Die Krise als Chance für Digitalisierung

Eine Studie, die im Auftrag der Initiative „Digital für alle“ der Bitkom durchgeführt wurde, konnte herausfinden, dass jeder Dritte (32%) der Digitalisierung seit der Pandemie offener gegenüber steht. Rund drei von vier Befragten sehen die Digitalisierung als eine Chance – dass ist ein Plus von fünf Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Jedoch sieht immer noch jeder Vierte die Digitalisierung als Gefahr an.

Zukünftig wird unser Alltag, aber vor allem unsere Arbeitswelt – noch – digitaler, als sie jetzt ist. Das unterstreicht die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young (EY) in ihren gerade veröffentlichten sechs Megatrends. Da heißt es etwa, dass Digitalisierung mittlerweile in alle Bereiche des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebens eingreift. Durch das Anbieten neuer Technologien können Unternehmen das Arbeits– und Kommunikationsverhalten diesen Trends anpassen. Vor allem dann, wenn sie eine Home – Office – Arbeitskultur pflegen. Das ist jedoch auch wichtig, da die Digital Natives bereits mehr als die Hälfte der Arbeitskräfte ausmachen.

Es ist wichtig, Positives aus der Krise mitzunehmen. Dazu gehört die gewachsene Aufgeschlossenheit der Mitarbeiter für digitale Werkzeuge und Prozesse; genauso wie die Tatsache, dass viele in kurzer Zeit einen unglaublichen Lernprozess in Sachen Digitalisierung erfolgreich gemeistert haben.

Damit Sie diesen Schwung nützen können, haben wir Trends und Tipps zusammengestellt. So können Sie digitale Arbeitsweisen im Unternehmen festigen, statt in alte Muster zurückzufallen.

Durch das – aufgezwungene – Arbeiten von zu Hause ist das Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gestiegen, aber auch in die digitalen Tools. Zukünftig ist mit hybriden Formen zu rechnen, die eine aufgabenorientierte Mischung aus Büroarbeit und Home – Office sein wird. Viele Unternehmen geben an, technologisch nicht auf den schnellen Wechsel ins Home-Office vorbereitet gewesen zu sein. Nun ist der Zeitpunkt, entsprechendes nachzuholen.

Tipps: So werden Sie fähig, innerhalb von ein bis zwei Tagen mit der gesamten Mannschaft ins Home-Office zu wechseln

Überprüfen Sie die Prioritäten Ihrer IT-Investitionen und setzen Sie jetzt die erforderlichen Schritte. An erster Stelle sollten die Home-Office Ausstattung Ihrer Mitarbeiter, Remote-Support, Cloudbasierte Software, sichere Netzwerkverbindungen und Collaboration-Lösungen stehen.

Überlegen Sie, welche Ihrer Prozesse kritisch sind und wie Sie diese mit digitaler Transformation abwickeln und beschleunigen können.

Auch die Personalabteilung benötigt digitale Werkzeuge und Prozesse, dazu zählen die elektronische Personalakte, Lohnverrechnung und webbasierte Lösungen wo Mitarbeiter und Führungskräfte Anträge abwickeln können, z.B. für Zeitabrechnung, Urlaub oder Reisekosten.

Eher unsichtbar hat sich die Zusammenarbeit verändert. Denn Teams sind immer öfter virtuell miteinander verbunden und haben gelernt, dass das gut funktioniert – auch wenn viele ihr Büro und den direkten Kontakt mit ihren Kollegen vermissen.

Es gilt, die Interessen sowohl des Unternehmens, als auch der Mitarbeiter zu unterstützen und über Möglichkeiten für Teamarbeit neu nachzudenken.

Tipps: So organisieren Sie die neue Zusammenarbeit

In das Büro kommen Mitarbeiter um sich über komplexe Themen persönlich auszutauschen, etwa über eine Lösung für einen Kunden oder um ein Produkt gemeinsam zu entwickeln. Anstelle großer Flächen mit Schreibtischen sollten Sie mehr Collaboration-Bereiche einrichten, weil diese an Bedeutung gewinnen.

Es wird davon ausgegangen, dass die Summe an Büroflächen zurückgehen wird. Was Sie also in digitale Infrastruktur investieren, können Sie bei der Fläche einsparen.

Weniger komplexe Themen, etwa kurze Abstimmungen oder Rückfragen, können schnell digital erledigt werden. Auf der digitalen Ebene unterstützen Sie Collaboration mit Tools die Anwesenheiten und Erreichbarkeiten zeigen, mit Werkzeugen für Chats und für Video-Konferenzen, die u.a. auch Break-Out Rooms ermöglichen.

Die Trends sind da und Digitalisierung wird bleiben. Auf die richtige Balance zu achten, ist eine Herausforderung, denn für viele Führungskräfte und Mitarbeiter sind hybride Arbeitsmöglichkeiten Neuland. Abgesehen von den Anforderungen des jeweiligen Jobs, die mehr oder weniger Anwesenheit verlangen, haben Ihre Mitarbeiter auch individuelle Arbeitspräferenzen. Hier sollten Sie allen Beteiligten beratend zur Seite stehen, speziell, weil das digitale Angebot eines Arbeitgebers bei der Jobwahl jetzt noch mehr an Bedeutung gewinnt.

Janina Zaminer, übernommen Johannes Kreiner