So vermeiden Sie Inventurdifferenzen

Die Ursache dieser Inventurdifferenzen können vielfältig sein. Sie werden häufig verursacht durch:

• Schwund
• Diebstahl
• Verderb der Ware
• Inventurfehler
• Nicht dokumentierter Bruch
• Werbegeschenke
• Privatentnahmen
• Schadensfälle
• Falschen Zuordnungen

Diese Gründe lassen sich allerdings leicht beseitigen. Wir erklären, wie das funktioniert.

Bei einer Inventur wird das Inventar, also bewegliche und unbewegliche Waren, Güter und Produkte, mengenmäßig genau erfasst. Dazu wird eine körperliche Inventur durchgeführt, bei der die Bestände gewogen, gemessen und/oder gezählt werden. Das Ergebnis ist in einer Inventurliste festzuhalten.

Wird eine buchmäßige Inventur durchgeführt, so erfolgt die Erfassung der Bestände anhand der Aufzeichnungen und Buchwerte zum Stichtag. Buchmäßig werden beispielsweise die Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Bankeinlagen erfasst.

Die Anlageinventur hingegen wird im Rahmen der Anlagenbuchhaltung durchgeführt. Hierbei werden Maschinen, Büromöbel, Fahrzeuge und andere Anlagegüter in einer Inventur genau erfasst. Daraus erstellt das Unternehmen ein Anlagenverzeichnis, welches für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte führt. Die enthält folgende Angaben:

• Bezeichnung des Gegenstandes
• Datum der Herstellung oder Anschaffung
• Preis der Anschaffung oder Herstellung
• Jährliche Abschreibungshöhe
• Nutzungsdauer
• Bilanzwert zum Stichtag der Bilanz
• Tag des Abgangs

Als Unternehmer können Sie Inventurdifferenzen effektiv vermeiden. Dazu sollten Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

1. Um sich vor Diebstahl zu schützen, ist die Ware elektronisch zu sichern. Auch die elektronische Überwachung kann sich als sinnvoll erweisen. Gleichzeitig ist die Schulung des Personals bezogen auf den Schutz vor Diebstahl zusammen mit der erhöhten Aufmerksamkeit eine lohnende Investition.
2. Gegen das immer aktuellere Thema des sogenannten „Wardrobing“, nämlich den Betrug am Verkäufer durch das Zurückgeben bereits genutzter Artikel durch den Käufer, hilft häufig ein Appell an die Kunden. Dafür reicht ein kleines Kärtchen mit dem Hinweis, dass die Ware nach dem Tragen nicht mehr zurückgenommen wird. Zumindest erhöht sich so die Hemmschwelle.
3. Entstandene Schäden durch Bruch können zwar nicht mehr beseitigt werden, sollten aber sofort sorgfältig dokumentiert und gebucht werden.
4. Eine gute Lagerorganisation hilft ebenfalls, Inventurdifferenzen zu verhindern. Alles muss an seinem Platz liegen und sollte dort auch stets zu finden sein. Inventurdifferenzen treten häufig dadurch auf, dass sich die Bestände an verschiedenen Orten befinden. Dann muss man sich auf die Suche begeben.
5. Bei jeder Inventurdifferenz wird eine Nachzählung angeordnet. Wer das vermeiden möchte, sollte die Organisation der Inventur gut durchdenken.
6. Die eindeutige Kennzeichnung von Waren kann ebenfalls Inventurdifferenzen vermeiden helfen, gerade wenn es sich um ähnliche Waren handelt. Auf dem Etikett der Waren sollte der Text gut lesbar und mit einem Barcode ausgestattet sein. Diese eindeutige Zuordnung verhindert Verwechslungen.
7. Die Buchung des Wareneingangs ist mit größtmöglicher Sorgfalt auszuführen. Fehler bei der Erfassung des Wareneingangs zeigen sich in falschen Bestandsgrößen. Die Inventurdifferenz ist dann meistens nicht zu klären. Das Vieraugenprinzip kann hier hilfreich sein, um Unachtsamkeiten zu minimieren und damit eine Ursache für Inventurdifferenzen zu beseitigen.
8. Auch Veränderungen der Preise, Reklamationen, Rabatte oder der Umtausch von Waren können ursächlich für Inventurdifferenzen sein. Hier ist es wichtig, dass sich die einzelnen Abteilungen innerhalb des Unternehmens aufeinander abstimmen. Die Lösung ist also Kommunikation. Auch kann die laufende Kontrolle der Bestandsdaten durch fähige Mitarbeiter dazu beitragen, Inventurdifferenzen zu minimieren.

Warenwirtschaftssysteme bewerten die Vorräte, da sie bereits die Einkaufspreise für die Waren enthalten. Gleichzeitig können Unternehmer damit die Bestände auf den Bilanzstichtag vor- und zurückrechnen.

Die benötigten Inventurlisten, welche zehn Jahre aufzubewahren sind, stellt das Warenwirtschaftssystem ebenfalls zur Verfügung. Schriftlich ist von dem Verantwortlichen festzuhalten, wo und wann er die Waren erfasst hat und welche Methode er angewendet hatte.

Im Warenwirtschaftssystem informiert die Inventur über Lagerbestände und –werte der Waren. Der gebuchte Sollbestand (Buchbestand) wird mit dem Istbestand verglichen. Dadurch werden Bestandsdifferenzen erkannt, ausgewertet und gebucht. Die Listen enthalten je nach Auswahl alle Differenzen, nur die Fehlmengen oder eventuelle Überschüsse.

Sabine Preusser