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Elektronisches Dokumentenmanagment für Groß und Klein.
„Ein DMS lohnt sich nur für große Unternehmen.“ Und die Erde ist eine Scheibe …

(Lesedauer: 2 Minuten)

Ob sich die elektronische Verwaltung von Dokumenten mittels einer speziellen Software lohnt, hängt nicht von der Größe des Unternehmens ab. Fakt ist, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Arbeitsprozesse beschleunigt, die Qualität steigert und Kosten reduziert.

Für wen eignet sich elektronisches Dokumentenmanagement?

Durch die zahlreichen modernen Kommunikationsmöglichkeiten haben Unternehmen heute mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun.

Es wird also immer schwieriger, die korrekte Information schnell zu finden, weil es kaum noch möglich ist, die Inhalte von sämtlichen Aktenordnern, Festplatten oder E-Mail-Systemen systematisch zu ordnen und immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Die Folge: Mühsame, zeitintensive Suchvorgänge in einem schier unüberschaubaren Berg an Informationen, die trotz großer Anstrengungen nicht von Erfolg gekrönt sind. Das führt wiederum zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen, unzufriedenen Kunden und überlasteten, demotivierten Mitarbeitern.

Gründe für den Einsatz eines DMS

Unternehmen entscheiden sich für DMS, um die Informationsmenge (Archivierung), die Informationsvielfalt (Dokumentenmanagment) und den Organisationsaufwand (Business Process Managment) in den Griff zu bekommen.

Dokumentenmanagement ist zunächst nicht eine technische Fragestellung, sondern ein Problem der Informationslogistik. Technische Fragestellungen sollten erst nach der Festlegung der Geschäftsziele und des Informationsbedarfs des Unternehmens erörtert werden.

Informationen sind immer und überall abrufbar

Ein Dokumentenmanagementsystem ist viel mehr als eine „nützliche Software“ – es ist das Informationszentrum eines Unternehmens.

Ein Dokumentenmanagementsystem erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art.

Mit einer Software für Dokumentenmanagement schaffen Sie also eine einheitlich strukturierte, vollständige und zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Informationen – gleichgültig, aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen – sind jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar.

Wie funktioniert elektronisches Dokumentenmanagement?

Es gibt unterschiedliche Arten für unterschiedliche Funktionen.

Bei sogenannten elektronischen Archiven (EA) steht die reine Verwaltung von Dokumenten im Vordergrund, die nicht veränderbar sind. Dazu gehören zum Beispiel Telefaxe oder eingescannte Dokumente wie Verträge.

Bei einem „echtenDokumentenmanagementsystem liegt der Schwerpunkt auf dem Management von sich ändernden Dokumenten, zum Beispiel von den verschiedenen Versionen eines Berichts, vom ersten Entwurf bis zur genehmigten Schlussversion.

Komplexe Archiv-Anforderungen erfordern eine spezialisierte Software. Ein gebräuchlicher Ausdruck hierfür ist „Archive Information System(AIS). Solche Systeme werden auch hohen Ansprüchen wie lebenslanger Aufbewahrungszeit und Darstellungsgarantien gerecht.

Integration eines DMS in bestehende Anwendungen

Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein isoliertes System, sondern interagiert mit anderen IT-Systemen, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden.

DMS als führendes System

Bei diesem stark dokumentenorientierten Ansatz arbeitet der Benutzer primär mit dem DMS und startet aus ihm heraus dokumentenverarbeitenden Anwendungen. Diese Konfiguration ist bei stark dokumentenorientierten Tätigkeiten sinnvoll (Erstellung von Dokumenten).

Eine andere Anwendung als führendes System

In diesem Fall ist das DMS ein Service, der anderen Anwendungen, zum Beispiel einem ERP- oder CRM-System, seine Funktionalität zur Verfügung stellt. Im Extremfall merkt der Anwender überhaupt nicht, dass er mit einem DMS arbeitet, sondern er hat das Gefühl, die DMS-Funktionalitäten seien Teil seiner Standardapplikation.

So haben Sie Ihre Dokumente jederzeit voll im Griff!

Sage 100 DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches sich an den wesentlichen Anforderungen mittelständischer Unternehmen an ein DMS ausrichtet.

Sage 100 DMS ist die Lösung für effizientere Ablage- und Suchprozesse im gesamten Unternehmen und steht jedem Sage 100 Arbeitsplatz zur Verfügung.

Sage 100 DMS ist einzigartig auf die Anforderungen der Sage 100 Kunden zugeschnitten und orientiert sich am Grundsatz „Einfachheit statt Komplexität“.

Dieser Grundsatz findet seine Umsetzung in einer einfachen und schnellen Inbetriebnahme, in der marktorientierten DMS-Funktionalität und insbesondere im Komfort durch die besonders tiefe Integration in die Sage 100 als führendes System.

Und nicht zuletzt überzeugt Sage 100 DMS durch ein einfaches Preismodell.

Janina Zaminer

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