Man kann natürlich auch sagen, dass man den Betrag X für Material ausgegeben hat, nur die Finanzbehörde wird das kaum glauben und deshalb braucht es ein besseres Mittel, um zu dokumentieren, wie man zur Bilanzsumme und dem Gewinn oder Verlust gekommen ist. Die Buchhaltung braucht daher Belege als Beweismittel, sei es eine Eingangsrechnung, das Kassabuch oder auch das Fahrtenbuch für die Abrechnung der Kilometer und weitere Details, die für das Unternehmen relevant sind.

Es hängt dann stark vom Unternehmen ab, welche Belegarten überhaupt anfallen, weil ein Einzelunternehmen hat keine Lohnlisten. Ein größeres Unternehmen mit Personal hat sehr wohl Lohnlisten oder Gehaltslisten und das sind sogar wichtige Belege, bei denen es um hohe Kosten pro Monat geht.

Belege gibt es aber in jeder Buchhaltung, welche Belegarten überhaupt anfallen, weil ein Einzelunternehmen hat keine Lohnlisten. Ein größeres Unternehmen mit Personal hat sehr wohl Lohnliste oder Gehaltslisten und das sind sogar wichtige Belege, bei denen es um hohe Kosten pro Monat geht.

Belege gibt es aber in jeder Buchhaltung, ob man nun als Einnahmen-Ausgaben-Rechner die vereinfachte Version nutzen darf oder ob man gar die pauschalierte Buchhaltung wählt. Und erst recht in der doppelten Buchhaltung, in der jede Aktion des Unternehmens zweifach eingetragen wird – nämlich im Soll und im Haben. Welche Belege aber überhaupt anzutreffen sind, hängt vom Geschäftsfeld ab. Ein Dienstleister hat andere Belege und Schwerpunkte als ein Industrieller mit einer eigenen Fabriksanlage.

Die Spielregeln sind aber alle gleich. Denn ob man nun viele Ordner voll Rechnungen als Belege aufweist oder ob man zwei Rechnungen pro Monat zusammenbringt – sie müssen wie alle Belege sieben Jahre aufbewahrt werden und gelten als Beweise für die tatsächlichen Aktivitäten gegenüber der Finanzbehörde und zwar sowohl im Hinblick auf die Einnahmen als auch auf die Ausgaben.