Digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung ist für Unternehmen ein unverzichtbarer Prozess, da sie dabei hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Genauigkeit von Finanzdaten zu verbessern. Durch die Verwendung einer digitalen Buchhaltungslösung können Unternehmen ihre Finanzen automatisch verwalten, Rechnungen schneller und einfacher bearbeiten und Echtzeit-Daten bereitstellen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

(Lesedauer: 4 Minuten)

Digitale Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Geschäftslebens. Es handelt sich hierbei um eine digitale Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Finanzen zu verwalten und zu überwachen. Durch den Übergang zur digitalen Buchhaltung können Unternehmen ihre Finanzprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung zukunftsorientierter Geschäftspraktiken.

Was ist digitale Buchhaltung?

Das Büro ist gefüllt mit Ordnern voller Akten, und jeder Geschäftsprozess ist sorgfältig auf Papier dokumentiert. Auch Kunden erhalten ihre Rechnungen per Post. Mit der digitalen Buchhaltung wird diese Vorgehensweise jedoch verändert. Alle Geschäftsprozesse finden nun papierlos statt, indem alle Belege eingescannt und digital abgelegt werden. Rechnungen werden online versendet und Geschäftsprozesse so vorbereitet, dass sie direkt in dem erforderlichen Format für den Steuerberater oder das Finanzamt bereitstehen.

Die digitale Buchhaltung ist ein Schritt in die Zukunft, da immer mehr Unternehmen den papierlosen Weg beschreiten. Das hat gleich mehrere Vorteile für das Unternehmen.

Macht eine Online Buchhaltung für Ihr Unternehmen Sinn?

Bevor Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, ist es wichtig, im Vorfeld mit Ihren Mitarbeitern darüber zu sprechen. Eine Online-Buchhaltung bietet viele Vorteile, die jedoch nur dann effektiv genutzt werden können, wenn die betroffenen Mitarbeiter entsprechend geschult und motiviert sind. Es ist wichtig, die Umstellung sorgfältig zu planen und zu koordinieren, um sicherzustellen, dass sich niemand allein gelassen fühlt.

Oft ist es ratsam, Experten zu Rate zu ziehen, bevor Sie die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung unternehmen.

Digitale Buchführung: Das sind die Vorteile

Möglicherweise stellen Sie sich die Frage, warum Sie überhaupt den Schritt in die papierlose Buchhaltung wagen sollten, wenn es doch bisher immer mit der Papierform funktioniert hat.

Doch abgesehen von dem enormen Platzbedarf, den Akten und Ordner über mehrere Geschäftsjahre hinweg einnehmen, gibt es auch einen finanziellen Vorteil bei der digitalen Buchhaltung. Haben Sie schon einmal die Kosten für Papier, Druckerpatronen, Postmaterial und Briefmarken der letzten Jahre kalkuliert? Es können dabei schnell beträchtliche Summen zusammenkommen.

1.   Mehr Zeit für das Wesentliche

Das Erfassen, Ablegen und Dokumentieren von Geschäftsprozessen in Papierform erfordert viel Zeit und Aufwand, der besser in das Kerngeschäft investiert werden könnte. Bei der doppelten Buchführung sind je nach Unternehmensgröße ein oder mehrere Mitarbeiter für die Buchhaltung abgestellt, was Kosten verursacht.

Die größte und wichtigste Stärke einer digitalisierten Buchhaltung ist die Zeitersparnis. Niemand möchte Zeit mit Dingen verschwenden, die Maschinen besser erledigen können. Sobald die Software eines digitalen Buchhaltungstools an das Unternehmen und seine Bedürfnisse angepasst ist, lassen sich Buchhaltungsprozesse schnell und einfach durchführen. Mithilfe digitaler Buchhaltungstools können manuelle Überprüfungen von Mitarbeiterauslagen minimiert werden. Dadurch sind Abrechnungen bereits vorbereitet und Mitarbeiter müssen sich nicht mehr unnötig lange mit dem Sammeln, Erfassen und Katalogisieren von Quittungen beschäftigen. Auf diese Weise können Unternehmen die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern.

2.   Datensicherheit

Mit einer Buchhaltungssoftware haben Unternehmen den Vorteil, dass Daten sicher an einem Ort gespeichert werden. Manche Softwareprogramme ermöglichen die Speicherung in einer Cloud; ansonsten müssen Sicherungskopien erstellt werden. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass Dokumente und Belege verloren gehen. Eine solche Sicherheitsmaßnahme gibt Unternehmen auch die Gewissheit, dass – im Falle einer Prüfung des Finanzamtes Jahre später – Unterlagen jederzeit „greifbar“ sind.

3.   Transparente und aktuelle Daten

Indem Sie auf eine digitale Buchhaltung umsteigen, halten Sie Ihre Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand. Eine digitale Buchhaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihre Buchungsvorgänge täglich zu erfassen, was ein wichtiges Argument für ihre Verwendung ist. Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung macht es einfach, alle erforderlichen Unterlagen wie Belege und Rechnungen jederzeit verfügbar zu haben. Verantwortliche können Buchhaltungsunterlagen, Bankbewegungen sowie diverse Geschäftsausgaben und –transaktionen übersichtlich klassifizieren. Mit digitaler Buchhaltung können diese Informationen auch direkt überprüft werden: Wurden Ausgaben korrekt verbucht und wurden Buchungen in den entsprechenden Konten erfasst?

Digitale Unterlagen ermöglichen auch eine bessere Transparenz der Buchhaltungsdaten, wodurch die Unternehmensaktivitäten eines Bilanzjahres und deren Bewertung übersichtlicher werden. Ihr externer Wirtschaftsprüfer wird Ihnen dankbar sein, wenn alle Unterlagen rechtzeitig vorliegen, und Sie können sich selbst und ihm kostspielige Rückzahlungen ersparen.

4.   Umweltschonende Archivierung ohne Papier

Umweltschutz ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, die klein anfängt und in der Masse wirklich etwas bewirken kann. Die Einführung einer digitalen Buchhaltung ermöglicht die Einrichtung eines digitalen Archivierungssystems, welches für jeden Unternehmer von großer Bedeutung ist, der eine effiziente und akkurate Buchhaltung anstrebt. Bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden müssen oft zahlreiche Unterlagen vorgelegt werden. Wenn das verwendete Archivierungssystem nicht effizient ist und die Belege in Papierform nicht mehr auffindbar sind, kann dies zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall können die entsprechenden Papierbelege nicht mehr vorgelegt werden.

Durch eine digitale Buchhaltung können solche Probleme vermieden werden. Das Archivierungssystem findet mithilfe entsprechender Softwarelösungen vollständig digital statt. Papierberge gehören somit der Vergangenheit an und dennoch profitieren Unternehmen von einer rechtgültigen und konformen Archivierung ihrer Geschäftsausgaben.

5.   Ordnung

Durch den Einsatz digitaler Buchhaltungslösungen profitieren Sie auch von mehr Ordnung und Übersichtlichkeit. Sie müssen nicht mehr mühsam Ordner durchsuchen oder Berge von Papieren durchforsten, um bestimmte Rechnungen oder Ausgaben zu finden. Mit der Suchfunktion in Ihrem Buchhaltungstool können Sie einfach nach Namen, Rechnungsnummern oder Reisedaten suchen und erhalten sofort alle relevanten Informationen. Papierberge und unübersichtliche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Digitale Buchhaltungstools ermöglichen es Ihnen, Ausgaben und Dokumente digital zu organisieren und in übersichtlichen Ordnern auf Ihrem Smartphone oder Computer zu speichern.

6.   Fehlervermeidung

Menschen machen Fehler, das ist normal. Doch in der Buchhaltung können Fehler schnell sehr teuer und unangenehm werden. Viele Unternehmen, die noch auf analoge Buchhaltung setzen, behalten ihre Zahlen lediglich monatlich oder sogar nur quartalsweise im Blick. Wenn weitrechende Veränderungen auftreten, fallen diese oft zu spät auf. Im schlimmsten Fall können unternehmensgefährdende Entwicklungen nur noch schwer aufgehalten werden. Digitale Buchhaltungstools können helfen.

7.   Kostenersparnis

Natürlich sind Buchhaltungstools mit Kosten verbunden. Doch wenn man alle offensichtlichen und versteckten Kosten für eine veraltete Buchhaltung in einem Unternehmen betrachtet, kann man auf lange Sicht sehr viel Geld sparen. Mietkosten für Räumlichkeiten, die besser für andere Zwecke genutzt werden könnten als für die Lagerung von Akten, Kosten für Druckpatronen und nicht zuletzt die Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen könnten als für das Katalogisieren, Scannen und Sortieren von Rechnungen.

8.   Nutzung von überall auf der Welt

Das Jahr 2020 hat verdeutlich, wie unverzichtbar digitalisierte Daten und Prozesse in einem Büro sind. Als die gesamte Belegschaft im Homeoffice arbeitete, war es umständlich auf die physischen Ordner im Büro zugreifen zu müssen.

Digitalisierungsförderung nutzen

Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst mittlerweile alle Lebensbereiche, sowohl privat als auch geschäftlich. Auch die Wirtschaftskammer Österreich empfiehlt eine aktive Beteiligung an der Digitalisierung, um den Wirtschaftsstandort Österreich weiterhin attraktiv zu gestalten. Zur Unterstützung von Digitalisierungsprojekten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gibt es in Österreich die sogenannte Digitalisierungsförderung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der Buchhaltung zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Digitale Buchhaltungstools bieten eine effiziente, schnelle und transparente Verwaltung von Geschäftsdokumenten und Ausgaben. Durch Automatisierung, maschinelles Lernen und intuitive Benutzeroberflächen werden manuelle Fehler minimiert und der Controllingprozess massiv reduziert. Zudem spart die Digitalisierung auf lange Sicht Zeit, Geld und Ressourcen, da Papierberge, Mietkosten und Arbeitsstunden für das Katalogisieren, Scannen und Sortieren von Rechnungen vermieden werden. Nicht zuletzt gibt es in vielen Ländern Förderprogramme, die Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung unterstützen. Insgesamt ist die Digitalisierung der Buchhaltung ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und zukunftsorientierten Arbeitsweise.

Mit der richtigen Software für Buchhaltung können Sie Arbeitsprozesse optimieren und wertvolle Zeit sparen. Manuelle Finanzprozesse gehören der Vergangenheit an und in Zukunft können Sie sich auf andere wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen konzentrieren.

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Janina Zaminer