Tipps für mehr Effizienz im Job

Jeder, der beruflich tätig ist, wünscht sich einen stressfreien und reibungslos ablaufenden Arbeitstag – ohne, dass dabei die Qualität der erbrachten Leistungen leidet. Ergo stellt eine effiziente Arbeitsweise das Ideal hinsichtlich der Arbeitsweise dar. Das ist nicht nur aus der Sicht der Arbeitnehmer wichtig, sondern auch aus der Sicht der Arbeitgeber: Schließlich sorgt die Effizienz für einen größeren Gewinn.

Effizienz bedeutet, mit wenig Aufwand viel zu erreichen. Es ist ein zentraler Begriff, der für die Wirtschaftlichkeit einer Sache steht. Wer also die Wirtschaftlichkeit seiner Arbeit verbessern möchte, findet im folgenden Blog Tipps für mehr Effizienz im Job.

Die Begrifflichkeiten Effizienz und Effektivität werden häufig miteinander verwechselt und synonym verwendet. Jedoch besteht ein wichtiger Unterschied zwischen ihnen, der zeigt, dass ihre Bedeutungen grundverschieden sind.

Effektivität

Die Effektivität fragt nach dem Ergebnis eines Prozesses. In diesem Fall ist das Ergebnis wichtig, unabhängig vom Entstehungsprozess. Allein der Effekt als Ergebnis (Effekt-ivität) zählt hier.

Effizienz

Die Effizienz fragt, welche Vorgehensweise erfolgte, um ein Ergebnis zu erreichen: Hierbei gelten ein möglichst niedriger Aufwand bei einem größtmöglichen Ergebnis als ideal.

Einfach zu verstehen ist dieser Unterschied, wenn man sich der englischen Erklärungen behilft: Während für Effektivität der Slogan „Do the right things!“ gilt, ist es bei Effizienz „Do the things right!“.

Will man also die eigenen Arbeitsabläufe verbessern, geht das nur, wenn man die eigene Effizienz steigert.

Der Großteil der Berufstätigen arbeitet nicht konzentriert und fokussiert genug, da man oftmals von Telefonaten, Anfragen und E-Mails bei wichtigen Tätigkeiten abgelenkt wird. Um konzentrierter zu arbeiten, bedarf es keinen extravaganten Mitteln und Methoden, sondern der richtigen Setzung von Prioritäten und Routinen.

Darüber hinaus sollte man es vermeiden, die Schuld an der ineffizienten Arbeitsweise auf andere abzuwälzen, immerhin sollte man sich selbst als die Person sehen, die die Macht über die eigene Arbeit hat. So behält man auch unterbewusst eine aktivere Rolle im Arbeitsalltag und ist eher daran interessiert, seine Effizienz zu steigern.

Das soll jedoch nicht heißen, dass die eigenen Kollegen oder verschiedene Telefonate ein Störfaktor bezüglich der eigenen Effizienz darstellt. Dennoch sollte man sich vornehmen, Störfaktoren und ihre Auswirkungen auf die eigene Effizienz zu vermindern.

Beispielsweise kann das durch Homeoffice, einen abgeschotteten Arbeitsraum oder durch klassische Organisationstipps erreicht werden.

Wie bereits erwähnt, hängt die Effizienz nicht mit der wöchentlichen Arbeitszeit zusammen, sondern vielmehr mit der bestmöglichen Nutzung der gegebenen Zeit.

1.    Definition des MIT („most important task“)

MIT ist die wichtigste Aufgabe des Tages, die unbedingt erledigt werden muss. Um sie zu festzulegen, ist es hilfreich, sie schon zu Tagesbeginn schriftlich festzuhalten, im Kalender einzutragen oder sie auf einem Notizzettel niederzuschreiben. Es ist auch möglich, mehrere MITs zu haben, jedoch ist hier wichtig, dass man nicht bei einer gewöhnlichen To-Do-Liste landet.

Die MITs sollten nicht zu viel Zeit beanspruchen, sondern in maximal ein bis zwei Stunden machbar sein.

Überlegen Sie sich, welche dieser „Tagesziele“ Sie erreichen möchten. Effizienz bedeutet nicht nur, möglichst schnell viel zu schaffen, sondern auch, die Dinge zu schaffen, die man sich vorgenommen hat. Aus diesem Grund hat Arbeitseffizienz auch viel mit dem Erreichen der selbst gestellten Ziele zu tun.

2.    Gefühle und Stimmungen bestimmen nicht den Arbeitstag

Es ist normal, dass man mal bessere und mal schlechtere Tage hat. Jedoch sollte man die eigene Stimmung und Gefühle unter Kontrolle bringen, indem man sich klarmacht, dass der Ärger nicht zielführend ist. Man sollte sich also auf positive Ereignisse und Gefühle konzentrieren, anstatt sein Augenmerk auf negative Faktoren zu legen. Durch eine positive Stimmung wird nämlich nicht nur die Lust am Job gesteigert, sondern auch die Leistung.

Darüber hinaus sind Berufstätige, die mit negativen Gefühlen konfrontiert sind, eher dazu verleitet, Dinge aufzuschieben.

3.    Übersicht schaffen

Nur ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist ein effizienter Arbeitsplatz. Sich durch zahlreiche ungeordnete Papierberge zu wühlen kostet viel unnötige Zeit. Hilfreich hierfür ist ein Ablagesystem, in dem der gesamte Papierkram geordnet verschwindet.

Eine Ablage kann für besonders dringende Aufgaben sein, eine andere für Kundenanfragen usw. Es ist also empfehlenswert, ein bisschen Zeit in die Organisation des eigenen Schreibtisches zu investieren. Auf langer Sicht spart das eine Menge Zeit und lässt wesentlich effizientere Arbeit zu.

4.    Störquellen und Ablenkungen vermeiden

Um effizientere Arbeit zu ermöglichen, sollte man das Problem an der Wurzel packen. Störfaktoren und Ablenkungen sollten soweit wie möglich vermieden werden.

Zu den sieben typischen Störquellen zählen das eigene Smartphone, das Internet, Meetings, E-Mails, Klatsch und Tratsch mit den Kollegen, das sogenannte Helfersyndrom und zu guter Letzt der Aspekt des Perfektionismus.

5.    Aufgaben abgeben oder nach Hilfe fragen

Effizientes Arbeiten gelingt nur dann, wenn man genügend Zeit hat, seine Aufgaben zu erledigen. Landen immer wieder Aufgaben auf dem Schreibtisch, die nicht zum eigenem Feld gehören, sollten diese nach Möglichkeit delegiert werden – sonst schafft man die eigene Arbeit nicht.

Sollte man jedoch nicht die Chance haben Aufgaben abzugeben, sollte man sich nicht scheuen, nach Hilfe zu fragen.

6.    Vereinfacherungen für mehr Effizienz

Möglicherweise sind Ansätze, wie man eine Aufgabe erledigt, nicht die besten und effizientesten. Hier ist es ratsam, Herangehensweisen oder einzelne Arbeitsschritte zu analysieren. Dadurch kann erkannt werden, ob es Bedarf zu Optimierungen oder einfachere und schnellere Varianten zur Erledigung von Aufgaben gibt.

Auch das Bündeln gleicher oder ähnlicher Aufgaben sorgt für mehr Effizienz. Planen Sie die Bearbeitung ähnlicher Arbeitsbereiche zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zum Beispiel: Alle Reklamationen werden ab 13 Uhr erledigt. Davor können Sie sich um alles kümmern, dass nichts mit Reklamationen zu tun hat. Sind Sie nämlich erst einmal „eingearbeitet“ geht Ihnen diese Tätigkeit leichter von der Hand.

7.    Den Perfektionismus im Zaum halten

Perfektionismus wird schnell mit herausragenden Leistungen verbunden, jedoch trügt der Schein. Der Perfektionismus kann sogar eher eine lähmende Wirkung auf den jeweiligen Berufstätigen haben, da man erst nach längerer Zeit mit der Planung und anschließend dem Ergebnis zufrieden ist – falls überhaupt. Außerdem neigen perfektionistische Menschen dazu, Entscheidungen vor sich her zu schieben und so viel Zeit zu verschwenden, obwohl die Entscheidung um einiges schneller gefällt werden könnte.

Ergo behindert einem der Perfektionismus eher, als dass er zu Exzellenz führt. Durch die eigene perfektionistische Art und der damit verbundenen Angst Fehler zu machen, ist man eine äußerst ineffektive Arbeitskraft. Hier ist es hilfreich abzuwägen, ob der Zeitaufwand, der für die jeweilige Tätigkeit eingeplant und verwendet wurde, überhaupt im Verhältnis zu dem Endergebnis steht.

8.    Zerlegen Sie

Größere und komplexere Aufgaben können Kopfschmerzen und schnell Überforderung verursachen. Hier ist es ratsam, Zeit in die Analyse einer Aufgabe zu stellen. Es sollte überlegt werden, ob und wie sich diese in kleine Teilaufgaben zerlegen lässt.

Indem Sie sich im Vorfeld damit beschäftigen, kann der Bearbeitungsprozess beschleunigt werden. Mit einer guten Herangehensweise ist es möglich, Teilaufgaben Stück für Stück abzuarbeiten. Das erspart eine Menge Zeit bei dem Versuch, planlos an die Sache zu gehen und alles auf einmal bearbeiten zu wollen.

9.    Erstellen Sie ein Netzwerk aus Experten

Die Arbeitswelt mit allen Regeln, Gesetzen und Vorgaben wird immer komplizierter. Das eigene Fachgebiet zu überblicken, ist bei der ganzen Überflutung von Informationen kaum noch möglich. Auch, wenn Sie sich laufend informieren, kann man nicht alles wissen. Deshalb ist es hilfreich, ein systematisches Expertennetzwerk zu haben: Schreiben Sie sich eine Liste mit Themen (spezielle Fachthemen, Computer, interne Organisation, Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Personal …) und notieren Sie sich Experten, die Sie schon kennen und die sich im jeweiligen Gebiet gut auskennen. Danach kann man nach und nach versuchen, bestehende Lücken auszufüllen und damit in schwierigen Situationen einen kompetenten Ansprechpartner zu haben.

10.    Multitasking vermeiden

Multitasking klingt zwar nach einer effizienten Arbeitsweise, jedoch löst es bei kaum einem Berufstätigen eine effizientere Arbeitsweise aus, sondern sorgt eher für die Verschwendung wichtiger Zeit. Durch Multitasking werden Aufgaben oftmals nicht zufriedenstellend erledigt, was infolge die Qualität der Arbeitsleistung mindert. Darüber hinaus ist der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erschöpfend und stresst einen unnötig.

Es ist sinnvoller, sich immer nur eine Aufgabe vorzunehmen und sich exklusiv auf diese zu fokussieren. Natürlich beansprucht das mehr Zeit, aber die Aufgaben werden zufriedenstellend erledigt und die Fehlerquote ist dabei nicht annähernd so hoch wie beim Multitasking.

11.    Pausen einplanen

Entgegen der verbreiteten Meinung, Pausen wären reine Zeitverschwendung, steigern diese sogar die Arbeitseffizienz. Denn der Mensch kann sich nur etwa 90 Minuten am Stück konzentrieren. Wer als im Laufe des Tages immer wieder kleine Pausen einlegt, gibt seinem qualmenden Kopf die Möglichkeit, wieder Energie zu tanken.

Nach der Pause kann man wieder voll durchstarten und ist in der Lage, effizienter zu arbeiten. Wer Stunde um Stunde weitermacht, kann keine Höchstleistungen bringen.

Janina Zaminer