arbeiter eine Maschine bedient, mit der das Produkt X hergestellt wird. Problematischer wäre es, wenn der gleiche Arbeiter mit der Maschine am gleichen Tag unterschiedliche Produkte erzeugen würde, denn dann wären die Personalkosten Gemeinkosten, weil man nicht sagen könnte, wie hoch der Anteil der Personalkosten für das Produkt X wären. Hier wird dann mit Schätzungen und Prozenten gerechnet.

Doch dieser Fall ist eher unwahrscheinlich, weil es auch nicht effektiv ist, eine Maschine ständig ändern zu müssen, um die Produktion zu wechseln. Daher sind Personalkosten sehr oft Einzelkosten und können direkt bei der Kalkulation des Produktes ermittelt werden. Gleiches gilt für das Material, das man benötigt, um ein Produkt herstellen zu können. Auch hier weiß man, wie viel das Material gekostet hat und hat die entsprechenden Belege. Es gibt darüber hinaus weitere Kosten, die direkt diesem Produkt zugeordnet werden können.