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Warenwirtschaft für Onlineshops

Onlineshops erleichtern das Leben vieler B2B-Betriebe. Vor dem Einstieg ins online-B2B-Business stehen Unternehmer vor der Wahl, welches Webshopsystem für das Unternehmen das richtige ist. Es gibt viele Anbieter, wo Sie ohne spezielle Kenntnisse zu benötigen das Design bestimmen, festlegen, welche Produkte wie dargestellt und beschrieben werden und schon bald ist Ihr erster Webshop fertig. Jedoch vergrößert sich der manuelle Aufwand mit steigendem Umsatz – erst recht, wenn weitere Verkaufskanäle (Multi-Channel) bedient werden. Mit einem Warenwirtschaftssystem lässt sich die Auftragsabwicklung zentralisieren und optimieren – auch für Ihren neuen Onlineshop.

(Lesedauer: 6 Minuten)

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über den hauseigenen Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Amazon. Noch dazu betreibt eine Vielzahl noch ein stationäres Ladengeschäft. Hier verliert man schnell den Überblick über – beispielsweise – das Lager. Worst Case: Waren sind nicht mehr auf Lager oder Auslieferungen verzögern sich.

Aber auch zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten, wie das Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen und Co. oder Fehler beim Synchronisieren von Daten zwischen unterschiedlichen Software-Systemen, gehen zu Lasten der Kundenzufriedenheit und schmälern dazu den Gewinn. Kein Onlineshop kann sich das auf Dauer leisten – deshalb sollten Shopbetreiber nicht auf ein professionelles Warenwirtschaftssystem verzichten.

Warum es OHNE zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Onlinestores, die auf den Einsatz von zentralen Systemen zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft verzichten, müssen mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, Bestände sind nicht aktuell und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Das hinterlässt bei Kunden zwar Eindruck – aber keinen guten. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal verschieden und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems mehrere Verkaufskanäle abdecken und Marktplätze einbinden

Ein Hauptargument für den Einsatz von einem Warenwirtschaftssystem ist die zentrale Datenhaltung. Diese ist vor allem dann unbedingt notwendig, wenn Unternehmen Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen.

Zwischen folgenden Channels lässt es sich grob unterscheiden:

  • Direktvertrieb (Telefon/Außendienst)
  • Filiale/Ladengeschäft
  • Onlineshop
  • Marktplatz (bspw. Amazon, Etsy etc.)

Unternehmen, die eine Warenwirtschaftssoftware nutzen, haben es später auch leichter, einen weiteren Verkaufskanal in die Vertriebskonzepte einzubinden.

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ist eine zentrale Datenhaltung nicht vorhanden, müssen jegliche Produktdaten für Verkaufskanäle separat bereitgestellt (eingegeben) werden – das kann kräfteraubend sein. Aber selbst, wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Durch den Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinestore lassen sich viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Typischerweise gilt das für folgende Daten:

  • Artikelnummer
  • Bezeichnung
  • Texte
  • Übersetzungen
  • Bilder
  • Preise
  • Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

  • Varianten (Größen, Farben, Muster)
  • Ressourcen (Downloads)
  • Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
  • Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Um sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen zentral abwickeln zu können, werden sie im Warenwirtschaftssystem gesammelt.

Außerdem ist es Benutzern eines Warenwirtschaftssystems möglich, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. Dadurch wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als verfügbar ist. Das verringert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es von enormer Wichtigkeit, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Das ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits integriert. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände shop- und plattformübergreifend im Warenwirtschaftssystem synchronisieren

Der Lagerbestand gehört zu jenen Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über unterschiedliche Verkaufskanäle hinweg laufend manuell zu synchronisieren, ist kaum zu bewältigen.

Dadurch wird das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die aber noch vorrätig/verfügbar sind, verringert.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Sollten alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sein, lassen sich auch Einkäufe steuern. Das System kennt den Bedarf, unter Umständen auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Zur Unterstützung beim zentralen Wareneinkauf bekommt man die zentrale Datenhaltung quasi geschenkt und spart zusätzlich Zeit in der Beschaffung.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater in die Warenwirtschaft für Onlineshops

In der Regel ist es Warenwirtschaftssystemen möglich, eine Software zur Finanzbuchhaltung einzubinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

  1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
  2. Mit einer Offene-Posten-Verwaltung behält man die Bestellungen mit offener Zahlung bestens im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört auch das Thema Auswertungen. Zwar bieten Shop-Systeme und Marktplätze eigene Funktionen, jedoch werden Auswertungen und Statistiken erst dann interessant, wenn sie über die unterschiedlichen Verkaufskanäle zusammengefasst werden können. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich! Es lassen sich Übersichten zu Verkäufen anzeigen, Einkäufe planen oder beispielsweise die Umsätze der Absatzkanäle miteinander vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.

Zentrale Artikelverwaltung

Egal ob der Onlineshop vom Blumenhändler der Nachbarsstadt oder dem Giganten Amazon: Immer mehr Händler bespielen mehr als einen Verkaufskanal. Die Herausforderung: Die meisten Verkaufsplattformen geben exakt definierte Felder, Textlängen und Bildformate vor. Alle Artikeldaten manuell zu pflegen und diese auch noch auf mehrere Verkaufskanäle anzupassen, wäre unwirtschaftlich und zeitfressend.

Zukunftsfähige Warenwirtschaftssysteme punkten deshalb mit einer leistungsstarken zentralen Artikelverwaltung, die für Omichannel-Strategien ausgelegt sind. Ganz egal ob Bilder, Artikelbeschreibungen, Preise o.Ä.: Sie pflegen jeden Artikel einmalig.

Live-Daten

“Echtzeit” ist das Zauberwort im E-Commerce: Zu jedem Zeitpunkt muss die Verfügbarkeit von Artikeln auf jedem Verkaufskanal korrekt angezeigt werden. Unternehmen sollten am besten schon gestern wissen, welche Artikel morgen knapp werden könnten. Ebenso möchten Kunden online nachverfolgen können, wo sich deren Bestellung gerade befindet.

Das lässt sich nur durch ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem erreichen, das für die speziellen Anforderungen im Onlinehandel gerüstet ist.

Warenwirtschaft goes ERP

Früher oder später sollten Onlineshops, die erfolgreich sein wollen, auf ein ganzheitliches ERP-System setzen. Oft noch synonym verwendet, nutzt eine ERP-Software im Gegensatz zur Warenwirtschaft alle Ressourcen effizient und optimiert somit die Geschäftsprozesse.

Dieses integriert jegliche Funktionen einer klassischen Warenwirtschaft, erweitert den Fokus jedoch auf das gesamte Unternehmen. Von Marketing und Vertrieb über CRM bis hin zur Finanzbuchhaltung: Das Vernetzen der Daten aller Abteilungen ermöglicht u.a. ein effizientes Controlling und Kundenbeziehungsmanagement.

Fazit

Sobald eine Warenwirtschaftssoftware in Anspruch genommen wird, lösen sich viele Probleme praktisch in Luft auf. Das liegt vor allem daran, dass Warenwirtschaftssysteme auf den Ein- und Verkauf und die Lagerhaltung spezialisiert sind.

Es werden aber jedoch nicht immer alle gewünschten Verkaufskanäle im Warenwirtschaftssystem „ab Werk“ eingebunden sein. Daher sollten Unternehmen auf allgemein nutzbare und programmierbare Schnittstellen achten, mit denen sich weitere Verkaufskanäle flexibel hinzufügen lassen.

Besser Auswertungsmöglichkeiten und verbesserte Abläufe in der Buchhaltung sind weitere Vorzüge des Einsatzes einer Warenwirtschaftssoftware.

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