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Flexibel und individuell – Projektmanagement mit ERP.
Projekte sollen pünktlich, im Budget und ohne Mängel abgeschlossen werden. Dies trotz vieler Akteure und Einflussfaktoren, ohne Widerstände zu schaffen, ist eine kleine Kunst.

(Lesedauer: 4 Minuten)

Die meisten Projekte sind heute so komplex geworden, dass sie ohne spezifische Softwareunterstützung nicht mehr effizient handhabbar sind. Die Menge der Details bei komplexen oder mehreren Projekten übersteigt schnell das, was ein einzelner Mensch ständig im Kopf und im Blick haben kann.

Ob in der produzierenden Industrie oder bei Dienstleistern: Sinnvoller Dreh- und Angelpunkt ist ein leistungsstarkes Enterprise Resource Management (ERP). ERP – Systeme bringen einige Vorteile für ein erfolgreiches Projektmanagement mit sich.

Zeitgemäße Lösungen

Meist finden sich in der gewachsenen IT-Struktur eines Unternehmens viele Insellösungen für bestimmte Teilaufgaben. Das ist aufwendig und fehleranfällig.

Dabei wäre es viel sinnvoller, Funktionen und Prozesse in ein gemeinsames, leistungsstarkes Gesamtsystem zu überführen, das Prozesse weitestgehend automatisiert. Das Gute daran: Ein ERP-System haben die meisten Unternehmen ohnehin schon im Haus. Es ist das Kernstück ihres operativen Geschäfts. Darin werden Produkt- und Kontaktstammdaten gepflegt und die Produktion geplant.

Oft ergänzen auch ein Dokumentenmanagement und ein Team-Kalender die Funktionalität. Genau hier sollte ein Projektmanagement angesiedelt sein. ERP-Systeme bieten dafür meist die passenden Funktionen an.

Gemeinsame, aktuelle Daten – auch für Marketing und Vertrieb

Durch eine modulare Lösung entfallen Datenabgleiche zwischen separaten Systemen weitgehend.

Ob Informationen aus der Produktion, dem Lager, der Entwicklungsabteilung, dem Kundendienst oder der Buchhaltung: Alle Daten sind sofort verfügbar, wenn sie das System erreichen, und können so auch in den Projektstatus einfließen. Außerdem stehen sie sowohl den Projektmitarbeitern als auch dem Management für ihre unterschiedlichen Auswertungen zur Verfügung.

Auch andere, nicht direkt in laufende Projekte involvierte Abteilungen profitieren von gemeinsamer Datenhaltung. Der Vertrieb kann leichter ersehen und auswerten, bei welchen Bestandskunden sich aufgrund des Auftragsvolumens eine intensive persönliche Vertriebsarbeit am ehesten lohnt. Das Marketing wiederum kann beispielsweise erkennen, welche Kundengruppen welche Produkte besonders oft ordern. So lernt es seine Kunden und Produkte besser kennen und kann seine Kommunikation gezielter gestalten.

Mobil und immer im Zugriff

Die mobile Anbindung des ERP ist in vielerlei Hinsicht essenziell für das Projektmanagement.

Das beginnt damit, dass Lieferungen an Kunden, erledigte Aufgaben und Dienstleistungen außer Haus vom Mitarbeiter sofort im System verbucht werden. Das geschieht per Notebook, Tablet und Smartphone. So entfällt eine spätere manuelle Nacherfassung, und der Projektstand hinkt der Realität nicht hinterher.
Weiter geht es mit den Projektverantwortlichen, die beim Kundenbesuch, auf der Baustelle oder von irgendwo auf dem Firmengelände sofort Details einsehen, Entscheidungen treffen und die Planung justieren können.

Hohe Flexibilität in der Projektplanung

In vielen Unternehmen ähneln sich die Projekte. Für manche Unternehmen ist kein Projekt wie das andere. Es ist wichtig, dass Projekte immer in der jeweils nötigen Granularität und mit den sinnvollen Details eingerichtet werden können. Vorlagen helfen, wiederkehrende, ähnliche Projekte schneller einzurichten.

Die Zeitachse

Ein Projekt wird allgemein in Abschnitte und Bereiche eingeteilt, die teils parallel, teils nacheinander abgearbeitet werden sollen. Meilensteine markieren die Termine der einzelnen Projektabschnitte. In der Plantafel werden die nötigen Ressourcen eingetragen. Die Anfangsplanung sowie jede Nachjustierung und Planänderung kann sofort wirksam beziehungsweise auf ihre Realisierbarkeit geprüft werden.

Schlanke Prozesse, automatisierte Prozesse

Durch die digitalen Workflows werden Prozesse optimiert, und das sogar abteilungsübergreifend. Das ist möglich, wenn das gesamte Unternehmen oder zumindest weite Teile davon mit dem gleichen, ERP-nahen System arbeiten. Systembrüche an Abteilungsgrenzen, die manuelle Arbeit oder zusätzliche Kommunikation erfordern, fallen weg.

So lassen sich viele Abläufe automatisieren. Zahlreiche Klicks und viel Tipperei werden eingespart. Auch die Abrechnung gegenüber dem Kunden kann so detaillierter und damit transparenter werden. Und die Automatisierung steht sogar eher noch am Anfang. In den kommenden Jahren wird künstliche Intelligenz immer mehr und komplexere Aufgaben in der Planung und Steuerung von Projekten übernehmen können.

Management der Ressourcen

Die Ressourcen und ihr effektiver Einsatz spielen in jedem Projekt die zentrale Rolle, die über Termintreue und Gewinn entscheidet. Schmale Gewinnspannen und starker Wettbewerb zwingen Unternehmen, ihre Produkte und Services bei hoher Qualität mit eingeschränkten Ressourcen zu erzeugen und zu erbringen.

Hier spielt ein gutes ERP seine Stärken aus. Es optimiert den Ressourcen-Einsatz und ermöglicht eine effiziente und vorausschauende Ressourcenplanung, die zu den Meilensteinen passt. So kann ein Projekt umfassend vorbereitet, gesteuert und gemonitort werden, und zwar auch dann, wenn es in einem Team auf mehrere Schultern verteilt ist. Unvorhergesehene Engpässe lassen sich früh erkennen, sodass mehr Zeit bleibt, sie terminneutral zu beheben.

Der Kunde fragt an

Kunden verändern gerne mal im laufenden Projekt ihre Anforderungen. Wenn das Projekt mit allen seinen Eckdaten und Bestandteilen digital erfasst und geplant ist, kann flexibel umgeplant und schnell eine verbindliche Rückmeldung gegeben werden. Kaum ein komplexes Projekt geht gänzlich über die Bühne, ohne dass der Kunde Nachbesserungen fordert. Dafür und für die spätere Gewährleistungs- und Kundendienstarbeit ist ein Service- und Support-Modul die beste Grundlage, um Kunden-Sorgen schnell und mit geringem Verwaltungsaufwand zu bearbeiten. All das erhöht die Kundenzufriedenheit, stärkt die Kundenbindung und ist gut für die Reputation des Unternehmens am Markt.

Immer den Überblick haben

Als Projektverantwortlicher den Stand der laufenden Projekte richtig einzuschätzen und dies in eine Management-kompatible, komprimierte Form zu bringen kann viel Zeit kosten – oder wenig. Hier kann ein gutes ERP-Projektmanagement-Modul mit intelligenten, automatisierbaren Funktionen sehr viel leisten.

Bringen lassen statt zu holen

Regelmäßig automatisch erstellte Reports geben schnellen Überblick. Wie gut liegen wir im Plan? Wo sind Eingriffe nötig? Wenn Kennzahlen nicht erst händisch ausgerechnet werden müssen, bleibt mehr Zeit für die Interpretation und eine überlegte Entscheidungsfindung. Ein leistungsfähiges Reporting liefert Finanzbericht-Updates in Echtzeit, überwacht die finanzielle Performance der Projekte, macht einen Soll-Ist-Vergleich der Kosten und verbessert den Cashflow.

Zusammenfassend…

Wer sein ERP um Funktionsmodule ergänzt, baut sich ein leistungsfähiges Gesamtsystem auf, funktional und finanziell abgestimmt auf sein Unternehmen. Das spart Zeit und Kosten, denn die gemeinsame Nutzung der anfallenden Daten im ERP über Abteilungsgrenzen hinweg erleichtert das operative Geschäft, verschlankt Prozesse und erhöht die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dadurch haben kleinere Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile.

Ein gutes, schnelles und verlässliches Projektmanagement mit ERP wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus. Und ein positives Image zahlt sich am Ende auch beim Umsatz aus. Sage 100 bietet Ihnen genau diese Vorteile. Seine Skalierbarkeit erlaubt es Ihrem Unternehmen, flexibel zu wachsen. Das Projektmanagement-Modul lässt sich zum Projekt-Framework mit genau den Tools einrichten, die für Ihr Projektgeschäft hilfreich sind. So sichern Sie Ihre Termintreue, Ihre Marge und damit die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Janina Zaminer

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