Zugriff auf alle Dokumente von überall aus? Papierloses Büro?
Mit Sage 100 DMS erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter jede Datei und Information auf Mausklick, auch von zuhause aus. Der Clou dabei: Mittels „Smart Start“ Client und Rechteverwaltung benötigen Ihre Mitarbeiter keinen Zugang zu Sage 100 und können die für sie wichtigen Belege stets abrufen. Kein Herumsuchen in Aktenbergen. Der Drucker wird arbeitslos. Gibt es nicht? Gibt es doch!
Wichtigste Funktionen von Sage 100 DMS
Zeit sparen durch E-Mail Management
Legen Sie Mails inkl. Attachments per Drag and Drop im Sage DMS ab und stellen Sie dadurch anderen die Informationen sofort zur Verfügung.
Dokumente finden und von überall Zugriff haben
Der neue Sage DMS Webclient liefert Ihnen die Dokumente auf allen Endgeräten wie Smartphones und Tablets in der übersichtlichen Kunden- und Lieferantenakte.
Digitale Prüfung von Eingangsrechnungen einfach und sicher
Eingangsrechnung erfassen, freigeben und im 4 Augenprinzip prüfen, danach wird die Rechnung automatisiert in Ihrer Sage 100 verbucht.
Revisionssichere Ablage
Jederzeit über das d.velop Cloud Storage möglich, zum Easy Pay per Use Preis pro GB um 0,70 EUR / Monat
Belege nur einmal erfassen
Sie kennen das: Belege werden in vielen Unternehmen mehrmals angegriffen und weitergegeben. Mit Sage 100 DMS ist damit Schluss. Belege werden exakt einmal erfasst und abgelegt. Der automatisierte Workflow startet. Die richtigen Mitarbeiter erhalten die Information zum Zugriff, die Prozesse sind automatisiert und das Rechtesystem sichert die Richtigkeit von Freigaben und Fortschritten.
Gamechanger digitale Rechnungsprüfung
Sie kennen das Problem: Eine wichtige Rechnung ist unauffindbar. Sie durchsuchen sämtliche Ordner und Ablagen, fragen sich durch etliche Büros, dass diese eine Rechnung auftaucht. Sie scheint verschwunden. Es entstehen Kosten, die Skontofrist verstreicht, Mahngebühren entstehen. Und auch wenn die Rechnung wieder auftaucht, sind oft noch Dinge vorab zu tun. Die formale, sachliche und rechnerische Prüfung zum Beispiel. Meist sind mehrere Personen involviert, die Prozesse dauern. Mit digitalen Workflows erledigen Ihre Mitarbeiter diese Dinge in einem Bruchteil der Zeit. Alles ist von der ersten Sekunde an digitalisiert und dokumentiert. Profitieren Sie vom Gamechanger digitale Rechnungsprüfung.
Wir zeigen Ihnen wie Sie mit Sage DMS Zeit und Geld sparen!
Markus Wurtzbach
Sage 100 DMS
Kundenbetreuer
Karl Zimmermann
DMS
Business Development Manager
Andreas Dürrschmid
Sage 100 DMS
Consultant
DMS – Gewinn für (fast) jedes Unternehmen
Maßgeblich sind nicht die Größe des Unternehmens, sondern Art und Umfang der Dokumente sowie die damit verbunden Arbeitsabläufe. Mit Sage 100 DMS ist Schluss mit Suchen, Schluss mit parallel geführten Archiven und Schluss mit schlecht informierten Mitarbeitern im Homeoffice.
Warum ein Dokumenten Management System (DMS)?
In der heutigen Zeit ist es für jedes Unternehmen entscheidend rasch die richtigen Entscheidungen zu treffen. Basis dafür ist die Menge an Informationen und Daten schnell und zentral zur Verfügung zu haben. Dafür müssen 3 Dinge gewährleistet sein:
Informationsmenge (mit der Funktion Archivierung)
Informationsvielfalt (mit der Funktion des Dokumenten-Managements) und
Organisationsaufwand (mit Funktionen für den Workflow- oder Prozess-Management)
müssen jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar sein.
DMS – mehr als „nur“ Dokumentenmanagement
Sämtliche Unternehmensinformationen digitalisieren und verwalten
Vorteile zusammengefasst
Elektronisches Archivieren aller gescannten und digitalen Dokumente
Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil
Schnelle und einfache Recherche
Optimale Transparenz und Aktualität
Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
Produktivitätssteigerung
Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
Standardisierte Arbeitsprozesse
Verbesserung der internen Kommunikation
Vermeidung von Dubletten
Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Produktivitätssteigerung
Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
Die digitale Rechnungsprüfung – Hören Sie auf zu suchen!
Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung etwa 20 Euro an Kosten verursacht. Digital abgestimmte Prozesse und Workflows benötigen viel weniger Zeit, Ihre Mitarbeiter sind dabei effektiver. Sie erledigen mehr Rechnungen in kürzerer Zeit und arbeiten besser zusammen. Die Kosten sinken auf einen Bruchteil. Wenn es Ihnen wichtig ist, weniger Zeit und Geld für die Suche und Prüfung von Eingangsrechnungen zu verwenden, dann ist die digitale Rechnungsprüfung die perfekte Lösung. Buchhaltungsprozesse sind damit einfach zu optimieren. Automatisierte, digitale Workflows, sparen wertvolle Zeit, reduzieren Kosten und vereinfachen die Zusammenarbeit. Leb wohl Papierarchiv! Good-Bye Buchhaltungsdrucker!
Was bedeutet digitale Rechnungsprüfung für Ihr Unternehmen?
Einmal eingerichtet, ist die digitale Rechnungsprüfung ein Riesenschritt in Richtung Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. Die Einrichtung übernehmen selbstverständlich wir. Wir kennen die Prozesse. All die schleppenden Arbeitsschritte werden mit Hilfe der digitalen Rechnungsprüfung optimiert, Kosten sinken, Mitarbeiter werden für wichtigere Dinge frei und Ressourcen werden geschont. Die Mitarbeiter danken es Ihnen. Denn das dauernde Nachlaufen, Einfordern und Suchen von Papierdokumenten ist kein angenehmer Teil Ihrer Arbeit. Die digitale Rechnungsprüfung kann viele Ihrer Herausforderungen in der Buchhaltung lösen: Rechnungen können teilautomatisiert verbucht, Informationen automatisiert ausgetauscht, Workflows im Team automatisch übergeben werden. So ist die rasche Prüfung und Freigabe gewährleistet. Gleichzeitig geht keine Rechnung mehr verloren und Sie verpassen keine Fristen. Das ist Arbeitserleichterung durch Digitalisierung.
FAQ
Die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten spielt in allen Unternehmen eine große Rolle. Egal ob Kleinbetrieb oder Großkonzern – Briefe, Verträge, Rechnungen und vieles mehr gehören zum Alltag. Die dezentrale Aufbewahrung der meisten Dokumente erschwert dabei oftmals die Arbeit. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen vielfältige Informationen unter hohem Organisationsaufwand verarbeiten müssen, sind dies ideale Gründe, die für die Einführung eines DMS sprechen. Die digitale Dokumentenverarbeitung wird Ihren Arbeitsalltag erheblich vereinfachen und ein höheres Maß an Produktivität und Effizienz zulassen. Das elektronische Dokumentenmanagement erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von digitalen Dokumenten aller Art und wird so zum Informationszentrum Ihres Unternehmens.
Das Sage Modul DMS ist kein isoliertes System, sondern interagiert fließend mit Ihrer Sage 100, in der Dokumente erstellt und genutzt werden.
Sage 100 ist das führende System
Vereinfacht gesagt ist das Modul Sage 100 DMS ein Service, der Sage 100 seine Funktionalität zur Verfügung stellt. Oft merkt der Anwender überhaupt nicht, dass er im Dokumentenmanagement arbeitet, sondern er hat das Gefühl, die Dokumentenmanagement-Funktionalitäten seien Teil von Sage 100. Da die Arbeit mit Dokumenten meist nur ein Teilaspekt der Gesamtarbeit ist und andere Aktivitäten (z. B. Buchhaltung oder Auftragsbearbeitung) im Vordergrund stehen, ist es die effizienteste Konfiguration.
Der größte Kostenverursacher: Die Informationssuche
Im Grunde nicht überraschend, aber sehr eindrucksvoll: Eine aktuelle IDC-Studie hat ergeben, dass ein Knowledge Worker („Kopf- oder Wissensarbeiter“) durchschnittlich insgesamt 7,4 Stunden pro Woche damit verbringt, „nach Informationen zu suchen, sie aber nicht zu finden“ und „Daten aus unterschiedlichen Quellen neu zu formatieren“. Eine Studie der Gartner Group stellte sogar fest, dass bis zu 30 % der Arbeitszeit mit Suchen verschwendet wird! Anhand von statistischen Erhebungen der Computerwoche und der Gartner Group dauert eine typische Suche nach Information bis zu 20 Minuten, pro Tag und Mitarbeiter finden bis zu 30 solcher Suchvorgänge statt.
Digitale Archivierung reduziert Raum- und Materialkosten
Anhand des folgenden Beispiels wird deutlich, wie die digitale Archivierung von Dokumenten dazu beiträgt, Material- und Raumkosten zu senken: Eine CD-ROM mit einer Speicherkapazität von 650 Megabyte kann ca. 150.000 DIN-A4-Seiten mit Text aufnehmen. Ein gut gefüllter, breiter Aktenordner fasst problemlos 350 Seiten. Um die auf der CD-ROM gespeicherten Textseiten in Papierform abzuheften, wären also mindestens 400 Ordner nötig!
Hier finden Sie wertvolle Tipps
und weitere Informationen zum Thema DokumentenManagementSystem (DMS)
