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DMS – viel mehr als „nur“ Dokumente archivieren

Viele haben sie noch: Die Stapel auf dem Schreibtisch. Rechts die wichtigen, links die aktuellen und in der Mitte die zähen. Das Suchen nach dem richtigen Dokument raubt Zeit und ähnelt oft der berühmten Nadel im Heuhaufen. Dokumentenmanagementsysteme können eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag einnehmen und viele Arbeitsprozesse erleichtern. Jedoch muss ein digitales DMS perfekt organisiert und gepflegt sein, um wirklich Zeit zu sparen und eine einheitliche und bessere Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb von einem Unternehmen zu erreichen.

(Lesedauer: 6 Minuten)

Das Dokumentenmanagement ist einer der am meist unterschätzten Arbeitsabläufe in Unternehmen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag einnehmen und einige Arbeitsprozesse erleichtern, da ein DMS weit mehr kann, als nur Dokumente zu archivieren. Sie kann Daten sortieren, steuern und archivieren. Der Erfolg bei der Arbeit mit einem DMS hängt allerdings von der Funktionalität einer Vielzahl von Merkmalen ab.

Was ist ein Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement kann als der Prozess des Speicherns, Auffindens, Aktualisierens, Teilens und Verfolgens von Dokumenten definiert werden. Als Dokument wird jene Datei bezeichnet, die Informationen für verschiedene Zwecke beinhaltet – egal ob ein gedrucktes oder elektronisches Dokument.

Ein DMS jeglicher Art organisiert alle Dokumente innerhalb einer Organisation. Dokumentenmanagementsysteme schaffen einen Mehrwert für den gesamten Betrieb und haben das Potential, erheblich zum Gewinn von KMUs sowie großen Konzernen beizutragen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet, strukturiert und optimiert den digitalen Dokumenten-Workflow von einem Unternehmen. In der Regel bezieht sich DMS rein auf digitale Dokumente, während sich der Begriff „Dokumentenmanagement“ auf papierbasierte und digitale Dokumentenlenkung bezieht.

Software für das Dokumentenmanagement gibt es wie Sand am mehr. Die Wahl der am besten geeigneten hängt dabei von den individuell bevorzugten Geschäftsprozessen ab.

Viele Unternehmen nutzen heutzutage cloudbasierte Systeme. Bei einem cloudbasierten DMS wird die gesamte IT-Infrastruktur von Drittanbietern übernommen. Das bedeutet, dass Unternehmen Kosten für die Infrastruktur sparen und Dokumente einfach in der Cloud speichern, verwalten und gemeinsam nutzen können.

Einige Unternehmen bevorzugen jedoch mehr Flexibilität und verfügen auch über die nötigen Ressourcen, um eine Vor-Ort-Infrastruktur oder eine Private Cloud anzuschaffen, deren Server sich im Unternehmen selbst befinden. Die Vorteile dieser vollen Flexibilität und Anpassbarkeit haben jedoch ihren Preis.

Eine dritte Alternative sind hybride Lösungen. Bei denen befinden sich die Server auf dem Firmengelände, die Backups können aber in der Cloud gespeichert werden. Hybride Clouds haben den Vorteil, dass sie eine zusätzliche Sicherheitsebene zu Vor-Ort-Lösungen bieten, falls die lokalen Server beschädigt werden.

Eine Vor-Ort oder hybride Infrastruktur sind nur größeren Unternehmen zu empfehlen, da diese über die notwendigen Ressourcen verfügen, um sie zu verwalten. Startups oder KMUs sollten eher die Vorteile einer cloudbasierten DMS zu nutzen.

Dokumentenmanagementsysteme helfen also, den gesamten Dokumenten-Workflow einer Organisation zu strukturieren. Im Jahr 2021 benötigen praktisch alle Unternehmen eine DMS-Software, um möglichst effizient zu arbeiten.

Wichtige Merkmale von Dokumentenmanagementsystemen

Was sind die wichtigsten Merkmale eines unternehmensweiten DMS? Wie kann die DMS-Software zum Erfolg eines Unternehmens beitragen?

Wir skizzieren die wichtigsten Bestandteile eines effizienten digitalen Dokumentenmanagement-Systems:

  • Dateistrukturierung & Indexierung: Ein elektronisches Dokument soll so abgespeichert werden, dass jeder innerhalb eines Betriebs die Datei finden kann. Eine effektive Suchfunktion, welche das schnelle und reibungslose Auffinden und Aufrufen von Dokumenten ermöglicht, ist von entscheidender Bedeutung für die Nutzbarkeit des Archivs. Hier sollte mindestens Volltextsuche, Metasuche und Schlagwortsuche möglich sein. Zum Finden von Dokumenten ist eine intuitive Dateiablagestruktur erforderlich. Automatisierte Ablage-Workflows sorgen für Konsistenz bei allen gespeicherten Dateien.
  • Scannen: Von einem vollständig digitalen Arbeitsbereich sind wir noch Welten entfernt. Ein gutes DMS wird mit Scannern, Druckern und sogar Faxgeräten verbunden sein, sodass man problemlos mit dem Digitalisieren beginnen könnte.
  • Versionierung: Ohne entsprechende Vorsichtsmaßnahmen können wichtige Dokumente versehentlich gelöscht oder verändert werden. Die Versionierung hilft, wichtige Dateien wiederherzustellen, sodass der potenzielle Schaden minimiert wird.
  • Schnittstellen und Systemeinbindung: Natürlich werden im Firmenalltag neben einem DMS eine Vielzahl unterschiedlicher Programme verwendet. Neben den Standards wie Office und Co. ist in vielen Unternehmen spezielle, branchenspezifische Software von großer Wichtigkeit. Für die effektive Arbeit mit dem DMS-Archiv sollte dieses möglichst gut im System eingebunden werden können. Einfaches Einbringen von Dokumenten in das Archiv, sowie der Export ohne großen Aufwand erleichtern die Arbeit enorm. Weiterhin sollten Schnittstellen vorhanden sein, mit denen häufig verwendete Programme mit dem DMS Daten austauschen können. DMS-Systeme haben heutzutage einen deutlich größeren Funktionsumfang und Aufgabenbereich, die klassische Trennung zwischen DMS, ERP oder ECM Software ist fließend geworden. Deswegen ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen DMS und anderen Softwareprodukten nur umso wichtiger.
  • Mobiler Zugang: Im Zeitalter der Remote-Arbeit ist es wichtig, dass sich Teammitglieder von überall aus mit Ihrer Plattform verbinden können.
  • Ortsunabhängigkeit: Die Möglichkeit, weltweit auf alle Daten zugreifen zu können ist ein weiterer Vorteil des digitalen DMS-Archivs. Mit der fortschreitenden Globalisierung und Vollvernetzung erwarten wir nicht nur von unseren E-Mails, dass sie uns überall zur Verfügung stehen, sondern von allen arbeitsrelevanten Daten. Für viele kleine Firmen ist der weltweite Zugriff auf das Archiv eher eine Komfortfunktion. Aber selbst für relativ lokal agierende Unternehmen bringt der ortsunabhängige Datenzugriff Vorteile. So kann auf ein zentrales Archiv beispielsweise von verschiedenen Firmenfilialen aus zugegriffen werden. Bei wachsender Firmengröße hat diese Funktion umso mehr Bedeutung. Der globale Archivzugriff kann für Unternehmen, welche international agieren oder einen hohen Anteil an Außendienstmitarbeitern haben, sehr wichtig sein.
  • Mitarbeiterkooperation: Gute Zusammenarbeit und Teamwork sind für die Produktivität eines Unternehmens entscheidend. Dokumentenmanagementsysteme sind für den reibungslosen Workflow optimiert und fördern somit interne Organisations- und Interaktionsprozesse. Weitere Tools sind direkt auf die Kooperationsförderung ausgelegt. So können z.B. meist Dokumente mit Kommentare und Notizen versehen werden, was einen schnellen Gedankenaustausch ermöglicht. Dokumente weiterzuleiten und zu teilen funktioniert in der Regel einfach per Mausklick – ohne den Umweg über E-Mail.
  • Zugriffskontrolle und Sicherheit: Die Sicherheit ist einer der wichtigsten DMS Aspekte. Welche Sicherheitstechnologien exakt zum Einsatz kommen, hängt von den einzelnen DMS-Anbietern/Herstellern ab. Generell bezieht sich die Zugriffskontrolle auf zwei Aspekte: Die Verhinderung externen Datenzugriffs und die interne Freigabe und Sperrung des Datenzugriffs. Externe Zugriffsversuche sind meistens schädlicher Natur mit dem Ziel der Zerstörung, Manipulation oder dem Diebstahl von Daten. Klassische „Hackerangriffe“ über das Netz fallen darunter, aber auch der Schutz gegen Datenauslesung durch Trojaner. Der Schutz gegen diese Gefahren ist nicht zwingend DMS-spezifisch, sondern Aspekt einer generellen IT-Sicherheit. Der wirksamste Schutz, den DMS neben der Zugriffsverhinderung bieten können, ist die Nutzung von Verschlüsselungstechnologien zur Archivsicherung. Archivdaten sollten niemals unverschlüsselt aufbewahrt werden, sonst können im Ernstfall all Ihre Informationen in fremde Hände gelangen. Zum Schutz nach Innen sollte Ihr DMS über eine nutzerbasierte Zugriffskontrolle verfügen. Hier kann jedem DMS-Nutzer individuell Schreib- und Leserechte verliehen werden. Die Zugriffskontrolle ist fundamental bei der Arbeit mit dem DMS und muss somit in jedem kommerziellen DMS-Produkt integriert sein.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

1.           Schneller Zugriff auf Informationen/Daten

Die Suche nach der einen Rechnung, einer wichtigen Mail oder Ähnlichem ist zeitaufwendig und nervenraubend. Ein DMS kann zahlreiche Software-Programme ersetzen. Ganz komfortabel lässt sich in der Suchmaske danach recherchieren, was auch wirklich gefunden werden möchte. Die Suchzeit reduziert sich auf ein Minimum.

2.           Alle Informationen an einem Ort

Der gute alte Aktenordner: Alle Papiere an einem Ort, egal ob Rechnung, Lieferscheine oder gar gesamte Korrespondenzen. Im digitalen Zeitalter verteilen sich die Dokumente oft auf verschiedene Systeme. Die Mails liegen am E-Mail-Server, die Rechnungen im ERP-System, die Belege auf einem Fileserver und teilweise wird zusätzlich noch allerhand Papier in Aktenordnern aufbewahrt. Das erschwert den Überblick, vor allem auch dann, wenn man für einen Kollegen einspringen muss.

3.           Geschäftsprozesse automatisieren

Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, wenn eine massive Erleichterung für die Mitarbeiter eintritt und/oder das Unternehmen dadurch Kosten und Zeit einspart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und zeitaufwendig mit Papierdokumenten durchgeführt. Ein ganz typisches Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung.

So einen Rechnungsdurchlauf könnte sich nahezu vollständig oder auch nur teilweise automatisch erledigen lassen. Je nach der zu bewältigenden Menge an Rechnungen, die in Unternehmen anfallen. Der höchsten Grad der Automation bei einer eingehenden Papierrechnung ist dann erreicht, wenn die Rechnung nur noch manuell eingescannt werden muss und der Rest vom Dokumentenmanagementsystem erledigt wird. Nach dem Scan wird die Rechnung vom DMS erfasst und die Daten rechnerisch geprüft und gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System abgeglichen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und eine Zahlung ausgelöst, die die Skontofrist berücksichtigt.

Fazit

Hinter dem unscheinbaren Begriff Dokumentenmanagement verbirgt sich wesentlich mehr, als es zunächst den Anschein hat. Mit der auf das Unternehmen angepassten DMS-Lösung kann der Arbeitsalltag an vielen Stellen erleichtert und deutlich effizienter gestaltet werden.

Durch die zahlreichen Vorteile profitieren alle Abteilungen im Betrieb. Das DMS in Sage 100 stellt Informationen in Dateiform für verschiedene Verwendungszwecke schnell zur Verfügung. Die digitale Archivierung bildet das Herzstück des Dokumentenmanagements. Es sorgt dafür, dass mittels Rechtevergabe sämtliche frei gegebenen Mitarbeiter bzw. Abteilungen auf die erforderlichen Dateien jederzeit schnell und unkompliziert zugreifen können. Zu diesem Zweck erfolgt die digitale Aufbewahrung zentral in einem einzigen System. Zusätzlich umfasst das Dokumentenmanagement auch die Digitalisierung von Schriftstücken in Papierform. Durch Einscannen werden zum Beispiel Rechnungen, unterschriebene Verträge aller Art sowie Lieferpapiere zu Dateien. Das Dokumentenmanagement-System verwaltet sie anschließend genauso wie Excel- und Word-Dokumente.

Für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter bringt DMS einen wichtigen Mehrwert und ist mehr als nur der digitale Zwilling eines Aktenkellers.

Janina Zaminer



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