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ERP für den modernen Großhandel des 21. Jahrhunderts.
Der Großhandel schreckt nicht vor dem digitalen Wandel zurück. Im Zentrum der Entwicklung stehen Lösungen für das Enterprise-Resource-Planning (ERP). Sie sind im modernen Unternehmensalltag des technischen Großhandels nicht mehr wegzudenken.

(Lesedauer: 7 Minuten)

ERP-Plattformen, die Kunden ein sehr breites Informationsangebot bieten, sind stark im Kommen.

Mit einem ERP-System verarbeitet der Großhandel Daten in Echtzeit mit der Folge, Zusagen mit höchster Sicherheit auch einzuhalten. Nicht nur im E-Commerce sorgen Echtzeitdaten für optimierte Lagerbestände und eine einfache Bestellabwicklung. Die sogenannten End-to-End(E2E)-Prozesse maximieren den Nutzen und die Transparenz für den Kunden. Sie geben Einblick in die aktuelle Warenverfügbarkeit selbst beim komplexen Produktportfolio des technischen Großhandels.

Dazu führen die konsistenten und umfänglichen Stammdaten zu verlässlicheren Entscheidungen der Unternehmensführung. Letztlich geht es beim Handel heute darum, Kunden mit Services lange an sich zu binden und sich gegen den reinen Onlinehandel zu positionieren.

ERP als zentrale Lösung

Mit ERP-Lösungen unterstützt und steuert der technische Großhandel alle wichtigen Unternehmensprozesse.

Dadurch entdeckt der Großhandel Optimierungspotenzial und gestaltet Prozesse effizienter. Gerade in Zeiten, in denen die Variantenvielfalt steigt, muss der technische Großhandel immer mehr Informationen verwalten und im Blick behalten. Hierbei hilft eine moderne ERP-Lösung, die Daten zentral sammelt und Auswertungen über ein übersichtliches Dashboard bereitstellt. Aktuelle, umfassende Informationen sind für den Kunden ein zwingender Service.

ERP –Systeme bieten eine umfassende Integration aller Geschäftsprozesse und sichern langfristig den Unternehmenserfolg ab. Kombiniert mit der Vielzahl an ERP-Angeboten auf dem Markt mit ihren unterschiedlichen Ansätzen, Technologiekonzepten und Funktionstiefen ist es eine besondere Herausforderung, die richtige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.

Die Software muss exakt zur Unternehmensstrategie passen und nicht nur den heutigen, sondern auch den zukünftigen Bedarf abdecken können. Dies gilt gleichermaßen für die technologischen Anforderungen und Neuerungen. Die Suche nach einer ERP-Lösung sollte daher gut geplant sein. Es erfordert Zeit, die eigenen aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu definieren und den Markt der Lösungsanbieter entsprechend zu sondieren. Schließlich will ein Unternehmen durch die Wahl der passenden ERP-Lösung seine Ziele erreichen und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Der Einsatz einer geeigneten Unternehmenssoftware hilft bei der Führung des Unternehmens und bei dessen Erfolg.

Eine ERP-Lösung trägt dazu bei, das Wachstum voranzutreiben, schneller auf Veränderungen des Markts zu reagieren und so langfristig erfolgreich zu sein. Denn sie steuert sämtliche Prozesse im Unternehmen, schafft eine geeignete Informationsbasis und Transparenz über die finanzielle Situation des Unternehmens, optimiert den Handel, den Vertrieb und die Kommunikation mit den Kunden und macht Fertigungsprozesse effizienter.

Industrie 4.0, Industrial IoT, servicebasierte Geschäftsmodelle, gestiegene Kundenwünsche etc. stellen neue Ansprüche an die ERP-Systeme. Um trotz Fachkräftemangel international weiter vorne mitzuspielen, braucht der technische Großhandel weiterhin Prozessinnovationen, Liefertreue, guten Service und hohe Qualität. Nur, wenn die Ziele und die Unternehmensstrategie klar definiert sind, kann die passende ERP-Lösung gefunden und ihre Einführung zum Erfolgsfaktor werden. Grundsätzlich gilt dabei für alle Betriebe: Die Software muss zum Unternehmen passen und nicht umgekehrt.

6 Schritte zur richtigen ERP-Lösung

Schritt 1: Gründe und Ziele ermitteln

Identifizieren Sie im Team, wo in Ihrem Unternehmen Schwachpunkte und Optimierungspotenzial zu finden sind. Nur zusammen können Sie dies erkennen und richtig bewerten. Stellen Sie im Team die Frage: Was wollen wir mit der Einführung einer ERP-Lösung erreichen?

Schritt 2: Unternehmensstrategie prüfen und Anforderungen festlegen

Nehmen Sie Ihre Unternehmensstrategie genau unter die Lupe und beziehen Sie dabei auch die Ziele der einzelnen Abteilungen ein. Die Strategie ist wichtig für die Wahl der passenden ERP-Lösung. Notieren Sie daher alle Anforderungen an eine ERP-Lösung, die aus der Unternehmensstrategie entstehen.

Schritt 3: Wirtschaftlichkeit überprüfen – Investitionsrechnung light

Erstellen Sie für den geplanten Softwareeinsatz eine Wirtschaftlichkeitsanalyse: Schätzen Sie dazu die Kosten der aktuellen Ist-Prozesse, den künftigen Aufwand für die Soll-Prozesse und etwaige Nebeneffekte sowie die gesamten Investitionskosten. Bei einer Cloudlösung brauchen Sie nur die laufenden Kosten einzubeziehen, denn Anfangsinvestitionen für Server und Softwarelizenzen entfallen. Gleichen Sie alle Kostenpunkte gegeneinander ab und vergessen Sie nicht, die internen Personalkosten zu berücksichtigen.

So erhalten Sie eine Annäherung an die Projektrentabilität und die voraussichtliche Amortisationszeit. Bewerten Sie zudem die nicht direkt messbaren Effekte wie Transparenz, Flexibilität, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Schritt 4: Funktionstiefe und Spezialisierungsgrad ermitteln

Prüfen Sie, inwieweit Ihr Unternehmen spezielle Branchenfunktionalitäten benötigt oder ob eine Standardsoftware eher infrage kommt. Ziehen Sie hierzu auch Ihre Unternehmensstrategie in Betracht. Je spezieller, etablierter und konstanter ein Unternehmen agiert, desto besser ist eine Branchensoftware geeignet. Je dynamischer, flexibler und internationaler ein Unternehmen ist, desto besser passt eine Standardsoftware.

Schritt 5: Architektur-Check

Alle Ansätze haben Vor- und Nachteile. Aus diesem Grund müssen sie auf Umsetz- und Finanzierbarkeit überprüft werden. Gleichen Sie dazu den Ist-Zustand Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur und den Soll-Zustand der Anwendungsszenarien mit den Architektur- und Technologieansätzen ab. Bedenken Sie dabei auch die Vorteile des Cloud-Computings. So finden Sie heraus, welcher Ansatz oder welche Kombination am besten geeignet ist.

Schritt 6: Weiche Faktoren bewerten

Bewerten Sie auch die weichen Faktoren und schließen Sie sie in Ihren Auswahlprozess ein. Sie sind für die Entscheidung ebenso maßgeblich wie die harten Fakten, vor allem dann, wenn unterschiedliche ERP-Systeme von ihren Eigenschaften und Kosten her gleichauf liegen.

Was soll die ERP-Lösung verbessern?

Die Gründe dafür, in moderne ERP-Lösungen zu investieren, sind vielfältig. Der technische Großhandel verspricht sich von einer ERP-Lösung effiziente Prozesse, mehr Qualität und bessere Termintreue. Man benötigt vernetzte Webshops, die Aufträge bis zur Rechnungsstellung automatisch verarbeiten, angebundene Lieferantenportale, optimale Konfektionierung, eine mobile Lagerlogistik und automatisierte Prozesse im Einkauf und Verkauf.

Dazu gehört beispielsweise, dass Streckenaufträge aus dem Onlineshop automatisch durchlaufen sowie Bestellungen automatisch generiert werden und Lieferanten die Lieferavis über EDI automatisch anlegen und buchen können. Grob lassen sich die Ziele einer ERP-Lösung wie folgt klassifizieren: Funktional – operative -, kostentechnische -, strategische – und externe Ziele.

Passt die Software zur Unternehmensstrategie?

So individuell jedes Unternehmen ist, so passend muss auch die Software sein – heute und auch in der Zukunft.

Gibt es beispielsweise aktuell Überlegungen, mit dem Unternehmen den internationalen Markt zu erobern, sollte vorausschauend eine für den weltweiten Einsatz geeignete Software angeschafft werden. Ansonsten stünden sie zum Zeitpunkt der Expansion vor dem Problem, dass ihre ERP-Lösung im wahrsten Sinne des Wortes an Grenzen stößt.

Grundsätzlich gilt also: Der Softwareeinsatz muss mit der Unternehmensstrategie konformgehen. Eine genaue Analyse und Festlegung der langfristigen Geschäftsziele sind unabdingbar, um die Investition auch für die Zukunft abzusichern. Das bedeutet für die Entscheider, einen genauen Blick auf die Unternehmensstrategie zu werfen. Sie legt bestimmte Grundanforderungen an die Software von vornherein fest.

Rentabilität ermitteln und Prioritäten setzen

Wenn Unternehmer einen „Blick von außen“ auf ihren Betrieb werfen, werden häufig Optimierungspotenziale in den unterschiedlichsten Bereichen erkannt. Dazu gehören zum Beispiel Barcodes und RFID in der Logistik, mobile Lösungen, die Optimierung der Lieferketten oder auch die Anbindung der Zulieferer an das ERP-System.

Stehen Investitionsentscheidungen an, konkurrieren oftmals einzelne Abteilungen im Streit um das höchste Optimierungspotenzial. Da jedoch meist die finanziellen und personellen Mittel zu knapp sind, um alle Ziele und Wünsche gleichermaßen zu erfüllen, hilft nur eines: Prioritäten setzen. Hier hilft es zunächst, seine Erwartungshaltung in Bezug auf den Return on Investment (ROI) zu ermitteln. Man sollte die Investitionskosten und den tatsächlichen Nutzen in ein wirtschaftliches und zeitliches Verhältnis setzen.

In der Entscheidung müssen auch diejenigen Kosten berücksichtigt werden, die sich durch den Einsatz der Software selbst ergeben. Übersteigen die Gesamtkosten den zu erwartenden messbaren Nutzwert, rentiert sich die Projektumsetzung aus wirtschaftlicher Hinsicht nicht.

Allein die Rentabilität entscheiden zu lassen, ist jedoch zu kurz gedacht. Denn eine Unternehmenssoftware schafft zahlreiche Verbesserungen, die sich nicht direkt in einen monetären Wert übertragen und den Investitionskosten gegenüberstellen lassen. Hierzu zählen beispielsweise eine gesteigerte Transparenz, zufriedenere Mitarbeiter und eine höhere Kundenzufriedenheit.
Gewinnt zum Beispiel ein Unternehmen durch den Einsatz der Software einen besseren Überblick über den Bearbeitungsstatus von Aufträgen, kann jeder Vertriebsmitarbeiter die Kundenhistorie einsehen und schnell und präzise auf Kundenanfragen reagieren. Damit steigert die ERP-Lösung die Zuverlässigkeit und das Vertrauen des Kunden in das Unternehmen – und er wird vermutlich langfristig Kunde bleiben.

Kann ein Fertigungsunternehmen schneller als die Konkurrenz auf neue Marktanforderungen reagieren und diese umsetzen, hat es einen Wettbewerbsvorteil, den es jedoch nicht direkt in Euro messen kann. Aus diesen Gründen sind Entscheider gut beraten, auch alle nicht direkt messbaren erwarteten positiven Effekte in die Priorisierung einfließen zu lassen.

Funktionstiefe, Dynamik, Flexibilität: Generalist oder Spezialist?

Es werden zwei Software-Typen unterschieden: die Generalisten und die Spezialisten.

Sie können selbst betrieben oder als Cloudlösung in Anspruch genommen werden. Die Ansätze verfolgen unterschiedliche Zielsetzungen. Eine generalistische oder Standardsoftware ist funktional breit aufgestellt und deckt in ihrer Standardausstattung bereits alle Unternehmensbereiche. Dadurch ist sie sehr variabel in ihren Einsatzmöglichkeiten. Dies ist für Unternehmen mit einer starken Dynamik von Vorteil, die ein besonderes Maß an Flexibilität benötigen. Für Neueinsteiger ist eine flexible Standardsoftware eine große Hilfe, da sie sich auf einfache Weise neuen Prozessen und Abläufen anpassen und auf internationale Märkte erweitern lässt.

Bei ERP-Lösungen aus der Cloud lassen sich Funktionen auch je nach Bedarf hinzubuchen oder abschalten. Dadurch gewinnen dynamische Unternehmen eine maximale Flexibilität, ohne die hohen Anfangsinvestitionen leisten zu müssen. Damit ist Cloud-ERP eine gute Alternative zu den ERP-Lösungen, die Unternehmen fest installieren.

Auch für Firmen mit diversen Geschäftsfeldern und für multinationale Unternehmen sind Standard- und Cloudlösungen gut geeignet, da sie alle Geschäftsbereiche und Standorte in einer Lösung mit einer gemeinsamen Datenbasis integrieren.

Architektur und Technologie: Ansätze im Vergleich

Bei der Softwareauswahl spielen nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Architektur und Technologie eine wichtige Rolle. Hier gibt es derzeit unterschiedliche und teils gegensätzliche Ansätze.

Best-of-Breed

Es kommen Speziallösungen für verschiedene Bereiche zum Einsatz, die mithilfe von Schnittstellen oder Integrationen verbunden werden. Der Best-of-Breed-Ansatz kommt in der Unternehmenspraxis häufig vor. Diese sogenannten Insellösungen sind jeweils für sich genommen hoch effiziente Softwarelösungen mit ihren ganz eigenen Bedienlogiken und Benutzeroberflächen.

Ihr Vorteil liegt in ihrer Spezialisierung und der Unabhängigkeit von nur einem Anbieter, ihr Nachteil in einem erhöhten Abstimmungs- und Koordinationsaufwand. Moderne Cloudplattformen führen heute die Daten aus den Best-of-Breed-Anwendungen zusammen und schaffen damit Potenzial für erweiterte Auswertungen und neue Services.

Best-of-Suite

Hier erhält das Unternehmen ein hoch integriertes Komplettsystem, in das alle Funktionen integriert sind – inklusive aller Sonderlösungen für einzelne Fachbereiche. Sie ermöglichen den „Blick auf das Ganze“ und folgen einer einheitlichen Bedienlogik in nur einer Benutzeroberfläche.

Sie bieten aber teilweise nicht die Funktionstiefe wie Speziallösungen. Zudem machen sie das Unternehmen von einem einzigen Hersteller abhängig – der sogenannte Vendor-Lock-in-Effekt.

Serviceorientierte Architektur

Hier werden dank neuester Technologien und offener Plattformen unterschiedliche Unternehmensanwendungen über eine einheitliche technologische Basis vernetzt. SOA verfolgt das Ziel, Anwendungen auf Geschäftsprozessebene so miteinander zu verbinden, dass durchgängige Prozesse entstehen, obwohl verschiedene Anwendungen miteinander kommunizieren. Heute kann eine SOA auch über Cloud-Plattformen etabliert werden.

Eine SOA ist insgesamt kosteneffizient, verschafft die Unabhängigkeit von einzelnen Herstellern und bietet langfristigen Investitionsschutz.

Implementierung: Ablauf und Konzept

Die Einführung einer ERP-Lösung ist nicht nur eine technische Herausforderung. Ebenso anspruchsvoll ist es, die Veränderungen unternehmerisch umzusetzen.

IT-Projekte erfordern für eine begrenzte Zeit von allen beteiligten Mitarbeitern ein erhöhtes Engagement. Ein detailliertes Einführungsmodell, das der Anbieter der ERP-Lösung verfolgen sollte, hilft bei der reibungslosen Abwicklung des Projekts und gibt vorab einen Ablauf vor. Ein solches beinhaltet in der Regel drei Phasen: Die Planung, die Realisierung und die Nutzung.

Die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer ERP-Lösung

Lastenheft und Vorauswahl –„die Guten ins Töpfchen“

Nachdem Sie Ihr Lastenheft vervollständigt haben (Ziele, Strategie, Funktionen und Modell), starten Sie mit der Marktsondierung, um die Zahl potenzieller Kandidaten zu reduzieren. Dabei spielen unter anderem die Investitionssicherheit, die Internationalität oder die Branchenorientierung eine Rolle. Zusätzlich empfiehlt es sich, auf vorhandene Referenzinstallationen zu achten.

Zwischenrunde – Einladung zum Bewerbungsgespräch

In der Zwischenrunde erhalten die verbleibenden Kandidaten das detaillierte Lastenheft, das zentrale Geschäftsprozesse und Projektanforderungen enthält. Es ist die Basis für konkrete Lösungsvorschläge und für ein erstes Angebot. Daraus sollten beispielsweise der Anpassungsbedarf sowie die Höhe der zu erwartenden Wartungs- und Servicekosten hervorgehen. Die Angebote werden am Ende miteinander verglichen.

Finale Präsentation – Aufmarsch der Anbieter

Anders als in der Zwischenrunde werden im Finale nicht die Herstelleraussagen, sondern das tatsächliche Leistungsvermögen der Kandidaten bewertet. Um sich in erträglicher Zeit einen Einblick zu verschaffen, verteilen die meisten Firmen Aufgaben an die Teilnehmer. Dabei geht es um komplexe Geschäftsprozesse, die innerhalb der Software abzubilden sind. Die Ergebnisse werden im Rahmen einer Präsentation demonstriert. Das zwingt die Anbieter, sich mit den Belangen des Unternehmens auseinanderzusetzen.

Entscheidung – Partner auf Augenhöhe

Prüfen Sie auch die für Sie wichtigen weichen Faktoren wie die Branchenerfahrung, Service und Support, das Implementierungskonzept oder die Investitionssicherheit des Anbieters. Sie müssen ja nicht nur mit der Software, sondern auch mit dem Anbieter zusammenarbeiten. Bewerten Sie Lösungswege, Leistungsfähigkeit und Kompetenz der verschiedenen Anwendungen und Anbieter.

Fazit…

Auch wenn der Prozess der Auswahl einer ERP-Lösung eine anspruchsvolle Aufgabe ist: Der Zeitaufwand lohnt sich. Es ist schon von einigem Vorteil, dass der technische Großhandel seine Prozesse mit einem modernen Workflowmanagement individuell gestalten kann und er eine weitreichende Verkaufsunterstützung einfach über das ERP-System automatisieren kann.

Im immer härter werdenden Wettbewerb ist jeder Effizienzvorteil wichtig. Eine passende ERP-Lösung zahlt langfristig auf den Unternehmenserfolg, die Mitarbeiterzufriedenheit sowie das Unternehmenswachstum ein. Ihre positiven Effekte werden zeitnah Wirkung zeigen: Schnellere, optimierte Prozesse, geringere Kosten und eine bessere Transparenz befähigen ein Unternehmen, sich schnell und flexibel den Marktanforderungen anzupassen.

Janina Zaminer

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