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Ein Mann mit Hemd und eine Frau sitzen in einem Cafe und sehen gemeinsam in einem Laptopbildschirm, der vor ihnen steht. Der Mann hat seine rechte Hand am Mousepad.

Prozessanalyse: Entlarven Sie die Schwachstellen in Ihrem Unternehmen

Geschäftliche Transaktionen sind Prozesse mit Anfang und Ende – egal ob es um einen Verkaufsvorgang oder eine Kundenkommunikation geht. Um solche Prozesse zu verstehen, gibt es die Prozessanalyse. Mit dieser können Schwachstellen in Unternehmen gefunden, Verbesserungspotenziale ausgemacht und Synergien genutzt werden.

(Lesedauer: 5 Minuten)

Prozesse sind Abläufe innerhalb einer Abteilung oder im gesamten Betrieb. Während Mitarbeiter eines Unternehmens enge Beziehungen zu den eigenen Arbeitsabläufen haben, ist dies zu anderen Prozessen wenig bis gar nicht der Fall.

Genau hier kommt die Prozessanalyse zum Einsatz: Sie benennt die Prozesse aller Abteilungen im Betrieb und kann diese einfach zusammenfügen und vergleichen. Dadurch erhalten Unternehmer einen Einblick in die personelle Leistung, Erträge, Aufwände und Arbeitszeiten aller Abteilungen. Werden alle Abteilungen analysiert, erhält man ein stimmiges Gesamtbild über die Stärken und Schwächen des Betriebs.

Die 4 Stufen einer Prozessanalyse

Eine Prozessanalyse erfolgt in vier Phasen:

·         Prozessidentifikation

·         Prozessaufnahme

·         Prozessdarstellung

·         Prozessbewertung

Als Ergebnis sollte man alle Prozesse einheitlich und komplett dokumentieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen und neue Ziele definieren zu können. Die Prozessanalyse ist ein wichtiger Bestandteil im operativen Prozessmanagement.

Beispiel einer Prozessanalyse

Um Zielsetzungen leichter zu verfolgen, können Unternehmen für eine Analyse feste Prozessziele formulieren. Wo entstehen innerhalb des Unternehmens die meisten Kosten? Welche Abteilung arbeitet am effizientesten? Wo ist das meiste Personal von Nöten? Mit einem festgelegten Vorgehen bei der Prozessanalyse steigern Unternehmer die Effizienz des Verfahrens und erhalten dadurch schneller die gewünschten Zielwerte.

Warum ist eine Prozessanalyse sinnvoll?

Häufig werden Prozessanalysen aus konkreten Anlässen von Unternehmen durchgeführt. Dazu zählen etwa:

  • Einführung von Qualitätsmanagementsystemen
  • Integration neuer Software
  • Einführung neuer/Optimierung bestehender Firmenbereiche
  • Analyse des Personalbedarfs
  • Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Bei den genannten Anlässen werden meistens IT-Bedarf, Erträge, Ausgaben oder Personal bewertet. Dazu ist es wichtig, sowohl die sichtbaren als auch die unsichtbaren Schwachstellen dieser Prozesse zu entdecken, sowie verborgene Möglichkeiten für Einsparungen oder Synergien.

Schwachstellen eliminieren

Folgende Minus Faktoren sind im Vertrieb häufig:

  • Veraltete Technologien
  • Lange Bearbeitungs- Durchlaufzeiten
  • Verspätete Auslieferungen
  • Personelle Fehlplanungen
  • Falsches/zu viel Arbeitsmaterial

Mit einer Prozessanalyse ist es Unternehmen möglich, bestehende Probleme und Möglichkeiten für Verbesserungen aufzudecken. Warum weichen beispielsweise die Kosten, Qualität oder Arbeitszeiten eines Prozesses von den Erwartungen ab? Warum werden die Zielvorgaben im Unternehmen nicht erreicht?

Ergebnisse einer Prozessanalyse

Aus diesen Analysewerten lassen sich beispielsweise folgende Prozessoptimierungen und Verbesserungen erzielen:

  • Kosteneinsparungen
  • Ertragssteigerungen
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Verkürzung von Lager- und Lieferzeiten
  • Verbesserung des Kundenservice
  • Reduzierung von Reklamationen
  • Allgemeine Qualitätssteigerung

Vorgehen bei einer Prozessanalyse

Um die Prozessanalyse erfolgreich ausführen zu können, gibt es unterschiedliche Vorgehen.

1.   Interviews

Oft werden Interviews zu Projektbeginn angewandt. Dieses Verfahren ist meist zeitaufwändig und wenig effektiv – jedoch kann man hier direkt mit dem Personal kommunizieren.

2.   Workshops

Workshops eignen sich für Prozessanalysen besser, da hier Anliegen an eine größere Gruppe kommunizieren können. Hier kann man schon im Vorfeld sehen, ob Mitarbeiter die Anliegen verstehen oder nicht.

3.   Fragebögen

Mit einem Fragenbogen können Anliegen strukturiert formuliert werden und gezieltes Feedback eingeholt werden. Man kann sowohl offene Fragen, als auch Fragen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten (ja/nein, trifft zu/trifft nicht zu) einbetten. Dieses Verfahren lässt sich ganz simpel als Online-Version umsetzen. Die Auswertung kann allerdings einiges an Zeit beanspruchen.

4.   Arbeitsplatzanalyse

Das Schlusslicht – die Arbeitsplatzanalyse – wird gerne von externen Beraten genutzt, die sich einen Überblick über das Unternehmen verschaffen wollen. Zwar braucht diese Form der Analyse viel Zeit für die Durchführung und Aufbereitung, jedoch bietet sie einiges an Informationstiefe.

3 Methoden für eine Prozessanalyse

Für eine Prozessanalyse können einige bekannte Methoden zum Einsatz kommen:

  • SWOT-Analyse
  • Ishikawa
  • Lean Management

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse (Strengths/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Oppurtunities/Chancen und Threats/Risiken) dient der Positionsbestimmung und strategischen Planung von Unternehmen. Sie bewertet unter anderem, wie im Vertrieb durch neue oder verbesserte Produkte/Dienstleistungen neue Kunden gewonnen bzw. die Stammkundschaft ans Unternehmen gebunden werden.

Nebenbei erkennt die SWOT-Analyse neue Chancen und Risiken durch Änderungen auf dem Markt. Hiermit ist es Unternehmern möglich, Stärken und Schwächen innerhalb des Betriebs zu erkennen und notwendige Maßnahmen zu ergreifen.

Ishikawa

Das Ishikawa (auch Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt) ist eine grafische Darstellung von Ursachen, die ein Ergebnis bewirken oder beeinflussen. Zur Lösung illustriert dieser Ansatz alle Ursachen eines Problems und ihre Abhängigkeiten untereinander. Dieses Diagramm findet man häufig im Qualitätsmanagement, um die Ursache von Qualitätsproblemen nachzuverfolgen.

Lean Management

Der Begriff Lean Management (auf Deutsch: „Schlankes Management“) bezeichnet den gesamten Fundus an Strategien und Methoden für die effiziente Gestaltung von Prozessen.

Die Idee ist eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen, um die gesamte Wertschätzungskette effizienter zu gestalten. Ein Ziel hier ist es, unnötige Instanzen und Prozesse zu vermeiden bzw. zu „entschlanken“. Daraus folgen harmonischere Prozessabläufe und ein ganzheitliches Produktions- und Warensystem mit mehr Nachhaltigkeit.

Erfolg steigern und Kosten sparen mit der Prozessanalyse

Nicht selten kommt die Frage auf, wie detailliert eine Prozessdokumentation sein sollte. Zwar reicht in einigen Fällen eine grobe Übersicht, jedoch ermöglicht eine vollständige und korrekte Abbildung der unternehmerischen Prozesse eine konkrete Prozessanalyse.

Zu Beginn ist es ratsam, sich ein Bild von allen entscheidenden Prozessen im Betrieb zu machen und dann diese nach Wichtigkeit zu analysieren. Das Ergebnis kann Unternehmer helfen, Erfolge zu steigern und unnötige Kosten einzusparen.

Janina Zaminer



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