Neue Anforderungen an das Enterprise-Content-Management in Unternehmen

Das klassische Papier ist heutzutage kaum noch anzufinden, während die Digitalisierung die neue Normalität widerspiegelt. Cloud-Technologien, weit verbreitete mobile Lösungen und maschinelles Lernen bieten Unternehmen eine Bandbreite an neuen Möglichkeiten, und es gibt neue Arten von Inhalten, die das klassische Enterprise-Content-Management erweitert haben: Audio, Video, Social-Media-Content. Dadurch steht die Frage im Raum, ob die Definition von ECM nicht neu formuliert werden sollte.

Heutzutage gibt es verschiedene Ansätze, ECM und dessen Rolle in Organisationen zu definieren. Am besten im Hinblick auf das moderne Zusammenarbeiten ist folgende Beschreibung:

ECM ist der kollaborative Prozess, die Unternehmensinformationen digital zu verwalten und anzuwenden, sodass er die Prozesse und Geschäftsziele der Organisation unterstützt. Dabei wird sichergestellt, dass diese Informationen zu jedem Zeitpunkt des Content-Lebenszyklus leicht zugänglich und nutzbar sind.

Das passende digitale System kann dem Unternehmen wichtige Vorteile verschaffen, wenn es automatisierte Abläufe unterstützt, welche die Produktivität fördern und die Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit unterstützen.

Content lässt sich überall in Unternehmen finden. Mitarbeiter verfassen E-Mails und schreiben Dokumente, legen Tabellen an, bauen Präsentationen. Es werden immer mehr und mehr Inhalte erstellt, die einen entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen darstellen können. Warum? Wenn alle Beteiligten Zugriff auf dieselben gemeinsamen Informationen und Ressourcen haben, funktioniert das Zusammenarbeiten innerhalb einer Organisation tadellos.
Demnach befinden sich immer noch große Teile von Unternehmensinhalten auf lokalen Rechnern, in Dateien und Mails. Diese sind unstrukturiert und wenn sie immer mehr werden, braucht ein Unternehmen stetig wachsende Ressourcen, um den Content zu verwalten.
Der Grundgedanke einer ECM-Plattform ist recht simpel: Jeder Mitarbeiter soll Zugang zu jenen Informationen des Unternehmens haben, die notwendig sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen, an Projekten zu arbeiten und größtmögliche Effizienz zu erreichen.
ECM hängt die klassischen Papierberge und die damit verbundenen Ablagesysteme schlichtweg ab. Content wird digitalisiert und in einem sicheren System aufbewahrt, wo diese organisiert und geteilt werden können. Aber ECM ist weit mehr als nur ein Ablagesystem des digitalen Zeitalters. Enterprise-Content-Management geht mit einem völlig neuen Ansatz einher, welcher den gesamten Lebenszyklus von Inhalten überspannt – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Ebenso reduzieren moderne ECM-Systeme die Suchzeit von Informationen, da die digitalen Inhalte und Dokumente an einer zentralen Stelle inklusive wichtiger Metadaten „leben“. Dadurch ist Content leicht auffindbar, sollte er benötigt werden. Nutzern ist es möglich, Volltextsuchen nach spezifischen Inhalten durchzuführen und diese geräteunabhängig direkt zu lesen, zu kopieren und zu bearbeiten. Auch kann man mit einem ECM-System nach einzelnen Begriffen oder Phrasen innerhalb eines gespeicherten Dokumentes suchen.

Anfangs sollte ein ECM Unternehmen nur dabei helfen, Papier zu reduzieren und das Ablagesystem zu modernisieren. Doch längst gehen die Anforderungen an das System darüber hinaus.
Eine gute ECM-Lösung soll sowohl Zeit als auch Kosten reduzieren, welche für das Management von Dokumenten und Inhalten über ihren Lebenszyklus hinweg anfallen. Die Inhalte sollen zentral gesammelt werden und jederzeit für die Nutzer abrufbereit sein. Des Weiteren soll sie bestimmte manuelle Aufgaben wie das Kopieren und Verteilen von Content automatisieren.
Außerdem kann ein ECM-System eine zusätzliche Sicherheitsebene einführen, indem Zugriffe auf bestimmte Seiten und Inhalte beschränkt werden und indem Teams und Abteilungen ihre spezifischen Informationen schützen können.

Ganz egal welche Branche oder Unternehmensgröße: Moderne, effektive ECM-Lösungen verbessern zahlreiche Prozesse des Arbeitsalltags und reduzieren gleichzeitig den Overhead. Ebenso helfen sie Duplikate oder abgelaufene Informationen zu entfernen. Auch tragen sie dazu bei, überkommene Methoden der inhaltlichen Zusammenarbeit einzudämmen.

ECM ist wichtig, um die Ad-hoc-Prozesse zu minimieren, die zu Risiken und Produktivitätsverlusten führen könnten. Zudem unterstützen ECM die Kommunikation, da diese Informations-Flaschenhälse durchbrechen und die Entstehung von Silos vermeiden.

Aber noch wichtiger – vor allem in der heutigen Zeit: ECM-Systeme sind in der Lage, Organisationen fit für die immer komplexeren Anforderungen der vernetzten Arbeitswelt zu machen. Enterprise-Content-Management forciert die Strukturierung und die einfache Verfügbarkeit aller relevanten Unternehmensinformationen und schafft dadurch gute Voraussetzungen für schnelle Reaktionen und effektive Antworten auf veränderte Bedingungen.

Janina Zaminer