Homeoffice vs. Büro: Der Blick Richtung hybride Arbeitswelt

Die aktuelle Realität lässt sich wie folgt zusammenfassen: In Zeiten des Fachkräftemangels kann es sich kaum ein Unternehmen mehr leisten, Homeoffice als Option nicht anzubieten. Gleichzeitig ist pures Homeoffice auch keine Dauerlösung, denn so schwindet zum einen die Bindung an den Arbeitgeber, zweitens wünschen sich und benötigen die Angestellten auch den persönlichen Austausch im Büro ohne Teams-Call.

Wie sieht also der richtige Mix aus Präsenz- und Homeoffice-Flexibilität, also das hybride Arbeiten, aus? Und wie sollte das Büro der Zukunft, das schon heute gebraucht wird, idealerweise gestaltet sein? Und nicht zuletzt: Wie kann digitale Technologie und Digitalisierung helfen, die hybride Arbeit in die Praxis umzusetzen?

Einblicke und Tipps aus der eigenen Transformation will Cisco mit seiner Global Hybrid Work Studie 2022 liefern, die bei einem Event zur Zukunft der Arbeit vorgestellt wurde. Veranstaltungsort war das legendäre McLaren-Werk in Woking bei London, da sich selbst auf die neue Arbeitssituation eingestellt hat. Vaughan Klein von Cisco eröffnete das Event mit einer klaren Aussage: „Wir brauchen keine Büros mehr – jedenfalls nicht mehr die, die wir kennen“, so der Director Collaboration EMEA.

Gleichzeitig bestätigt sich aktuell der Trend: Die Jagd nach Talenten hat längst begonnen. Nur wer eine flexible Umgebung anbietet, hat eine Chance. So investieren derzeit eine Vielzahl an CEOs in offene, geteilte Büroräume.

Ciscos Studie belegt deutlich, was viele Führungskräfte in unserem Nachbarland Deutschland erst durch die hastig eingeführte Praxis lernen mussten: Die in der Pandemie zwangsweise eingeführte Remote-Arbeit hat sich aus der Sicht Firmenkultur und persönlichem Wohlbefinden, bewährt. Die wichtigsten Ergebnisse zeigen, dass Flexibilität bei der Arbeit, weniger Aufwand für den Arbeitsweg und kollaborative Technologien am wichtigsten für die Verbesserungen werden je jünger, umso intensiver empfunden: Über 60 Prozent der Gen Z bewerten die Produktivität bei der Arbeit höher, mit rund 50 Prozent liegt der Wert den Babyboomern nur etwas darunter.

Auch, wenn sich alle über die Vorteile einig sind, gibt es jedoch noch ein Problem bei der Umsetzung. Der Großteil der Fachkräfte ist überzeugt, dass hybride Arbeit ihnen nutzt, jedoch sagt nur einer von vier Angestellten, sein Unternehmen sei für die hybride Arbeitswelt gut vorbereitet. Und diese neue Arbeitswelt wird anders aussehen, als die bisherige: So werden laut Cisco sich künftig in so gut wie allen persönlichen Meetings auch Remote-Teilnehmer einschalten (98 Prozent).

Unternehmen werden und müssen Büroflächen deutlich reduzieren und umgestalten. Im Fall von Cisco wurden traditionelle Büros mit Schreibtischen durch offene Räume mit buchbaren Meeting-Räumen, Bereichen mit Sofas und Stehtischen ersetzt. Laut der Studie wollen 77% der Fachkräfte heute solche flexiblen Arbeitsumgebungen und einen hybriden Mix aus Homeoffice und Bürozeiten. Eine wichtige Rolle fällt, damit das neue Konzept auch funktioniert, auf die digitale Technik. Laut der Studie sind aktuell aber noch über 90% der Büros nicht mit passender Konferenztechnik ausgestattet. Bei McLaren wurde aus diesem Grund aufgerüstet. Jetzt können Meeting-Räume nicht nur flexibel digital gebucht werden, es ist egal, ob die Teilnehmer persönlich anwesend oder Remote eingeschaltet werden.

Laut der Cisco Studie gibt es vier Ansatzpunkte, die eine erfolgreiche Transformation in Richtung hybrider Arbeit garantieren:

1. Ein flexibler Arbeitsablauf ist für 2/3 der Arbeitnehmer am wichtigsten. Viele wünschen sich mehr Freiheit bei der Einteilung der Arbeit. Fast die Hälfte der Arbeitnehmer wünscht sich, dass sich das Team an persönlichen Vorlieben bei den Arbeitsstunden anpasst.
2. Der verstärkte Einsatz von digitaler Technologie wird von über der Hälfte der Arbeitnehmer als entscheidend für die Erreichung dieser Flexibilität gesehen. Diese hat Vorteile: So können durch besseres Wohlbefinden, etwa Burn-out bedingte Ausfälle, verhindert werden.
3. Mehr als die Hälfte sieht in der wegfallenden oder reduzierten Zeit fürs Pendeln einen großen Gewinn für die Produktivität.
4. Stärkere Nutzung von Software für Besprechungen und virtuelle Zusammenarbeit soll diese Vorteile möglich machen.

Für Unternehmen bedeutet das konkret folgendes: Es gibt eine Bestandsaufnahme, welche Tools und Prozesse für hybride Arbeit noch fehlen. Die Lücken müssen geschlossen werden. Damit die neuen Tools und Prozesse ihre Wirkung entfalten können, ist Training für die Mitarbeiter wichtig. Mit online bereit gestellten Video-Lektionen kann es zeitlich flexibel absolviert werden.

Insgesamt steht aber noch eine wichtige Transformation an, die keine technische ist. Unternehmen brauchen eine inklusive Arbeitskultur, die hybride Mitarbeiter, die zwischen Homeoffice und Büro wechseln und komplette Remote-Arbeiter gleichstellt. Über die Hälfte der in der Cisco-Studie befragten Teilnehmer erwarten noch große Herausforderungen, die auf die Remote-Mitarbeiter zukommen – etwa bei den Kollegen präsent zu bleiben. Über 2/3 denken, dass Unternehmen daher ihre Arbeitskultur überdenken und Remote-Arbeiter beim Denken und Handeln zu hundert Prozent gleichstellen müssen.

Unternehmen, die bestens auf hybride Arbeit eingestellt und vorbereitet sind, können sich einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen, weil sie attraktiver für die vielversprechendsten Talente werden. Zudem können sie ihre besten Mitarbeiter lange binden – die sich aufgrund ihrer Zufriedenheit mit hochwertiger Arbeit und hoher Produktivität einbringen. Wichtig ist nicht zuletzt die Firmenkultur: Hybride Arbeit ist keine Zukunftsmusik mehr. Sie muss jetzt mit den richtigen Schritten umgesetzt werden, um im Fachkräftemangel zu bestehen.

Stefan von Gagern, überarbeitet von Janina Zaminer