Hoch gestapelt – Der ideale Platz zum Lagern.

Die effiziente Organisation und Verwaltung eines Warenlagers sind keineswegs bloß Aufgaben für große Handelshäuser und produzierende Unternehmen. Auch Online– und klassische Einzelhändler müssen Ordnung in ihre Bestände bringen, die Kosten im Auge behalten, sich um eine regelmäßige Inventur kümmern und die Abläufe flexibel an die aktuellen Erfordernisse anpassen.

Sobald die Nachfrage nach einem Angebot steigt, oder sogar eine Sortimentserweiterung hinzukommt, reichen Regale in der heimischen Garage nicht mehr aus. Ab da wird es eng. Um Lieferengpässe zu vermeiden, führt kein Weg daran vorbei, die vorhandenen Kapazitäten deutlich auszubauen.

Gleiches gilt natürlich auch für den klassischen Einzelhändler. Ist der Nebenraum als Lager zunächst noch genug, so müssen schon aus dem ersten Großauftrag oder der angesprochenen Sortimentserweiterung entsprechende Konsequenzen gezogen und der Lagerraum vergrößert werden.

Es gibt demnach viel zu beachten und viel zu tun im Lager.

Es ist sinnvoll, sich im Vorhinein Gedanken zu machen, ob man sein Lager in den heimischen Wänden haben will – und, wenn ja, wie es idealerweise beschaffen sein sollte – oder sich ein externes Warenlager zulegt.

Um den perfekten Lagerort für den eigenen Bedarf du bestimmen, müssen Sie für sich selbst einige Fragen beantworten: Wie viele Artikel umfasst Ihr Sortiment? Wie umfangreich ist Ihr Lagerbestand? In welchem Umfang müssen die jeweiligen Lagerartikel vorgehalten werden – unter Berücksichtigung von Dispositionsintervallen und zu erwartendem Abverkauf? Mit wie vielen Sendungen rechnen Sie durchschnittlich und maximal pro Tag? Wie hoch veranschlagen Sie die Quote der Retouren?

Für welche Form der Lagerung Sie sich letztlich entscheiden, hängt von den jeweiligen Erfordernissen in Ihrem Unternehmen ab. Faktoren wie die Art, Form und Menge der zu lagernden Waren, die Größe der Räumlichkeiten, ausreichender Schutz vor Umwelteinflüssen und dem Zugriff unbefugter Personen, das einfache Handling beim Kommissionieren oder der Einsatz von Staplern und anderen Bediengeräten spielen hier eine ausschlaggebende Rolle.

Die Logistik bietet etliche Möglichkeiten, Ihre Waren unterzubringen. Allerdings haben einige ihre Schwächen, andere dagegen punkten mit überzeugenden Praxisvorteilen.

Das klassische Bodenlager – Wie die Nadel im Heuhaufen.

Die Bodenlagerung ist die simpelste und zugleich älteste Form der Lagerung. Die Ware bleibt in ihrer Originalverpackung und wird dort platziert, wo Platz ist.

Was sich so unkompliziert anhört, entpuppt sich in der Praxis als ziemlich problematisch. Die Suche nach einer Ware im hintersten Eck benötigt viel Zeitaufwand, und ist deshalb nicht ideal.

Zwar halten sich die Investitionskosten gering, jedoch ist diese Art der Lagerung nicht empfehlenswert. Auch nach bemühter Umstrukturierung hier und da bleibt die Bodenlagerung unübersichtlich.

Das spezielle Silolager – Die Lösung für besondere Aufgaben.

Wenn Sie mit Sand, Getreide, Kies, Futtermitteln und anderem Schüttgut handeln, ist das Silolager die erste Wahl. Das simple Funktionsprinzip: Von oben wird das Lagergut in das Silo geschüttet und unten entnommen.

Da so stets die zuerst eingefüllte Menge auch als Erstes wieder entladen wird, brauchen Sie sich bei regelmäßiger Entnahme über Haltbarkeitsdaten keine Gedanken zu machen. Für Flüssigkeiten oder gasförmige Stoffe stehen übrigens eigens konstruierte Tanklager zur Verfügung.

Der effiziente Vertikallift – Automatisch kommt die Ware zum Kunden.

Komfortabel und hochmodern: In einem Vertikallift werden die Waren in der Höhe in eingehängten Containern gelagert und bei Bedarf automatisch in den Entnahmebereich gebracht.

Den Transport übernimmt eine zentrale Fördereinheit, mit der die Beförderung der Waren besonders schnell vonstattengeht. Diese Form der extrem verdichteten Lagerung spart bis zu 60 Prozent und mehr der sonst benötigten Grundfläche.

Die übersichtliche Regallagerung – Alles in bester Ordnung!

Regale im Lager schaffen die Voraussetzung, den vorhandenen Raum auch in der Höhe optimal zu nutzen. Gut geordnet, ist die Ware leicht zugänglich und jederzeit problemlos aufzufinden.

Dank der einfachen Bauweise lässt sich das Regal bei Bedarf sehr flexibel umgruppieren und erweitern. Außerdem sehr praktisch: Für jede Form und Größe des Lagerguts bekommen Sie im Markt genau das Regal, das sich für Ihre Zwecke perfekt eignet.

Zwar muss man – je nach Regalart – einiges in diese Lagerform investieren, jedoch wird das von den überzeugenden organisatorischen Lagervorteilen wettgemacht. Dazu lassen sich die Systeme beliebig miteinander kombinieren, so dass Sie ein maßgeschneidertes Lagerungskonzept planen und umsetzen können.

Bedenken Sie bei der Wahl ihres Lagers auch den Unterschied zwischen manueller und automatischer Bedienung.

Bei manueller Bedienung benötigen Sie Vorort immer mehr Mitarbeiter, die sich um das Beschicken und Entnehmen von Waren kümmern. Auch wenn das Lagergut übersichtlich geordnet und leicht zu finden ist, benötigen Ihre Leute doch eine bestimmte Zeit, um die Arbeit zu erledigen.

Wie lange das dauert, hängt auch von den Wegen ab, die im Lager zurückzulegen sind. Ebenfalls sollten Sie die körperliche Belastung Ihrer Mitarbeiter bei der Entscheidung nicht außer Acht lassen.

Bei der automatisierten, auch dynamisch genannten Bedienung bleibt der Mitarbeiter dagegen an seinem Arbeitsplatz, von wo aus er die eingesetzten Fördergeräte steuert. Körperliche Anstrengung und lange Wegezeiten entfallen. Aber: Die komfortable Form des Lagerns bekommen Sie nicht umsonst, sondern müssen erst einmal für die Investition reichlich Geld in die Hand nehmen.

Selbst ein kleines Lager mit einigen wenigen Einstellplätzen sollte so eingerichtet werden, dass es sich problemlos in die betriebsinternen Abläufe integriert. Um das zu erreichen, müssen die technischen, räumlichen und personellen Voraussetzungen geschaffen werden.

Grundlage einer funktionierenden Lagerorganisation ist eine gut durchdachte Struktur. Dabei hat es sich bewährt, das Lager in entsprechende aufgabenbezogene Zonen zu gliedern. Für viele Betreiber – klassischer Ladengeschäfte oder eines Online-Shops – dürfte eine Dreiteilung bereits genügen.

Zum einen in den Wareneingang, wo die angelieferten Waren auf Vollständigkeit und Qualität kontrolliert werden. Zugleich kann der Lieferant an dieser Stelle leere Transportbehälter oder Euro-Paletten wieder mitnehmen.

Zum anderen in den Kommissionierbereich. Hier werden die einzelnen Artikel bis zur Entnahme aufbewahrt. Die dritte Zone ist dem Versand mit Platz zum Verpacken, Labeling und Sammeln vorbehalten.

Auch die einzelnen Lagerplätze lassen sich auf ähnliche Weise strukturieren. So kann die unterste, bequem erreichbare Ebene eines Regals als Kommissionierzone angelegt werden, weiter obenliegende Lagerplätze als Nachschubzonen. Ebenso sinnvoll ist es, Artikel in Bezug auf ihre Umschlaggeschwindigkeit einzusortieren.

Chaotisch oder fest

Beim organisatorischen Aufbau Ihres Lagers haben Sie die Wahl zwischen einer chaotischen Einlagerung oder der Einrichtung von Festplätzen. Bei der ersten Variante werden neu angelieferte Waren auf den nächsten freien Platz im Lager befördert.

Die Zuweisung übernimmt ein spezielles Lagerverwaltungsprogramm. Gleichzeitig stellt die Software sicher, dass die vorhandenen Lagerkapazitäten optimal genutzt, Zwischenlagerungen und Leerstände jedoch vermieden werden.

Bei der zweiten Variante bekommen Artikel in der Reihenfolge ihrer Artikelnummern einen festen Platz zugeteilt, wo sie bis zur Weiterverarbeitung oder bis zum Versand verbleiben. Das System erlaubt es, die Umschlaggeschwindigkeit des betreffenden Produkts festzustellen und daraufhin eine darauf abgestimmte Umsortierung vorzunehmen.

Beide Systeme lassen sich ohne weiteres auch zusammen nutzen.

Drei Strategien für Bestückung und Entnahme

Welches Verfahren Sie wählen, hat ursächlich mit der Beschaffenheit der gelagerten Ware sowie der Konstruktion und Einrichtung Ihres Lagers zu tun. Am häufigsten angewendet wird die überaus wirtschaftliche FIFO-Strategie „First In – First Out“. Auf Deutsch bedeutet das: Die zuerst eingelagerten Güter werden auch zuerst entnommen. Diese Methode empfiehlt sich unter anderem immer dann, wenn es um verderbliche Produkte geht.

Genau umgekehrt funktioniert das LIFO-Prinzip „Last In – First Out“. Dieses Verfahren kommt jedoch eher selten zum Einsatz. Als dritte Möglichkeit bietet sich die FEFO-Methode „First Expired – First Out“ an. Hierbei werden Waren, deren Haltbarkeit zuerst abläuft.

Mit realistischen Daten und Fakten planen

Wenn Sie sich über die Art der Lagerung im Klaren sind, geht es weiter mit der konkreten Bedarfsplanung. Sie brauchen diese Vorgaben unbedingt, um einen staufreien Warenfluss zu ermöglichen und den rechtzeitigen Nachschub für die Bevorratung sicherzustellen.

Zu den Richtwerten für Ihre Kalkulation zählt unter anderem die Mindestmenge im Bestand. Geht der Vorrat an dem einen oder anderen Artikel zu Neige, können Sie anhand der definierten Mindestmenge erkennen, ob bzw. wann der Zeitpunkt zum Nachordern erreicht ist. Außerdem sollten Sie die Höhe des Maximalbestands festlegen und auch bestimmen, bei welchem Bestand der Bestellvorgang ausgelöst werden soll.

In der Beschaffungslogistik ist oft die Rede von der optimalen Bestellmenge. Diese wird dann erreicht, wenn sich die Summe aus Bestell- und Lagerhaltungskosten auf dem niedrigsten Stand befindet.

Um jedoch zu funktionieren, muss das Modell der optimalen Bestellung zu viele Voraussetzungen erfüllen, die in der Realität nicht gegeben sind. Aus diesem Grund geht die Rechnung mit zahlreichen Unbekannten nicht auf. Orientieren Sie sich daher bitte nicht am ultimativen Wunschziel, sondern am Machbaren, abgestimmt auf Ihre individuellen Bedürfnisse.

Der Aufbau eines eigenen Lagers ist mit erheblichen Investitionen verbunden.

Neben den Anschaffungskosten für Equipment, Einrichtung und Waren müssen Sie die Aufwendungen für Finanzierung und Versicherung in Ihrer Kalkulation berücksichtigen, ebenso die Kapitalbindung, die beim Führen eines Lagers zwangsläufig entsteht. Sind die Investitionen erfolgreich geschultert und alle Abläufe geregelt, gilt es, die anfallenden Lagerkosten ins Visier zu nehmen.

Die tatsächlichen Lagerkosten setzen sich aus zu vielen unterschiedlichen Elementen zusammen, die eine objektive Einschätzung nahezu unmöglich machen. Hinzu kommt, dass sich die Kosten je nach Branche stark unterscheiden.

Die genaue Ermittlung der Kosten erfolgt anhand betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, die sich wiederum aus der Berechnung der vorliegenden Handelszahlen ergeben. Nehmen Sie zu diesem Zweck eine detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung Ihres Lagers vor.

Damit die Prozesse in Ihrem Lager reibungslos ablaufen, brauchen Sie mehr als eine funktionstüchtige Technik.

Sie müssen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen haben, um schnell reagieren zu können. Früher nutzte man dafür Karteikarten, die ständig aktualisiert wurden. Heute gibt es leistungsstarke Verwaltungsprogramme, die sämtliche Vorgänge dokumentieren, Abläufe automatisch steuern und durch mehr Effizienz nachhaltig Kosten sparen.

Die Software Sage 50cloud bietet hier bewährte Praxislösungen speziell für die Bereiche E-Commerce und Einzelhandel an.

Die kaufmännische Komplettlösung wurde eigens für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbständige mit bis zu 20 Usern entwickelt und liefert Ihnen einen guten Überblick zu Ihren verschiedenen Lagerwaren.

Unter anderem werden die vorhandenen Bestände registriert, Wareneingang und -ausgang geregelt, Änderungen festgehalten und Bedarfsprognosen anhand der Auftragslage erstellt. So bekommen Sie einen Überblick über die aktuellen Bestandszahlen und können genau einschätzen, ob genügend, zu viele oder zu wenige Artikel auf Lager sind.
Dies macht es Ihnen leicht, immer zum richtigen Zeitpunkt benötigte Ware nachzubestellen.

Gleichgültig, wie viele Lager zu verwalten sind: Die vielseitige Software unterstützt Sie zuverlässig und genau.

Dies gilt auch für das Erfassen von Daten aller Art, etwa von der Anzahl der Ein- und Ausgänge, von Stücklisten, Artikel-Seriennummern oder auch Artikelchargen. Bei Bedarf können Sie diese zusätzlich verwalten lassen, indem beispielsweise Kennzeichnungen für relevante Produkte vergeben werden. Damit ist eine eindeutige Identifizierung des betreffenden Artikels sichergestellt.

Je nachdem, für welche Sage 50cloud-Version Sie sich entschließen, bekommen Sie noch ein Kassenmodul sowie ein integriertes Bestellwesen dazu. Dies wird besonders Ihren Einkauf freuen, denn damit sind die Mitarbeiter dort in der Lage, Anfragen und Bestellungen schnell und effizient zu bearbeiten.

Dabei hat Sage auch daran gedacht, die Vorgänge mit den Artikelstammdaten zu verzahnen. Das Kassenmodul liefert nicht nur Zwischen- und Tagesabschlüsse, sondern bietet unter anderem auch die Möglichkeit, beim Verkauf eines Artikels das passende Zubehör zu empfehlen.
Auf diese Weise unterstützt Ihre neue Software Ihre Kundenbetreuung am Point of Sale.

Das Thema Lagerort ist viel komplexer, als es den Anschein hat.

Sie müssen sich im Vorhinein viele Gedanken machen, um für Ihre Waren die perfekte Lösung zu finden. Auch nach Findung des Lagerortes können Sie sich noch nicht entspannen: Ein Lager muss immer betreut werden.

Sage 50cloud bietet Ihnen eine Komplettlösung, um Ihnen einiges an Arbeit abzunehmen. Mit Hilfe der Software haben Sie einen gut strukturierten Überblick über Ihre Lagerwaren.

Janina Zaminer