Grundsätzlich gilt in Österreich für alle Geschäftspapiere, wie Buchhaltungsunterlagen, Belege, Aufzeichnungen und Aufstellungen eine Aufbewahrungsfrist. Rechnungen zum Beispiel, müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgte bzw. die Verbuchung stattgefunden hat.

Diese berühmten 7 Jahre gelten jedoch nicht für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente. In einigen Ausnahmen bedarf es einer längeren Aufbewahrung:

7 Jahre

• Belege
• Buchhaltungsunterlagen
• Geschäftspapiere, sonstige Aufzeichnungen
• Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben

12 bis 22 Jahre

• Aufzeichnungen und Unterlagen betreffend Grundstücke; für bestimmte Grundstücke bis zu 22 Jahre.

Ausnahmen

Unterlagen, welche zu einem gerichtlichen oder behördlichen Verfahren gehören, bzw. Unterlagen zu einem anhängigen Berufungsverfahren müssen für die gesamte Dauer des Verfahrens aufbewahrt werden. Unabhängig davon, ob die reguläre Frist schon abgelaufen wäre.

Was geschieht bei Nichtaufbewahrung?

Wird es verabsäumt, aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege, Bücher, Aufzeichnungen, etc. aufzubewahren, kann es zu einer Schätzungsbefugnis laut § 184 BAO kommen.