Mobil arbeiten? Geht nicht, gibt´s nicht – durch digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) agiert als das Informationszentrum eines Unternehmens. Dokumente aller Art können hier gespeichert, gesucht, angezeigt und bearbeitet werden.

Papierfreies Arbeiten: 10 Gründe für digitales Dokumentenmanagement

1. Mit einem DMS fällt das Suchen und Nachfragen nach der aktuellen Preisliste eines Produktes aus. Dank einem digitalen Dokumentenmanagement gibt es keine Dubletten und Schattenakten mehr.
2. In welchem Ordner findet man die Verträge für Treuekunden? Mit der Struktur eines DMS sind Sie mit wenigen Klicks am Ziel. Die Masse an Dokumenten haben Sie im Griff.
3. Das Suchen nach den gewollten Informationen verbraucht viel Arbeitszeit und ist unproduktiv. Mit DMS ist man schnell am Ziel. Das freut Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
4. Home-Office geht nicht, weil man die Akten nicht mitnehmen kann? Das gehört dank DMS der Vergangenheit an. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement stehen alle Informationen immer und überall bereit: Egal ob in den eigenen vier Wänden, im Büro oder im Kaffeehaus.
5. Ob der Kunde den Rabatt bekommen darf? Mit DMS behalten Sie die Infos im Blick und jeder kann schneller entscheiden.
6. Die abgelegten Dokumente stehen mit DMS in vielen Anwendungen zur Verfügung: In den HR und ERP-Lösungen. Das erleichtert vieles.
7. Durch die Integration erleichtert ein DMS auch abteilungsübergreifendes Arbeiten. Es hilft, Prozesse wie Freigaben zu optimieren – auch automatisiert. Wiederum wächst die Produktivität im Unternehmen.
8. Digitalisierung ist immer ein heikles Thema: Wie kann ich meinen Mitarbeitern die ‚Zukunft des Arbeitens‘ schmackhaft machen? Mit der Integration eines DMS hat der Weg schon begonnen. Durch die Erleichterung der täglichen Arbeit und der Ermöglichung von Home-Office wird die Digitalisierung von den Mitarbeitern besser akzeptiert.
9. Mitarbeiterumfragen ergeben oft, dass sich die Mitarbeiter zu wenig informiert fühlen. Ein DMS verbessert die interne Kommunikation durch optimalen Informationsaustausch.
10. Ein DMS hilft außerdem, Sicherheits– und Revisionsanforderungen umzusetzen und gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten einzuhalten.

Dokumentenmanagement ebnet den Weg zur digitalen Transformation. Es macht Mitarbeiter zufriedener und schafft neue Möglichkeiten des befreiten Arbeitens für alle. Denn ein DMS ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und gibt jedem die Möglichkeit, mobil von überall zu arbeiten.

Janina Zaminer, übernommen von Susann Schneider