Rechnungen, Lieferpapiere, Verträge, Protokolle, Broschüren und so weiter: Die Palette an Dokumenten, mit denen wir unseren Büroalltag bestreiten, ist schier unbegrenzt. Vertraut ist vielen Menschen die Arbeit mit Papier. Allerdings glauben manche davon, nur was sie in eigenen Händen halten, ist auch wirklich existent. Das kann die schnell hingekritzelte Haftnotiz am Monitor sein, der Eingangsbeleg mit Kontierungsstempel oder die ausgedruckte E-Mail mit handschriftlichem Vermerk. Doch hilft das zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung im Unternehmen? Nein. Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es wesentlich bessere Wege für Ihre Prozesse.
(Lesedauer: 4 Minuten)
Einfach effizient für das Unternehmen: Das Dokumenten-Management-System
Um eine gewisse Ordnung auf dem Schreibtisch, in Ablagen, Ordnern und Aktenschränken zu bekommen, raubt diese Aufgabe den Mitarbeitern viel Zeit und Energie. Nicht selten werden Auszubildende oder Hilfskräfte zur Ablage „verdonnert“. Ganze Aktenberge vergilben im Keller oder müssen mangels Platzes ausgelagert werden. Denn die Aufbewahrung von steuerlichen Unterlagen ist gesetzlich geregelt und unumgänglich. Dabei fallen zusätzliche Lagerkosten an, die nicht sein müssen.
Dazu kommt, dass angesichts der aktuellen Situation viele Unternehmer erkennen, dass es notwendig ist umzudenken. Mitarbeiter müssen schleunigst in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit barrierefrei von Zuhause aus dem Homeoffice zu verrichten. Doch ohne Digitalisierung der Prozesse geht es nicht. Eine wirksame Methode, um das Jonglieren von Dokumenten in den Griff zu bekommen, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS).
Im Mittelpunkt des DMS steht ein digitales Archiv als zentrale Plattform für unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement. Sowohl die Ablage wie effiziente Suchprozesse erleichtern die Arbeit im gesamten Unternehmen. Wichtige Belege, irgendwo im Papierstapel abgelegt, müssen dadurch nicht mehr mühselig gesucht werden. Stattdessen werden sie schnell und mit wenigen Klicks im System gefunden – egal, an welchem Ort Sie oder Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten.
Daher ist es an der Zeit, analoge Prozesse zu digitalisieren und Hemmungen im Unternehmen gezielt abzubauen.
Sicherheit für Ihre Daten bei Digitalisierung
Schützen Sie Ihre Unternehmensdaten und räumen Sie der Datensicherheit im gesamten Digitalisierungsprozess eine hohe Priorität ein. Die Sage ERP Lösung bietet etwa hier wichtige Sicherheitsmechanismen wie:
- Ein Rollen- und rechtbasiertes Berechtigungssystem sowie
- Ein zuverlässiges Authentifizierungsverfahren, das unberechtigten internen wie externen Nutzern keinen Zugang gewährt.
Digitalisierung auch bei der Vertragsverwaltung sinnvoll
Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement und gewinnen Sie durch die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse die volle Kontrolle über alle Verträge im Unternehmen.
Insbesondere periodisch wiederkehrende Vorgänge ermöglichen durch die Standardisierung in der Bearbeitung Mehrwerte bei Erstellung und Recherche. Nützlich ist diese Vereinfachung bei dem Ausführen von Wartungsarbeiten oder Abonnements. Mitarbeiter finden umgehend alle zugehörigen Belege, Daten und weitergehende Dokumente zum Vertrag. Automatisieren Sie durch Voreinstellung von Lieferfristen die Abwicklung der jeweiligen Lieferscheine bzw. Rechnungen. Eine „zentrale Vertragsakte“ schafft mehr Einsparpotentiale sowohl abteilungs- wie teamübergreifend. So werden Konflikte durch unterschiedliche Wissensstände oder zeitraubende manuelle Bearbeitungsprozesse vermieden.
Bestellwesen – eine Einkaufssoftware
Viele Abläufe im Einkaufsbereich erfolgen trotz digitaler Angebote weiterhin nach analogen Methoden und gehören zum alltäglichen Standard. Nicht selten verschafft sich der Mitarbeiter im Einkauf lieber direkt ein Bild der Lagerbestände, als auf das System zu vertrauen. Nach dem Motto: Sicher ist sicher. Mit der passenden Software sparen Sie den Gang ins Lager, denn Schwund oder Verdunstung werden mit eingeplant. Wareneingänge werden zumeist auf Papier dokumentiert. Eine zeitraubende und aufwendig analoge Arbeitsweise. Dabei geht es mittels Digitalisierung viel schneller, komfortabler und kostengünstiger.
Aufgrund der Materialanforderung können Preisanfragen und Bestellvorschläge mit moderner Software wie Sage ERP direkt aus dem System erzeugt und an den Lieferanten übermittelt werden. Sobald die bestellte Ware eintrifft, kontrolliert der Sachbearbeiter die eingehenden Lieferungen mit Hilfe der Wareneingangserfassung. Über beanstandete Mengen können Retouren-Lieferscheine ausgegeben werden. Die Rechnungsprüfung greift auf alle relevanten Daten des Einkaufs und des Wareneingangs zurück und überträgt die geprüften Daten an die Finanzbuchhaltung. So lässt sich der gesamte Einkaufsprozess automatisieren und elektronisch abwickeln.
Fazit zur Digitalisierung
Die Digitalisierung betrifft jede Branche und jeden Unternehmensbereich. Je eher Sie die Potentiale dieser Entwicklung nutzen, desto besser und effizienter laufen die Geschäftsprozesse.
Intelligente Anwendungslösungen auf digitaler Basis wie das DMS erleichtern Ihren Arbeitsalltag spürbar. Auch erhöhen sie die Leistungsfähigkeit im Unternehmen. Viele manuelle Aufgaben können somit automatisiert werden. Dadurch entstehen mehr Freiräume, um etwa den Einkaufsprozess zu optimieren. Warten Sie nicht ab, sondern starten Sie jetzt!
Sabine Preusser, überarbeitet von Janina Zaminer
