Expertenmeinung zum Thema Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) wird oft als Synonym für DMS verwendet. Zwar übernehmen ECM – Systeme ähnliche Aufgaben, diese sind jedoch nicht nur auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten beschränkt. Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen sowie die generelle Zusammenführung von unstrukturierten und strukturierten Informationen an einem zentralen Ort sind Ziele eines ECM – Systems. Vereinfacht kann man ECM – Systeme als eine übergeordnete Plattform zu einem DMS sehen. Ein DMS bildet also einen eigenen untergeordneten Teil eines ECM-Systems.

ECM-Lösungen helfen Ihnen Herausforderungen wie ineffiziente papiergebundene Arbeitsprozesse, das aufwändige Suchen nach relevanten Informationen, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Compliance-Richtlinien oder die steigenden Arbeitsaufwände für die Datensicherheit gezielt zu begegnen und für Sie wichtige Vorteile abzuleiten.

Ziel ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann und wo auch immer sie gebraucht werden. Damit ECM sämtliche unternehmens-bezogenen Daten und Dokumente digitalisiert und archiviert werden können, entfallen Lagerkosten. Mitunter benötigen Sie nur noch einen Bruchteil Ihres ursprünglichen Papierbedarfs. Zudem handeln Sie so rechtskonform und entsprechend Ihrer individuellen Compliance-Anforderungen. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen erzielen Sie mit verkürzten Such- und Zugriffszeiten auch insgesamt verbesserte Durchlaufzeiten. ECM sorgt dafür, dass Sie Struktur und Ordnung in Ihre Informationen und Dokumente bekommen. Die zentrale, einheitliche Ablage von Firmen-Informationen macht eine umfassende und schnelle Recherche möglich. Zudem wird die Pflege doppelter Datenbestände vermieden. Alle Dokumente existieren genau einmal, sind immer auf dem neuesten Stand und sofort verfügbar.

Wie schon erwähnt, können Sie aus der Verwendung einer ECM – Lösung Vorteile für Sie ableiten. Welche das sind, sehen Sie hier noch einmal in einem Überblick:

• Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung
• Strukturierung des Unternehmenswissens
• Verringerung von Prozesslaufzeiten
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit
• Zeitersparnis
• Senkung von Papier- und Archivkosten

Da Ihre Mitarbeiter wichtige Informationen in Sekundenschnelle abrufen können, verbessert sich die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Querverweise zu anderen Dokumenten und Informationen schaffen Beziehungen zu anderen Unternehmensprozessen und erhöhen im nächsten Schritt die Transparenz. Elektronische Workflows vermeiden, dass Rechnungen, Aufträge, Verträge usw. liegenbleiben. Zahlungsfristen werden eingehalten, auslaufende Verträge nicht mehr übersehen. Insgesamt sorgt ECM für eine hohe Qualität der Prozesse und verbessert gleichzeitig den Service für Ihre Kunden.

Ganz egal, ob es sich um Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails handelt…

…im zentralen elektronischen Archiv findet alles seinen Platz: Digital, Langzeit und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem. Von dort aus lassen sich die gespeicherten Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit spontan recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen. Über mobile ECM sogar von unterwegs!

Das Beruhigende daran: Es gibt nur noch ein einziges, im Archiv gespeichertes, unveränderbares Dokument. Das erspart Ihnen nicht nur das Drucken und manuelle Archivieren von Papierbelegen, sondern auch die Suche nach irgendwo abgehefteten Kopien. Damit sorgt die Elektronische Archivierung für transparentere Geschäftsabläufe, eine rechts- und revisionssichere, Compliance-konforme Ablage auf zertifizierten Storage Systemen und geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten.

Außerdem können Sie in jedem Dokument selbst nach Jahrzehnten noch blättern oder es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen.

Helmut Klinkan