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Es kann so einfach sein – die Wunderwelt der digitalen Buchhaltung.
Der Abschied von Tinte und Papier rückt unaufhaltsam näher. Klappen Sie die Bücher zu, in denen früher säuberlich und akkurat die Geschäftszahlen eingetragen wurden.

(Lesedauer: 4 Minuten)

Vergessen Sie das ständige Ausdrucken und Abheften von Einzelbelegen und schaffen Sie Platz im Ordnerarchiv. Denn die Buchhaltung ist im digitalen Zeitalter angekommen. Damit ändert sich einiges zum Besseren. Die Arbeit lässt sich einfacher, schneller und effizienter erledigen. Die Produktivität steigt; die Kosten sinken. Und Ihre Mitarbeiter freuen sich, mit wesentlich weniger Aufwand deutlich mehr zu schaffen.

Von der Tontafel zum Mausklick

Erste Belege aus den buchhalterischen Anfängen liefern sumerische Tontafeln 3000 vor Christus. 800 Jahre später verfügten die Babylonier bereits über eine regelrechte Buchhaltung; und in Ägypten gehörte es um 300 v. Chr. auch in privaten Haushalten zum Alltag, über Ausgaben sorgfältig Buch zu führen. Während uns die Römer eine Reihe von technischen Fachausdrücken hinterließen, wie der Begriff „Kassabuchung“, der noch heute gebräuchlich ist, haben wir der mittelalterlichen Klosterbuchhaltung unter anderem die Überschussrechnung zu verdanken.

Die Errungenschaften der Neuzeit

1623 wurde der erste Entwurf einer mechanischen Rechenmaschine zu Papier gebracht, 19 Jahre später wurde der erste Prototyp einer transportablen Addier- und Subtrahiermaschine präsentiert.

Damit war der erste Schritt von der manuellen zur maschinellen Buchhaltung getan. Bereits 1910 gab es in den USA elektrische Addier-, Loch-, Zähl- und Sortiermaschinen, die damals die Weichen für die weltweite Automatisierung des Rechnungswesens stellten.

1936 der mechanische Rechner Z1 auf den Markt –  der Grundstein für das Computerzeitalter. In den sechziger Jahren wurde erstmals ein Computersystem speziell für das betriebliche Rechnungswesen entwickelt. Zeitgleich begann die Entwicklung von Softwareprogrammen für die unterschiedlichsten Anwendungen – inklusive Buchhaltung.

Jetzt, im 21. Jahrhundert, befinden wir uns weiterhin auf dem digitalen Weg, der uns direkt in Richtung papierloses Büro führt. ERP-Systeme mit dem Ziel, unternehmerische Ressourcen verschiedener Art zu organisieren und zu steuern.

Automatisch Zeit gewinnen und Kosten sparen

Da zahlreiche Funktionen dank fortschrittlicher Softwarelösungen automatisch erfolgen, ändern sich die gewohnten Arbeitsabläufe in der Buchhaltung. Sozusagen wird vom Schongang in den Highspeed-Modus geschaltet, einfach per Mausklick. Dadurch sparen Sie und Ihre Mitarbeiter kostbare Arbeitszeit, und können zeitschluckende Aufgaben dem Programm überlassen, um sich mit den wichtigeren Dingen zu beschäftigen.

Die gewonnene Zeit rechnet sich darüber hinaus auch noch auf andere Weise. So brauchen Sie weniger Geld für Papier und Büromaterial auszugeben, sparen Platz im Archiv und können auf das langwierige Suchen nach Akten und Belegen verzichten. Dazu läuft der digitale Austausch von Unternehmensunterlagen mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und dem eigenen Steuerberater wesentlich zügiger ab.

Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung im Unternehmen ist einfach. Die damit verbundenen Investitionskosten und aufgrund Cloud- und Mietmodelle gering. Die Bereitschaft aller Beteiligten vorausgesetzt rechnen sich die neuen elektronischen Abläufe rasch.

Software auf dem Prüfstand

Unbestritten bieten zeitgemäße kaufmännische Softwareprogramme ein hohes Potential an Einsparmöglichkeiten – beim Arbeitsaufwand, bei der Zeit und bei den Kosten. Darüber hinaus zählt die ständige, auch mobile Verfügbarkeit von Belegen und Daten zu den überzeugenden Vorteilen. Nun ist es keineswegs so, dass sich jede Software gleichermaßen dafür eignet, den individuellen Ansprüchen und Erwartungen des betreffenden Anwenders gerecht zu werden.

Gehen Sie bei der Auswahl Ihrer neuen kaufmännischen Software kritisch vor. Was benötigt Ihr Betrieb und was nicht? Vergewissern Sie sich, dass die favorisierte Software zuverlässig funktioniert, sämtliche Abläufe abbildet, gründlich arbeitet, sicher ist und sich komfortabel und intuitiv bedienen lässt. In diesem Zusammenhang sind übrigens Buchungsmasken mit automatisierten Vorlagen sehr hilfreich. Damit lassen sich unter anderem Routineaufgaben bequem per Mausklick zeitsparend erledigen.

Auch die Wünsche Ihrer Mitarbeiter sind wichtig. Erfahrungsgemäß wird bei den Praktikern auf Produktvorteile Wert gelegt, die wirklich einen konkreten Nutzen bringen.

Produktvarianten und Funktionen

Ein angemessen ausgestattetes Softwarepaket, das die Grundvoraussetzungen für eine professionelle Buchhaltung erfüllt, enthält Funktionen, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit wirksam unterstützen.

Zur Basisausstattung einer leistungsfähigen Buchhaltungs-Software gehört in jedem Fall eine Komponente, mit der Sie Geschäftsvorfälle erfassen und buchen können. Abhängig vom Leistungsumfang ist das Programm außerdem für das Erstellen von Einnahme-Überschuss-Rechnungen oder auch für die doppelte Buchführung mit Gewinn-und Verlustrechnung.

Da Sicherheit und Rechtskonformität gerade im Bereich Buchhaltung eine herausragende Rolle spielen, muss Ihre neue Software Lösung Österreich compliant sein. Gerade wenn es um Datenübermittlung an das Finanzamt geht, führt kein Weg daran vorbei. Zudem sollten in der Software Rechnungsstellung und Mahnwesen integriert sein. Letzteres ist sinnvoll, um offene Forderungen jederzeit im Blick zu behalten. Säumige Zahler können direkt aus dem Programm heraus angemahnt werden oder entsprechend an ein Factoringunternehmen übergeben werden.

Da Sie vor dem Rechnungsschreiben in der Regel ein entsprechendes Angebot ausarbeiten müssen, wäre es zudem äußerst praktisch, wenn Ihre neue Komplettlösung dies gleich mit übernehmen könnte. Werden Sie für Dienstleistungen oder Waren öfter mit Bargeld bezahlt, wie es etwa in der Gastronomie, im Handwerk oder im Handelsgeschäft üblich ist? Dann brauchen Sie unbedingt eine gesetzeskonforme Registrierkasse. Gut zu wissen: Meistens ist diese Funktion werksseitig bereits in der Software implementiert. Wenn Sie oft mit ähnlichen Angeboten zu tun haben, ist es auch angenehm, wenn man Positionen und Abschnitte aus bestehenden Angeboten übernehmen kann.

Gesetzt den Fall, Ihre Firma besitzt ein umfangreiches Anlagevermögen. Dann lohnt sich eine Anlagenverwaltung in der Buchhaltungs-Software, mit der Sie sämtliche Anlagen und deren Abschreibungswerte im Fokus halten.

Ein starker Partner an Ihrer Seite

Selbstverständlich lässt sich diese Aufstellung auf Wunsch mit besonderen Spezifikationen erweitern. Inzwischen hält die Softwarebranche eine Vielzahl von Optionen bereit, mit deren Hilfe sich Geschäftsprozesse in Unternehmen problemlos abbilden lassen.

Allerdings führt Vielfalt allein nicht zwingend zu einem optimalen Ergebnis. Die Qualität von Beratung und Service muss ebenfalls stimmen. Wer eine Softwarelösung nach Maß sucht, ist bei einem renommierten Anbieter mit anerkannter Expertise gut aufgehoben.

Sage liefert dafür ein überzeugendes Beispiel. Der weltweit drittgrößte Anbieter kaufmännischer Lösungen mit Standorten rund um den Globus betreut in Österreich rund 10.000 Kunden aus allen Branchen. Den Service und Support „Made in Austria“ nutzen besonders kleine und mittelständische Unternehmen. Für diese Zielgruppe entwickelt Sage betriebswirtschaftliche Software und Dienstleistungen mit dem Ziel, den Geschäftserfolg zu unterstützen und den Kundenbetrieb weiter nach vorne zu bringen. So einfach, so effizient und so innovativ wie möglich.

Um diese Vorgabe umzusetzen, beschäftigen sich die Sage-Mitarbeiter intensiv mit den Herausforderungen für Mittelstand und kleine Unternehmen – wohl wissend, dass sich die Anforderungen deutlich von denen eines Konzerns unterscheiden. Im Mittelpunkt der breiten Produktpalette stehen daher die Bereiche Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung/Rechnung. Falls erforderlich, lassen sich diese Kerngebiete um Erweiterungen für die Personalwirtschaft sowie den Online-Handel ergänzen.

Eine perfekte Lösung

Erfolg im Business fällt nicht vom Himmel – man muss aktiv etwas dafür tun, um sich im Wettbewerb zu behaupten.

Dazu gehört auch, die internen Geschäftsprozesse so zu optimieren, dass Sie für Ihren Betrieb einen beträchtlichen Mehrwert erzielen. Etwa durch die Einsparungen von Arbeitszeit und Materialkosten. Mit Sage 50 haben Sie ein komplettes Instrumentarium zur Hand, mit dem Sie für jede Aufgabe gut gerüstet sind. Da die vielseitige kaufmännische Software speziell für den Einsatz in Kleinunternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten konzipiert wurde, bietet sie ein Portfolio an maßgeschneiderten Funktionen, die übrigens auch Selbstständigen und Gründern nützliche Dienste leisten.

Die Grundausstattung lässt sich mit Zusatzfunktionen jederzeit ausbauen und passt sich auf diese Weise ganz flexibel Ihrem Geschäft an. Geballtes Know-how in einem Paket Sage 50 vereint die Bereiche Auftragsbearbeitung/Rechnung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung zu einem Gesamtpaket mit hoher Funktionalität. Alternativ zur Komplettlösung haben Sie die Möglichkeit, mit Sage 50 Auftrag und Sage 50 Buchhaltung zwei getrennte Lösungen einzusetzen.

Dank der selbsterklärenden, übersichtlich strukturierten Bedienoberfläche kommen Sie sozusagen „auf Anhieb“ mit Sage 50 zurecht. Außerdem hilft Ihnen der integrierte Assistent, das Programm zügig und fehlerfrei einzurichten. Bei der praktischen Arbeit werden Sie den cleveren SmartFinder schätzen, der in kürzester Zeit gesuchte Daten und Funktionen für Sie aufspürt. Natürlich verfügt Sage 50 auch über alle wichtigen Schnittstellen, archiviert Ihre Belege automatisch digital und wird laufend an gesetzliche Änderungen angepasst. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Software zu jedem Zeitpunkt die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und garantiert.

Zu den Bausteinen in der Auftragsbearbeitung gehören die Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen, das Schreiben von Rechnungen, die Stammdatenerfassung sowie das Mahnwesen. Die Warenwirtschaft enthält die Funktionen Lagerverwaltung, Inventur, Bestellwesen und Kassenmodul. Die Finanzbuchhaltung ist sowohl für EÜR als auch Bilanz ausgelegt, unterstützt eine beliebige Anzahl von Mandanten und stellt Ihnen für den Monatsabschluss einen Assistenten zur Seite.

Zudem werden Sie in die Lage versetzt, die Abschlüsse für neu angelegte Wirtschaftsjahre elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln – schnell, fehlerfrei und kostengünstig.

Optionen für noch mehr Leistung

Je nachdem, welche Sage 50 Produktvariante bei Ihnen zum Einsatz kommt, können Sie den Leistungsumfang bedarfsgerecht aufstocken. Sage übernimmt die Wartung Ihrer Software, bietet Ihnen kostenlosen Zugang zur reichhaltigen Wissensdatenbank und liefert umfassenden Support.

Janina Zaminer

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