Ein Geschäftsbrief ist ein formelles Schreiben, das im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen, Institutionen oder zwischen Unternehmen und ihren Kunden verwendet wird. Geschäftsbriefe dienen der formellen Kommunikation und zeichnen sich durch eine klare, präzise und höfliche Sprache aus. Sie können für verschiedene Zwecke genutzt werden, wie zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Mahnungen.

Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, die sich im Wesentlichen an ihrem Inhalt und Zweck orientieren. Einige der gängigsten Typen sind:

• Anfrage: Schreiben zur Einholung von Informationen oder Angeboten.
• Angebot: Detaillierte Darlegung eines Verkaufsangebots mit Preisen und Konditionen.
• Auftragsbestätigung: Bestätigung des Empfangs und der Annahme eines Auftrags.
• Rechnung: Aufstellung der für Produkte oder Dienstleistungen zu zahlenden Beträge.
• Mahnung: Aufforderung zur Begleichung einer ausstehenden Rechnung.
• Beschwerde: Mitteilung von Unzufriedenheit über Produkte oder Dienstleistungen.
• Vertragsbriefe: Schriftverkehr zu Vertragsdetails oder -verhandlungen.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefes folgt in der Regel einem standardisierten Format, um sicherzustellen, dass die Informationen klar und professionell übermittelt werden. Ein typischer Geschäftsbrief enthält folgende Elemente:

1. Briefkopf: Umfassen in der Regel das Unternehmenslogo, die volle Firmenanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmenswebseite und gegebenenfalls rechtliche Informationen wie das Handelsregister und die Umsatzsteuer-ID.
2. Datum: Wichtig für die Dokumentation des Schriftverkehrs und zum Fristbeginn bei juristischen Vorgängen.
3. Empfängeradresse: Die genaue Anschrift des Empfängers ist hier anzugeben. Es ist auf die korrekte Firmierung und Titulatur zu achten.
4. Betreffzeile: Muss konkret sein und den Empfänger sofort über den Zweck des Briefes informieren.
5. Anrede: Die Wahl der Anrede hängt von der Beziehung zum Adressaten und der Formalität des Schreibens ab. Eine höfliche Anrede ist z.B. „Sehr geehrte Frau Müller“.
6. Briefkörper: Muss klar und strukturiert sein. Neue Gedanken oder Themen sollten in neuen Absätzen behandelt werden. Der Briefkörper wird in folgende Abschnitte unterteilt:
   • Einleitung: Ein kurzer Abschnitt, der den Zweck des Briefes einführt.
   • Hauptteil: Hier wird der eigentliche Inhalt des Briefes detailliert dargestellt. Je nach Art des Geschäftsbriefes können hier Angebote, Details einer Bestellung, Gründe einer Beschwerde etc. erläutert werden.
   • Schlussteil: Ein Abschluss, der die nächsten Schritte oder die Erwartung einer Antwort umreißt.
7. Grußformel: Ein standardisierter Gruß signalisiert das Ende des Briefes und sollte der Formalität des Schreibens entsprechen. Eine höfliche Verabschiedung ist z.B. „Mit freundlichen Grüßen“.
8. Unterschrift: Die handschriftliche Unterschrift der Person, die den Brief verfasst hat.
9. Anlagenvermerk: „Anlagen:“ gefolgt von einer Liste der beigefügten Dokumente, oder „Kopie an:“ wenn der Brief auch an andere Personen geschickt wird.

In einem Geschäftsbrief ist es außerdem wichtig, auf eine saubere, fehlerfreie Sprache zu achten und die Informationen präzise und zielgerichtet zu vermitteln. Der Geschäftsbrief ist ein wichtiges Kommunikationsmittel, das im geschäftlichen Alltag Professionalität und Effizienz ausstrahlt.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite der WKO.