Mobiles Arbeiten

Die Maßnahmen, die wegen der Pandemie eingeführt wurden, gaben dem mobilen Arbeiten einen enormen Schub. Für viele ist der heimische Schreibtisch zum Arbeitsplatz geworden. Der Begriff mobiles Arbeiten beschreibt jedoch nicht nur das Arbeiten im Homeoffice. Mobil tätig zu sein umfasst genauso das Arbeiten unterwegs, wie beispielsweise in einem Café. Hier ist es wichtig, dass entsprechende technische Vorkehrungen getroffen werden, damit die Mitarbeiter ihren Tätigkeiten problemlos nachgehen können. Damit können die Vorteile des mobilen Arbeitens realisiert werden – nicht nur in der aktuellen Situation, sondern es werden damit Maßnahmen gesetzt, die Unternehmen auch für die Zukunft Nutzen bringen.

In einer Online-Umfrage von e-dialog meinen rund zwei Drittel der befragten Österreicher/innen, dass die Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice gut gemeistert wurde.

• Auch die Produktivität schien nicht unter den Maßnahmen der Regierung zu leiden, denn knapp die Hälfte arbeitet im gleichen Tempo wie üblich, 22% sind sogar schneller und nur ein Drittel meint, zu Hause langsamer voranzukommen.
• Zeitgewinn wird von den Befragten als wesentlicher Vorteil empfunden, so schätzen 32%, dass die Anreise zum Arbeitsplatz wegfällt; 27% bewerten positiv, sich die Zeit etwas freier einteilen zu können.
• Schon immer ist mobiles Arbeiten für viele Mitarbeiter ein Vorteil für ihre Work-Life-Balance, sie können sich die Zeit zwischen Beruf, Familie und Freizeit besser und flexibler Gerade bei Berufseinsteigern hat dieser Faktor große Bedeutung. Aus unternehmerischer Sicht fördert mobiles Arbeiten nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch das Verantwortungsgefühl und die Selbstmotivation der Mitarbeiter.

• Aus dem Vorteil der Work-Life-Balance kann auch ein Nachteil werden. Plötzlich werden Berufs- und Privatleben vermischt, häufig gibt es keine Zeiterfassung und Leistungen sind weniger sichtbar. Das führt dazu, dass Mitarbeiter tendenziell mehr arbeiten und hier sollten Führungskräfte auch klare Strukturen wie Terminkalender bzw. Regeln zur Orientierung schaffen.
• Eine große Gefahr besteht für die IT-Sicherheit, denn auch Cyber-Kriminelle wissen, dass nun verstärkt im Homeoffice gearbeitet wird. Um an Unternehmensdaten heranzukommen, nutzen sie Social Engineering oder Hackerangriffe. Beim Social Engineering werden Mitarbeiter mit Spam- oder Phishing-Mails direkt angesprochen, beliebt sind derzeit Nachrichten mit dem Betreff „Corona“, der Absender tarnt sich als behördliche oder ärztliche Stelle. Wenn ein Mitarbeiter auf einen Link im Mail klickt, können Zugangsdaten abgegriffen oder Schadsoftware installiert werden.

Leistungsfähige Internetverbindung

Damit Mitarbeiter ihren Tätigkeiten nachgehen können, wird eine leistungsfähige Internetverbindung benötigt. Schnelle Hilfe bringen hier mobile WLAN-Hotspots, diese Würfel können von Mobilfunkanbietern auch geliehen werden.

Sicherer Datenaustausch

Mitarbeiter müssen auf Anwendungen und Daten im Unternehmen zugreifen können, wie Buchhaltung, Materialwirtschaft oder Personalverrechnung. Damit die sensiblen Unternehmensdaten vor Hackerangriffen geschützt sind, müssen sie über einen Datentunnel ausgetauscht werden. Der Fachbegriff für diese verschlüsselte Verbindung heißt VPN – Virtual Private Network, auf den Notebooks der Mitarbeiter wird dazu ein VPN Client installiert. Zusätzlich müssen sichere Passwörter verwendet werden.

Wenn Mitarbeiter nicht im Home-Office, sondern von unterwegs arbeiten, sollten diese sich nie in ein öffentliches WLAN, etwa von einem Café, einwählen.

Firewall und Antivirenprogramme

Um vor Cyberangriffen geschützt zu sein, müssen die Antivirenprogramme auf jedem Gerät stets auf dem aktuellen Stand sein. Hier muss jedoch auch an die Smartphones der Mitarbeiter gedacht werden. Immer mehr und mehr Hacker nehmen diese zum Ziel, etwa indem bösartige Anwendungen aus App-Stores heruntergeladen werden.

Die Firewall ist vergleichbar mit einem Zutrittstor und kontrolliert die Verbindungen zwischen Firmennetzwerk und dem Internet. Die Zutrittsregeln müssen vorab definiert werden. Diese Konfiguration können für KMU, die keine oder wenig IT-Ressourcen haben, auch IT- Dienstleister übernehmen.

Sensibilisierung für Social Engineering

Das Bewusstsein für Hackerangriffe muss geschärft werden. Es ist wichtig dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter diese Gefahren kennen und entsprechend vorsichtig agieren. Folgende Fragen sind hilfreich, wenn bei einem Mail Verdacht besteht: Kenne ich den Kontakt? Passen Absender und Schreibstil des Mails zusammen? Ist im Anhang eine ausführbare Datei oder ein Makro, erkennbar an der Endung .exe .msi .xlsm .docm?

Datensicherung

Sollte lokal am Computer im Home-Office gearbeitet werden, müssen Dateien regelmäßig auf den Servern des Unternehmens gesichert werden. Das passiert normalweise im Firmennetzwerk automatisch, nun muss eine Synchronisation erfolgen. Der USB-Stick ist übrigens kein verlässliches Sicherungsmedium.

Sind Unternehmensdaten in der Cloud, werden diese nach Bearbeitung auch dort gespeichert – im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung sollten man einen heimischen oder zumindest europäischen Cloud-Anbieter wählen.

Janina Zaminer, übernommen von Josef Zellner